Uruchomiliśmy funkcję wprowadzania zamówień wspomaganą AI, a po sześciu zleceniach okazało się, że codziennie oszczędzamy 2–3 godziny rutynowej pracy biurowej.
– Steve Gray, dyrektor zarządzający w CS Ellis
Informacje o CS Ellis Logistics
CS Ellis to rodzinna firma 3PL działająca od czterech pokoleń, z siedzibą w East Midlands. Firma została założona w 1933 roku i ma ponad 90 lat doświadczenia. Oferuje pełen zakres usług magazynowych i transportowych – od magazynowania palet w temperaturze otoczenia po dystrybucję pełnych ładunków w Wielkiej Brytanii.
Firma CS Ellis jako jedna z pierwszych wdrożyła rozwiązanie Palletline, jest długoletnim członkiem Towarzystwa Transportowego i posiada akredytację BRCGS-AA. Flota składająca się z 60 pojazdów korzysta ze wsparcia sieci obejmującej 31 000 centralnie zlokalizowanych miejsc na palety, niezawodnych podwykonawców i dynamiczny zespół 170 pracowników zorientowanych na klienta.
Pomimo skali działalności CS Ellis podchodzi do każdego klienta indywidualnie. „Jesteśmy wystarczająco duzi, aby sprostać wymaganiom, i wystarczająco mali, aby dbać o klientów, dotrzymywać obietnic i działać w perspektywie długoterminowej” – mówi Steve, dyrektor zarządzający.
W jaki sposób odkryli Qargo?
Firma CS Ellis od dawna korzystała z poprzedniego systemu TMS, ale nie był on rozwijany od ponad dziesięciu lat, a frustrujące doświadczenia związane z obsługą klienta skłoniły zespół do poszukiwania innego rozwiązania.
„Obiecano nam wiele, otrzymaliśmy niewiele, a potem dowiedzieliśmy się, że system zostanie wyłączony za 12 miesięcy” – mówi Steve. „Wiedzieliśmy, że czas na zmianę. Nie zamierzaliśmy dać się zepchnąć na boczny tor”.
Zespół ocenił kilka systemów i chociaż rozwiązanie Qargo nie było jedynym, które spodobało się członkom zespołu, w rzeczywistości jako jedyne sprawiało wrażenie, że szykuje się prawdziwe partnerstwo. „Nie kupowaliśmy tylko oprogramowania. Chcieliśmy zbudować coś na miarę rzeczywistych operacji” – mówi Steve. „To właśnie nas przekonało.”
Firma CS Ellis była jednym z pierwszych użytkowników Qargo w Wielkiej Brytanii. Odegrała praktyczną rolę w kształtowaniu platformy i wniosła cenny wkład dzięki swojemu doświadczeniu związanemu zarówno z transportem, jak i ogólną współpracą w ramach sieci.
„Nie chcemy relacji transakcyjnych. Chcemy długoterminowej współpracy z klientami i dostawcami” – Steve, dyrektor zarządzający w CS Ellis
Wdrażanie systemu
Firma rozpoczęła współpracę z Qargo w lipcu 2024 roku, równolegle w siedzibie głównej w Rutland i w magazynie w Leicester.
W ścisłej współpracy z zespołem wdrożeniowym Qargo firma przyjęła podejście wyrażające się w haśle „najpierw replikuj, później wprowadzaj innowacje”, co oznacza, że przed wprowadzeniem nowych funkcji dopasowała w Qargo stare przepływy pracy.
Podejście to naprawdę się opłaciło. „Wszystko poszło całkiem gładko” – mówi Steve. „Spodziewaliśmy się kilku problemów, ale po paru dniach wszystko działało bez zarzutu”.
Kluczową rolę odegrał w projekcie Richie, kierownik działu IT, który potraktował wdrażanie nie jako projekt IT, lecz jako projekt operacyjny. „Spędzał czas z planistami, rozumiał ich codzienne zadania i wprowadzał zmiany na podstawie opinii, a nie w oderwaniu od nich” – mówi Steve.
Wyzwanie
Podobnie jak wiele tradycyjnych przedsiębiorstw transportowych i logistycznych, firma CS Ellis korzystała z systemu TMS, który nie nadążał za zmianami w branży. Interfejs nie wykraczał poza układ w stylu Excela, a pracownicy spędzali każdego dnia wiele godzin na wprowadzaniu zamówień i przetwarzaniu faktur.
Firma szukała również inteligentniejszych sposobów współpracy w ramach swoich sieci, takich jak Palletline i The Hazchem Network, z innymi członkami Towarzystwa Transportowego oraz preferowanymi podwykonawcami, takimi jak Anglia Freight, z którymi łączy ją wieloletnie partnerstwo.
„Chcieliśmy odejść od modelu, w którym wszystko przechodziło przez centralny węzeł lub wiązało się z niekończącą się administracją. Chcieliśmy inteligentniejszego, skalowalnego sposobu współpracy z zaufanymi partnerami” – mówi Steve.
Rozwiązanie
Po uruchomieniu Qargo firma CS Ellis zaczęła odblokowywać pełne możliwości tego systemu, zwłaszcza funkcje oparte na sztucznej inteligencji.
Wprowadzanie zamówień za pośrednictwem plików PDF nie było już dwugodzinnym zadaniem wykonywanym codziennie – przetwarzanie odbywało się teraz niemal natychmiast. Zaoszczędzony czas szybko przeznaczono na bardziej konstrukcyjną pracę. „Tworzenie zamówienia nie jest żadną przyjemnością” – dodaje Steve. „Jeśli uwzględnisz to w opisie stanowiska, wątpię, aby zgłosiło się wielu chętnych. Tak więc Qargo zdecydowanie pomogło nam w zwykłych sprawach”.
Zmieniło się również fakturowanie. Dzięki integracji Xero z Qargo zadanie, które wcześniej zajmowało półtora dnia, teraz zajmuje tylko pół dnia. Dzięki temu długoletni pracownik może przejść na niepełny etat bez obciążania zespołu.
Za pośrednictwem Qargo zespół przydziela również ładunki preferowanym podwykonawcom, co eliminuje konieczność wykonywania połączeń, wysyłania e-maili i duplikowania zamówień. „Teraz wystarczy kliknąć, przypisać i gotowe” – mówi Steve. Funkcjonalność sieci Qargo otworzyła drzwi do ściślejszej współpracy między podobnie myślącymi operatorami, którzy mogą dzięki temu dzielić się pracą bez dodatkowych obciążeń finansowych lub kosztów ogólnych związanych z tradycyjną siecią palet.
Integracje
Aby zapewnić wydajność i połączenie operacji, firma CS Ellis zintegrowała Qargo z kluczowymi systemami obsługującymi transport, zarządzanie finansami i planowanie, a kolejne funkcje są już przygotowywane.
- Księgowość: integracja z Xero usprawniła cotygodniowe fakturowanie
- Telematyka: nowy system Webfleet jest wdrażany we wszystkich pojazdach
- Planowanie: przyszłe plany integracji systemu planowania pracy kierowców dla działu HR w celu inteligentniejszego zarządzania zasobami
Rezultaty
Od czasu gdy firma CS Ellis jako jedna z pierwszych zaczęła korzystać z Qargo, odnotowała wymierną poprawę w ramach całej swojej działalności – zaoszczędziła czas, zmniejszyła liczbę zadań administracyjnych i wzmocniła partnerstwo zarówno wewnątrz organizacji, jak i na zewnątrz niej.
✅ Wprowadzanie zamówień z wykorzystaniem AI: zastąpienie ręcznych czynności biurowych, które zajmowały wiele godzin, niemal natychmiastowym tworzeniem zleceń.
✅ Zmniejszenie czasu cotygodniowego fakturowania o 75% pozwoliło długoletnim pracownikom skrócić godziny pracy bez wpływu na wydajność.
✅ Silniejsza współpraca z podwykonawcami: dzięki wspólnym zleceniom, monitorowaniu i widoczności w Qargo.
✅ Elastyczne wdrażanie: nawet tradycyjni planiści z czasem zaakceptowali system dzięki praktycznym szkoleniom i autonomii operacyjnej.
Podsumowanie
Zespół CS Ellis koncentruje się obecnie na rozszerzeniu wykorzystania sieci Qargo, kontynuując budowanie bezpośrednich relacji z innymi operatorami, aby efektywniej i w sposób opłacalny wymieniać się zleceniami.
Z niecierpliwością czeka również na głębszą integrację z systemami zarządzania flotą i zasobów ludzkich, która umożliwi inteligentniejsze planowanie, lepsze prognozowanie i łatwiejsze zarządzanie pracą kierowców.
„Naszym długoterminowym celem jest osiągnięcie progu 100-letniej obecności na rynku, w sposób zrównoważony i przynoszący zysk” – mówi Steve. „Qargo pomaga nam to osiągnąć, ponieważ nie tylko pozwala zaoszczędzić czas, ale również otwiera nam przyszłość, którą chcemy współtworzyć”.