T-Trex Venlo B.V.

We waren op slag verliefd op Qargo; van inkomende orders tot de facturatie is alles nu zoveel makkelijker.
— Mike, algemeen directeur, T-Trex Venlo B.V.

Over T-Trex

T-Trex Venlo B.V. is een in Nederland gevestigde transportonderneming die zich voornamelijk richt op volledige vrachtwagenladingen door heel Europa, met een sterke positie in de voeding- en drankenindustrie.

T-Trex is opgericht in 2009 en nog steeds in particuliere handen. Het bedrijf ontstond rondom één grote klant uit de frisdrankindustrie, maar heeft zijn portfolio sindsdien uitgebreid met talloze grote merken en een brede mix van kleinere verladers in aanverwante productiesectoren. Tegenwoordig bestaat zo’n 90% van het werk uit voeding en dranken. Dankzij de IFS-certificering voldoet het bedrijf hierbij aan strenge kwaliteitsnormen.

Het team van 10 kantoormedewerkers stuurt een vloot van zo’n 35 charterchauffeurs aan en richt zich op:

• Volledige vrachtwagenladingen door heel Europa
• LTL/groupage en op partners gebaseerde distributie
• Tijdgevoelige transporten van voedsel en dranken
  

Wat T-Trex echt onderscheidt, is hoe persoonlijk de service aanvoelt.

“We zijn een klein bedrijf. Elke klant krijgt een toegewijde contactpersoon en een antwoord binnen vijf minuten. We sturen mensen niet van afdeling naar afdeling, iedereen hier begrijpt het volledige proces en kan snel handelen.”

In een markt vol grote, complexe organisaties is T-Trex bewust anders: snel, menselijk en makkelijk om mee te werken.

Hoe ze bij Qargo uitkwamen

T-Trex gebruikte al jaren een verouderd TMS. Het deed het werk tot op zekere hoogte, maar het hield geen gelijke tred met hoe het bedrijf wilde werken. Het team begon naar alternatieven te zoeken en ontmoette Qargo op een transport- en logistieke beurs in Nederland in november 2024, waar de eigenaar van T-Trex, Marcel, voor het eerst met het Qargo-team sprak.

Een paar weken later bezocht Olivier van Qargo Venlo om een live demo uit te voeren. T-Trex had al met andere aanbieders gesproken, maar iets voelde anders.

“We hadden andere TMS-presentaties gezien, maar het waren meestal PowerPoints. Met Qargo liet Olivier het echte systeem live zien. Het was precies wat we op dat moment nodig hadden. We waren verkocht.”

Qargo beloofde niet alleen een beter TMS op slides, het toonde een volledig werkend platform dat overeenkwam met wat het team wilde: modern, snel en gebouwd voor end-to-end efficiëntie.

De uitdaging

Begin 2024 was T‑Trex zijn vorige TMS-opstelling ontgroeid. De dagelijkse activiteiten werden vertraagd door handmatige invoer en omslachtige Excel-oplossingen. Het vastleggen en plannen van bestellingen was tijdrovend. De facturering liep achter en EDI-verbindingen vereisten het opnieuw invoeren van belangrijke velden zoals pallets, gewichten en datums voordat opdrachten konden worden uitgevoerd. Voor een klein team dat is gebouwd op snelheid en service, was de wrijving merkbaar.

“Onze oude systemen waren niet toekomstbestendig. De vooruitgang ging traag, de efficiëntie lag laag en we waren te afhankelijk van handmatige handelingen.”

De belangrijkste uitdagingen waren:

• Handmatige orderinvoer: Elk adres en elk opdrachtgegeven moest elke keer opnieuw worden ingevoerd.
• Basisplanning: Er was beperkte visualisatie van vrachtwagens en ladingen; planners konden niet het volledige plaatje op één scherm zien.
• Langzame facturatie: De financiële administratie was afhankelijk van papierwerk en handmatige controles om te kunnen factureren.
• Inefficiënte EDI-verbindingen: Zelfs met een bestaande EDI-koppeling naar Transporeon moest het team belangrijke velden zoals pallets, gewichten en datums opnieuw invoeren.
• Overal papier: Bureaus waren bedekt met ritbladen, CMR’s en afdrukken.
  

Het team had een EDI-verbinding, maar ze moesten nog steeds klantnamen, pallets, gewicht en datums bijwerken. Ze ontvingen de bestelling, maar moesten daarna nog veel handmatig werk verrichten voordat de bestelling in de planning kon worden opgenomen. Het systeem kon het niet bijhouden. Dit beperkte de efficiëntie, maakte opschalen lastiger en sloot niet aan bij de papierloze, toekomstbestendige operatie die T-Trex voor ogen had.

De oplossing

De moderne, webgebaseerde oplossing van Qargo verbindt de hele reis: “Van inkomende order tot facturatie, alles is zoveel makkelijker met Qargo.”

Snellere orderinvoer met Qargo Intelligence

De eerste grote shift kwam bij de orderinvoer. T-Trex gebruikt nu Qargo Intelligence (de AI-engine van Qargo) om:

• PDF’s en e-mails te lezen en deze automatisch om te zetten in bestellingen
• Sjablonen voor reguliere transportorders te maken en te hergebruiken
• Adressen en klantgegevens voor te stellen op basis van slechts een paar letters, die overeenkomen met live gegevens
  

“Als een klant ons een nieuw adres stuurt, typen we gewoon een paar letters en stelt Qargo het volledige adres voor. Wanneer we een nieuwe klant toevoegen, kan het automatisch het btw-nummer en andere gegevens ophalen. Het komt allemaal samen en maakt de zaken een stuk sneller.”

Voor reguliere stromen kunnen planners eenvoudig kopiëren van sjablonen in plaats van orders helemaal opnieuw te maken. Mike bespaart persoonlijk één of twee uur per dag door onze standaardtransporten van sjablonen te kopiëren in plaats van ze één voor één te maken.

Slimmere planning, betere zichtbaarheid

Qua planning verruilde het team de vele spreadsheets voor één visueel planbord. Planners zien alle ladingen en vrachtwagens nu op één scherm, inclusief een live kaartweergave. Dankzij kleurcodes is het type werk direct duidelijk en stromen orders via EDI moeiteloos de planning in, zonder handmatig overtypen.

“Voor de planningsafdeling is het veel gemakkelijker. Ze zien alles op het scherm en op de kaart: waar de vrachtwagens zijn en waar de ladingen zijn. Dat maakt de planning een stuk handiger dan voorheen.”

Snellere facturering en automatisch bewijs van levering

Een van de grootste winstpunten zit aan het einde van het proces. Zodra een opdracht is afgeleverd, kan de facturering beginnen:

• Voltooide orders verschijnen automatisch bij de financiële administratie, klaar voor facturatie.
• Het team kan zien of er al een CMR is bijgevoegd
• Met één klik wordt de bestelling gefactureerd
  

Voor het leverbewijs leest en labelt Qargo Intelligence gescande CMR’s, zelfs wanneer ze met de hand geschreven zijn. “Zodra we afgetekende CMR’s binnenkrijgen, uploaden we ze en koppelt Qargo ze automatisch aan de juiste order. We hoeven niet meer te zoeken in het systeem of handmatig documenten te koppelen; zelfs handgeschreven CMR’s worden herkend. Dat heeft me echt verrast.”

Vanaf januari verhuist ook de inkoopfacturatie naar Qargo, waardoor de volledige order-to-cash flow in één systeem zit.

Integraties

Om de operaties soepel te laten verlopen, integreert T-Trex Qargo met de belangrijkste systemen:

• Transporeon: voor geautomatiseerde orderontvangst van grote klanten in de voedings- en drankenindustrie
• Twinfield: voor boekhoudkundige en financiële processen

De Transporeon-integratie was bijzonder krachtig. “Ik ben gewend dat het dagen of weken duurt om EDI-koppelingen op te zetten. Met Qargo leek het alsof alles binnen een dag draaide. We deden wat tests, zij voerden een paar kleine aanpassingen door en het werkte gewoon, en dat zonder noemenswaardige problemen.”

In tegenstelling tot hun vorige TMS-verbinding, maakte de Qargo-Transporeon-link handmatige updates van inkomende bestellingen overbodig: geen herinvoer van pallets, gewichten of datums meer.

De onboardingervaring

De onboarding van T-Trex werd geleid door Muhammed van het onboardingteam van Qargo, en hij maakte meteen indruk. “Het voelde alsof hij bij T-Trex in dienst was. Hij heeft zich enorm ingezet en zonder iemand als hij was dit project denk ik niet gelukt.” Alles werd volgens een helder plan uitgerold:

• Eerst sandbox: Mike en een collega testten workflows in een veilige omgeving
• Online sessies : waarin we dieper ingingen op de planning, facturatie en tarievenlijsten
• Go-live-ondersteuning op locatie: Muhammed bracht meerdere dagen door bij T-Trex, waarbij hij workflows verfijnde en problemen in realtime oploste

Het hele project duurde zo’n zes weken, van de eerste sessies in de sandbox tot de volledige livegang. “Het scheelt dat we geen 100 medewerkers hebben, maar toch: live gaan in zes weken is snel. Muhammed liet ons zien hoe het slimmer kon, vooral met de tarievenlijsten. Ik had zelf een tussenoplossing bedacht, maar zijn manier was veel efficiënter.”

Van de ene op de andere dag papierloos

Misschien was de grootste culturele shift hoe snel het team een papierloze manier van werken omarmde.

“Voorheen zag je de bureaus niet meer door al het papier. We wilden een papierloos kantoor, maar het systeem maakte dat lastig. Met Qargo werkte iedereen van de ene op de andere dag papierloos, zelfs de collega’s van wie ik dacht dat ze er moeite mee zouden hebben. Nu kunnen ze zich niet meer voorstellen dat we ooit teruggaan.”

Ondanks de uiteenlopende leeftijden en digitale vaardigheden pakte het hele team het snel op, mede dankzij een systeem dat intuïtief aanvoelt.

“Qargo is zo eenvoudig dat ik, met alle respect, de schoonmaker achter het bureau zou kunnen zetten en ze zouden kunnen helpen na een korte onboarding. Zo gemakkelijk voelt het voor ons.”

De resultaten

Sinds het live gaan met Qargo heeft T-Trex verbeteringen gezien in de hele operatie, niet alleen op één afdeling.

Meetbare voordelen

• ✅ Twee uur bespaard per gebruiker per dag door snellere orderinvoer, planning en minder correcties
  
• ✅ Volledig papierloos kantoor vanaf dag één van go-live, met digitale CMR’s en automatisch gematchte POD’s
  
• ✅ Snelle integraties dankzij een EDI-verbinding met Transporeon die echt doorstroomt, geen gegevensverlies bij migratie, live binnen ongeveer een dag na het testen

• ✅ Minder opnieuw invoeren en minder fouten dankzij AI-ondersteunde adresopzoekingen en verrijking van klantgegevens
  
• ✅ Veel snellere facturering waarbij de financiële afdeling opdrachten kan factureren zodra ze zijn afgeleverd
  
• ✅ Automatische PoD-matching, zelfs voor gescande, handgeschreven CMR’s
  

“Sinds we Qargo gebruiken, besparen we naar schatting zo’n twee uur per persoon per dag vergeleken met het oude systeem en Excel. Iedereen ziet de voordelen. Ze weten niet eens meer hoe het vroeger ging met al dat papierwerk.”

“Met Qargo zou ik het kunnen overnemen als onze twee collega’s die factureren allebei ziek zouden zijn. Zo eenvoudig is het.”

Waarom het ertoe doet

Voor een bedrijf als T-Trex, klein, wendbaar en actief in de veeleisende sector voeding en dranken, draait alles om tijd en nauwkeurigheid.

Klanten verwachten betrouwbare, tijdige leveringen, snelle reacties van een echt mens en duidelijke documentatie en naleving van de kwaliteit. Tegelijkertijd zijn de marges krap en zijn de teams klein. Er is geen ruimte voor dubbele invoer, papierwerk of langzame factureringscycli. “Qargo helpt ons het persoonlijke contact te behouden terwijl we veel efficiënter op de achtergrond werken. Het is intuïtief, cloudgebaseerd en ondersteunt het hele proces van bestelling tot factuur. Dat is waar de echte waarde voor ons ligt.”

In een markt waar veel vervoerders nog steeds worden tegengewerkt door verouderde systemen en handmatige workflows, laat het verhaal van T-Trex zien wat er mogelijk is als je moderne technologie combineert met een klein, zeer responsief team.

Wat brengt de toekomst?

Vooruitkijkend richt T-Trex zich op twee grote prioriteiten:

1. Versnelling van de bredere groeiplannen
In de komende maanden wil T-Trex zijn rol als echte controletorenleverancier versterken met een uitgebreide ‘one-stop-shopping’-service, waarbij LTL en groepering worden toegevoegd aan het bestaande FTL-aanbod. Het team bereidt zich ook voor op ISO9001- en AEO-S-certificering, terwijl het zijn voetafdruk buiten de voedings- en drankenindustrie uitbreidt naar andere sectoren. Met moderne technologie en een zeer responsief team erachter, positioneert T-Trex zich voor het volgende hoofdstuk van groei.

2. Verdieping van het gebruik van Qargo

• Inkoopfacturering vanaf januari volledig in Qargo
  
• Het gebruik van het klantenportaal van Qargo verkennen als een verkooppunt voor nieuwe klanten die zichtbaarheid via selfservice willen
  
• Meer van de dashboards en BI-inzichten van Qargo verkennen om interne rapportage en prestatietracking te ondersteunen
  

“We waren op slag verliefd op Qargo en we hopen er nog vele jaren mee door te gaan. Het maakt het hele proces makkelijker en we weten dat we er nog meer mee kunnen doen.“