Qargo i Alders Bulk Logistics: błyskawiczne wdrożenie
„Qargo zafascynowało nas technologią, ale też płynną i intuicyjną obsługą”
Im większa flota pojazdów, tym większe wyzwanie związane ze znalezieniem systemu TMS, który ułatwia zarządzanie dużą liczbą ciężarówek, naczep i kierowców. W 2024 roku grupa Altrea Logistics postanowiła znaleźć rozwiązanie programowe, które mogłoby wesprzeć grupę w tym obszarze. Kierownik działu IT, Thomas Havermans, zwrócił uwagę na Qargo. Po Haesaerts Intermodal firma Alders Bulk Logistics była drugim przewoźnikiem w grupie, który przeszedł na Qargo. Wdrożenie przebiegło sprawniej, niż się spodziewano.
Alders Bulk Logistics, firma specjalizująca się w transporcie surowców pierwotnych, odpadów i towarów niebezpiecznych, dysponuje ponad 120 pojazdami oraz taką samą liczbą naczep i kierowców. To naprawdę duża liczba – spółka macierzysta, Altrea Logistics Group, zdała sobie z tego sprawę w ubiegłym roku.
Wraz ze swoim zespołem Thomas Havermans porównał różne rozwiązania dostępne na rynku. Chciał znaleźć jeden system TMS, który spełniałby potrzeby grupy i zarządzał różnorodnymi działaniami wielu podmiotów.
Ostatecznie wybrano Qargo, a niecałe dwa miesiące po tej decyzji zakończono wdrażanie systemu w Alders Bulk Logistics – kierownictwo przekonało się, że podjęto właściwą decyzję. Pozostałe spółki grupy pójdą w ich ślady jeszcze w tym roku.
Jak wyjaśnia Thomas: „Szukaliśmy rozwiązania SaaS (oprogramowanie jako usługa), które wspierałoby Alders Bulk Logistics i resztę grupy. Szukaliśmy nowoczesnej technologii, takiej jak moduł zadaniowy Qargo TMS i wykorzystanie sztucznej inteligencji do odczytywania dokumentów, ale przede wszystkim innowacyjnego partnera, który potrafiłby myśleć razem z nami i być na bieżąco z rozwojem technologii”.
Wdrożenie, które przebiega szybciej, niż planowano? Zdarza się rzadko.
Alders Bulk Logistics jest drugą firmą w grupie, która korzysta z Qargo TMS – pozostałe dołączą do niej jeszcze w tym roku. „Oprócz technologii Qargo zafascynowało nas płynną i intuicyjną obsługą. Łatwo jest nakłonić ludzi do pracy i jest to dla nas ważne. Mamy ograniczone zasoby ludzkie do zarządzania wdrażaniem systemu, ale narzędzie jest na tyle intuicyjne, że przeciętna osoba może z niego korzystać po jednodniowym szkoleniu”. Thomas wie, że w przypadku kierowców sprawa jest jeszcze prostsza, ponieważ ukończenie szkolenia zajmuje im dziesięć minut.
Przygotowanie do wdrożenia odbyło się w firmie Altrea: „Ustaliliśmy najważniejszych klientów, ceny i dane podstawowe, a potem nie było już wiele do zrobienia. Moglibyśmy połączyć klientów, produkty i ceny, a następnie przeprowadzić małą symulację dla naszych pracowników w celu porównania istniejącego pakietu z nowym, aby mogli zobaczyć, że praca będzie łatwiejsza, ale wyniki byłyby takie same. Gdy wszyscy byli gotowi na zmianę, w ciągu jednego dnia przeszliśmy na Qargo”.
Cały proces – od rozpoczęcia wdrożenia do uruchomienia Qargo w Alders Bulk Logistics – trwał miesiąc. „Wszystko poszło bardzo szybko” – mówi Thomas. „Nasi pracownicy są zadowoleni. Uważają, że jest to bardzo intuicyjne rozwiązanie, chociaż tak naprawdę spodziewali się, że będą musieli się do niego przyzwyczajać przez długi czas”.
Wdrożenie przebiegło bardzo sprawnie i zostało zakończone przed planowanym terminem. „Wdrożyliśmy Qargo w dwóch spółkach grupy, podczas gdy tak naprawdę chcieliśmy to zrobić tylko w jednej. To się nie zdarza często. Zwykle nadal pracujesz nad jednym projektem, a tak naprawdę chcesz ukończyć trzy. Teraz jest na odwrót” – śmieje się Thomas.
Uważamy, że wśród wszystkich dostępnych na rynku systemów TMS ten będzie najlepszy przez następne dziesięć lat”.
Złożoność jest pochodną ilości.
Proces przebiegający od zamówienia do fakturowania, obecnie w pełni zarządzany za pośrednictwem Qargo, w Alders Bulk Logistics składa się z kilku wyodrębnionych etapów. „Otrzymujemy zamówienie od klienta drogą elektroniczną lub e-mailową i tworzymy zlecenie transportowe. Termin zlecenia jest następnie ustalany i przekazywany kierowcy, który najlepiej nadaje się do realizacji tego zadania – otrzymuje on wszystkie szczegóły za pośrednictwem komputera pokładowego. Kierowca jedzie do klienta z wagą pomostową, rozładowuje towar i przygotowuje niezbędne dokumenty. Następnie sprawdzamy, czy wszystko poszło dobrze i możemy przystąpić do wystawienia faktury. Proces jest dość prosty, ale często utrudniają go wyjątkowe sytuacje. Złożoność jest pochodną ilości: obejmuje wiele zamówień, wielu kierowców, wielu klientów z własnymi potrzebami i umowami dotyczącymi usług i cen, a zwłaszcza wiele wyjątkowych sytuacji, które mogą zakłócić cały proces.
Okazuje się jednak, że Qargo to idealne rozwiązanie do radzenia sobie z tą złożonością. „W końcu znaleźliśmy system, który naprawdę służy całej grupie. Okazuje się, że jego dostawca jest partnerem, który potrafi słuchać i jest chętny do współpracy. Uważamy, że wśród wszystkich dostępnych na rynku systemów TMS ten będzie najlepszy przez następne dziesięć lat” – podsumowuje.
„Szukaliśmy nowoczesnej technologii, takiej jak moduł zadaniowy Qargo TMS i wykorzystanie sztucznej inteligencji do odczytywania dokumentów, ale przede wszystkim innowacyjnego partnera, który potrafiłby myśleć razem z nami i być na bieżąco z rozwojem technologii”.