Ninatrans

Het is een flexibel, innovatief systeem dat voortdurend wordt bijgewerkt met nieuwe functies. Dat is wat een bedrijf nodig heeft: een TMS dat nu en in de toekomst de nieuwste technologische ontwikkelingen volgt.

– Jonas Dormaels, ICT-supervisor, Ninatrans

Over Ninatrans

Ninatrans is een internationaal transportbedrijf met hoofdkantoor in Leuven, België, en vestigingen in verschillende Europese landen, waaronder België, Nederland, Duitsland, Tsjechië, Spanje, Frankrijk en het Verenigd Koninkrijk. Het bedrijf is gespecialiseerd in transport waarbij tijd een cruciale factor is en biedt een uitgebreid scala aan diensten, waaronder gekoeld en bederfelijk transport, FTL- en LTL-activiteiten, groupage en distributie, opslag, wegtransport voor de luchtvracht sector en tankertransport.

Met de slogan “your timing, our drive” heeft Ninatrans een reputatie opgebouwd op het gebied van flexibiliteit en precisie, met name in sectoren waar timing essentieel is. Het team bedient diverse sectoren, zoals evenementen, luchtvracht en temperatuurgecontroleerde logistiek, en biedt betrouwbare en efficiënte oplossingen voor zowel grootschalige als gespecialiseerde transportbehoeften.

Wat Ninatrans onderscheidt, is zijn toewijding aan oplossingen op maat voor klanten, waaronder naadloze systeemintegraties, digitale innovatie en voortdurende investeringen in slimme technologieën die de efficiëntie en zichtbaarheid verbeteren. Naast zijn focus op operationele uitmuntendheid hecht Ninatrans veel belang aan duurzaamheid en streeft het actief naar initiatieven die de impact op het milieu verminderen en een meer verantwoorde, toekomstgerichte logistiek bevorderen.

De uitdaging

Ninatrans bereikte vier jaar geleden een cruciaal moment na de overname van een ander Belgisch transportbedrijf. Ninatrans werkte met een op maat gemaakt TMS dat perfect aansloot bij de oorspronkelijke workflows, maar het nieuw overgenomen bedrijf had totaal andere transportbehoeften – waaronder groupage en tankwagenvervoer, waarvoor het bestaande systeem niet was ontworpen.

“We kwamen op een punt waarop we een beslissing moesten nemen”, legt Jonas uit. “Moeten we ons systeem aanpassen om deze nieuwe transporttypes te ondersteunen, of gaan we op zoek naar iets compleet nieuws?”

Het oude TMS van het overgenomen bedrijf bracht zijn eigen uitdagingen met zich mee. Als Windows-only platform was het niet compatibel met de overwegend Mac-gebaseerde omgeving van Ninatrans. Belangrijker nog was dat het niet regelmatig werd bijgewerkt, omslachtig in het gebruik was geworden en niet schaalbaar was over verschillende locaties of landen heen, een ernstige beperking voor een groeiend internationaal bedrijf.

“Het hield gewoon geen gelijke tred met de technologie”, zegt Jonas. “We hadden een moderne, webgebaseerde, AI-aangedreven oplossing nodig – een oplossing die kon worden geschaald over al onze activiteiten, workflows kon automatiseren en gemakkelijk kon worden uitgerold naar nieuwe bedrijven naarmate we bleven groeien.”

Na verschillende opties te hebben geëvalueerd, koos Ninatrans voor Qargo als basis voor zijn nieuwe TMS. Qargo bood een volledig cloudgebaseerd platform dat alle transportactiviteiten van Ninatrans ondersteunde, inclusief gekoeld, bederfelijk en tankertransport, evenals wegtransportdiensten voor luchtvracht. De flexibele architectuur maakte een naadloze integratie met bestaande systemen mogelijk, terwijl toekomstige AI-gestuurde automatisering de workflows verder zal stroomlijnen en de operationele efficiëntie zal verbeteren. Cruciaal was dat Qargo dankzij zijn schaalbaarheid samen met Ninatrans kon groeien en zowel toekomstige overnames als grensoverschrijdende activiteiten met gemak kon ondersteunen.

Hoe ze Qargo hebben gevonden

Ninatrans ontdekte Qargo op de ICT & Logistiek Jaarbeurs Utrecht in Nederland, een branche-evenement waar ze actief TMS-oplossingen aan het evalueren waren. Na een korte preview van de mogelijkheden van het platform te hebben gezien, regelde het team snel een formele demo.

“Na een korte preview kwam de bal aan het rollen”, zegt Jonas, die deel uitmaakte van het evaluatieteam. “Uiteindelijk ging het heel snel. Het duurde niet lang voordat we onze beslissing hadden genomen.”

De onboarding-ervaring

De onboarding met Qargo verliep soepel en in goede samenwerking. Zoals bij elke software-implementatie kwamen er een aantal praktische uitdagingen naar voren en waren er bepaalde aspecten die vooraf niet volledig waren voorzien. Gedurende het hele proces bleek de nauwe en constructieve samenwerking tussen het Ninatrans-team en de transportspecialisten van Qargo echter van essentieel belang. Door open communicatie en een oplossingsgerichte aanpak konden beide partijen problemen snel en effectief aanpakken. Daardoor konden mogelijke verstoringen snel worden opgelost en bleven vertragingen in het project tot een absoluut minimum beperkt.

“In mijn ogen was het een positieve ervaring”, zegt Jonas. “We hadden goed contact met onze onboardingmanagers en de mensen die hier waren voor de training. Ze gaven iedereen voldoende uitleg, vragen werden snel beantwoord en de follow-up was uitstekend.”

Een belangrijk aspect van het onboardingproces was de responsiviteit van Qargo op verzoeken om nieuwe functies. Ninatrans had een aantal specifieke eisen, met name het portaal voor onderaannemers, dat een “must-have” was voordat ze live konden gaan.

De oplossing

Zodra het systeem live was, werden al snel resultaten geboekt. Een van de grootste veranderingen was de overstap van handmatige, tijdrovende workflows naar snelle, geautomatiseerde processen die in verschillende landen kunnen worden toegepast.

Een van de eerste veranderingen was de mogelijkheid om bestellingen rechtstreeks in Qargo te importeren, wat met het vorige TMS niet mogelijk was. “Als we 4.000 ritten per maand maken, zijn er 2.500 vast”, legt Jonas uit. “Vroeger was de planner uren kwijt met het aanmaken ervan. Nu is één klik voldoende en wordt alles automatisch aangemaakt. Dat is een enorme winst.”

Soortgelijke voordelen zijn er ook bij het versturen van orders naar vrachtwagens. Wat vroeger elke dag 30 tot 60 minuten in beslag nam, wordt nu automatisch op de achtergrond afgehandeld, zonder dat gebruikers het merken.

Een ander gebied dat is getransformeerd, is de prijsstelling en facturering. Complexe tariefkaarten berekenen nu automatisch transport, brandstof, tol en toeslagen. Dit versnelt niet alleen de facturering, maar geeft de bedrijfsvoering en het management ook een duidelijk overzicht van de inkomsten, kosten en winst per rit, zodra alle parameters correct zijn geconfigureerd.

Qargo werkt goed voor de facturatie en de algemene werking maar door het management werkt het nog beter. We krijgen eindelijk een duidelijk overzicht van de inkomsten, kosten en winst van elke rit.

Het systeem heeft het ook gemakkelijk gemaakt om orders tussen huurders in heel Europa over te dragen, waardoor naadloze grensoverschrijdende sourcing mogelijk is geworden. En door Qargo Intelligence-functies zoals het aanmaken van PDF-bestanden op basis van orders te gebruiken, heeft het team het aantal herhaalde gegevensinvoer verminderd.

Cruciaal is dat het klantenportaal het aantal vragen heeft verminderd, waardoor klanten realtime inzicht hebben in de status van hun rit en de voortgang van de levering. In plaats van lange e-mailketens kunnen klanten zelf updates bekijken, waardoor het team meer tijd heeft om chauffeurs en klanten proactief te ondersteunen.

“Week na week horen we: ‘Het is zoveel makkelijker dan vóór Qargo’”, zegt Jonas.

De resultaten

Sinds de implementatie van Qargo heeft Ninatrans aanzienlijke operationele verbeteringen doorgevoerd in het hele bedrijf:

✅ 30% minder vragen over de status van klanten – dankzij het portaal kunnen klanten zelf hun vragen beantwoorden in plaats van lange e-mailketens te starten.
✅ Vaste trip aanmaken met één klik – het aanmaken van maandelijkse batches duurt nu niet meer uren, maar is in een handomdraai geregeld.
✅ 30-60 minuten tijdwinst per dag bij het plannen van ritten – orders worden automatisch op de achtergrond naar vrachtwagens gestuurd
✅ Snellere, duidelijkere facturering – geautomatiseerde tariefkaarten splitsen kosten voor transport, brandstof en tol, waardoor er minder vragen zijn.
✅ Winstgevendheid per rit – management en operations kunnen nu voor elke opdracht een duidelijker beeld krijgen van de omzet, kosten en marge.
✅ Betere opvolging – planners besteden meer tijd aan het ondersteunen van chauffeurs en klanten in plaats van aan brandjes blussen.

“De follow-up is nu veel beter voor onze chauffeurs en onze klanten, omdat het team er meer tijd voor heeft”, legt Jonas uit.

De feedback van het team is zonder uitzondering positief. “Ik hoor nog steeds wekelijks van gebruikers dat ze zeggen: ‘Het is fijn dat we dit nu hebben. Het is veel gemakkelijker dan een jaar geleden.’ Dat heeft echt een grote impact op de dagelijkse werkzaamheden.”

Deze voordelen onderstrepen een grotere waarheid: in de huidige tijdkritische sector zijn automatisering en zichtbaarheid geen optie, maar een kwestie van overleven. Door diverse activiteiten te bundelen in één schaalbaar, cloudgebaseerd TMS heeft Ninatrans de handmatige inspanningen verminderd, planners de ruimte gegeven om zich te concentreren op klanten en chauffeurs, en het management de duidelijkheid gegeven om slimmere beslissingen te nemen bij hun uitbreiding in Europa.

“Gebruikers hebben meer tijd om contact te houden met chauffeurs en klanten. Het werk is efficiënter en het management krijgt een duidelijker beeld van de omzet, kosten en winst per rit.”

Wat is de volgende stap?

Ninatrans rolt Qargo uit in Duitsland, Spanje en het Verenigd Koninkrijk, waardoor het aantal gebruikers verdubbelt tot ongeveer 50 operationele gebruikers. De focus ligt nu op het verder vergroten van het gebruik van kunstmatige intelligentie om de operationele efficiëntie te verbeteren, automatisering op te schalen en ervoor te zorgen dat elk nieuw systeem dat wordt geïmplementeerd naadloos samenwerkt met Qargo.

“Alles wat we nieuw implementeren, moet werken met Qargo”, zegt Jonas. “Als ik één advies zou mogen geven, dan is het om je eigen workflows grondig te testen voordat je live gaat. Dat maakt echt het verschil.”

Met het transportmanagementplatform van Qargo als basis is Ninatrans goed gepositioneerd om zijn expansie in Europa voort te zetten en zijn expertise op het gebied van tijdkritisch transport naar nieuwe markten te brengen met een systeem dat mee kan groeien met zijn ambities.

Qargo is flexibel en innovatief – en wordt steeds beter.