„To nie tylko pakiet oprogramowania – to partner”.
Geert D’hooghe, właściciel firmy
D’hooghe Lifting & Transport odzyskało pełny wgląd w operacje dzięki Qargo
„Kalendarz Outlook, Excel, e-mail i inne. Wszystko działało całkiem dobrze, ale zawsze musieliśmy wprowadzać te same dane cztery razy”. Zanim Geert D’hooghe dowiedział się o Qargo, jego firma działała głównie w oparciu o Microsoft Office. Proces działał, ale był niezwykle czasochłonny i obarczony dużym ryzykiem błędów. Nadszedł czas na system TMS. „Na rynku jest wiele programów do fakturowania i planowania, ale my szukaliśmy kompletnego, zintegrowanego rozwiązania. Qargo okazało się dokładnie tym, czego potrzebowaliśmy”.
„Bez Qargo potrzebowalibyśmy znacznie więcej czasu i ludzi, aby osiągnąć ten wzrost”.
Zanim Geert D’hooghe dowiedział się o Qargo, już poszukiwał nowego systemu zarządzania transportem. Geert mówi: „Szukaliśmy programu, który potrafiłby wszystko – przygotowywać oferty, planować, wystawiać faktury, wykonywać kalkulacje końcowe oraz wstępne fakturowanie dla naszych podwykonawców. Miałem tylko dwa podstawowe wymagania: system musiał być w pełni oparty na chmurze i nie chcieliśmy żadnych serwerów ani komputerów pokładowych”.
To drugie wydawało się stanowić największy problem dla głównych graczy na rynku. Według Geerta: „Większość dostawców nie oferuje aplikacji mobilnych, a ich systemy działają na komputerach pokładowych, które kosztują 500 euro za sztukę, podczas gdy dziś prawie każdy ma smartfona. Co więcej, współpracujemy z samozatrudnionymi podwykonawcami, a oni nie posiadają komputerów pokładowych”. To ostatnie wymaganie znacząco ograniczyło możliwości wyboru Geerta.
Nawet wymóg pracy w chmurze nie wydawał się wcale taki oczywisty. „Często proponowano nam przeniesienie wszystkiego do chmury, ale wiązało się to z opłatą sięgającą dziesiątek tysięcy euro”. Ostatecznie Geert zawęził wybór do czterech systemów, które miały przejść testy. Faza testów była jeszcze w pełnym toku, gdy do drzwi zapukało Qargo. „Po kilku rozmowach i prezentacji zdecydowaliśmy się dość szybko rozpocząć współpracę z nimi i ani przez chwilę nie żałowałem tej decyzji”.
Decydującym czynnikiem była przyjazność oprogramowania dla użytkownika. „Jest proste i łatwo dostępne. Wyobraź sobie, że jutro zaczyna pracę nowa osoba. Taka osoba byłaby w stanie sprawnie działać już po jednodniowym szkoleniu. To była główna różnica w porównaniu z wszystkimi innymi systemami. Możliwość rozpoczęcia pracy i wprowadzania zleceń za pomocą zaledwie kilku kliknięć. W przypadku innych systemów, które testowaliśmy, czasami trzeba było klikać sześć lub siedem razy, zanim w ogóle można było zacząć pracę. Wtedy wiedzieliśmy, że Qargo jest dla nas właściwym rozwiązaniem.
Od chaosu do kompletnego rozwiązania
W przeszłości nasze zlecenia spływały praktycznie z każdej strony: przez wiadomości na WhatsAppie, e-maile albo telefonicznie. Jednak Geert często sam przebywał w trasie, więc scentralizowanie wszystkich tych informacji było trudne. „Robiliśmy to wszystko w kalendarzu Outlook, ale nie dawało nam to pełnego obrazu. A co z samymi klientami? Miałem ich wszystkich w głowie. Brak centralnego systemu był szczególnie problematyczny przy pilnych zleceniach. Otrzymywałem zamówienie, sprawdzałem w systemie track-and-trace, kto znajduje się najbliżej, dzwoniłem do tego kierowcy i to wszystko. Te zlecenia nie były nigdzie zapisywane, a gdy po kilku tygodniach przychodziło do wystawienia faktury, musieliśmy odtwarzać, co dokładnie się wydarzyło”.
Dzięki Qargo ten problem został wyeliminowany. „Od momentu utworzenia zlecenia w systemie, nawet jeśli jest to tylko na etapie oferty, nie można go już usunąć. Wcześniej zdarzało się, że otrzymywaliśmy faktury, których nie mogliśmy powiązać z żadnym zleceniem, a teraz to się już nie zdarza. Możemy też dodać do zlecenia kilka załączników, takich jak e-maile, dyspozycje, informacje dotyczące harmonogramu itp. Oznacza to, że wszystko jest przechowywane w jednym miejscu. Wcześniej kierownik budowy mógł zostawić naszemu planistowi kartkę na biurku, czasem wysyłano wiadomości przez WhatsApp, a zdarzało się również, że zlecenia były przekazywane wyłącznie ustnie. Teraz wszystkie informacje są scentralizowane, co znacznie ułatwia nam ich weryfikację”.
Szybkie fakturowanie
Teraz, gdy wszystko jest w pełni skomputeryzowane, D’hooghe może wystawiać faktury za zlecenia znacznie szybciej. „Główna opinia, jaką otrzymuję od mojego personelu, jest taka, że odzyskaliśmy pełny wgląd w proces fakturowania. Teraz dokładnie wiemy, co musi zostać zafakturowane, a co zostało już rozliczone”. To przyspiesza proces pracy. „Okres między realizacją zlecenia a wysłaniem faktury został skrócony o połowę, ponieważ gromadzimy więcej informacji. Jeśli czegoś brakuje, zauważamy to znacznie szybciej. Nie bylibyśmy w stanie tego osiągnąć bez Qargo. Nasze przepływy pieniężne mocno się poprawiły”.
„Wystawiamy faktury dwa razy szybciej niż wcześniej, co znacząco poprawiło nasze przepływy pieniężne”.
Przydatny dział pomocy
Nasi pracownicy, którzy korzystają z oprogramowania od 4 do 6 godzin dziennie, szybko opanowali nowy system. Według Geerta jest to zasługa przede wszystkim działu pomocy technicznej. „Zawsze pojawiają się pytania, ale są one szybko rozwiązywane i jesteśmy z tego bardzo zadowoleni. W przypadku innych działów wsparcia bywa, że trwa to bez końca, natomiast w Qargo pomoc otrzymujemy błyskawicznie”. A jeśli nie ma od razu gotowego rozwiązania, opracują je dla ciebie. Geert śmieje się: „Mamy wrażenie, jakbyśmy korzystali z oprogramowania stworzonego specjalnie dla nas. Za każdym razem, gdy o coś prosimy Qargo, pracownicy tej firmy dają nam poczucie, że wszystko jest możliwe, a nawet jak nie, to szukają jak najlepszego sposobu sprostania naszym wymaganiom. A jeśli zajmuje to więcej czasu, proponują rozwiązanie tymczasowe”.
„Mamy wrażenie, że korzystamy z oprogramowania stworzonego na zamówienie”.
Rozwój firmy
D’hooghe Lifting & Transport bardzo się zmieniło w ostatnich miesiącach, a wymagało to niemałego wysiłku. „Nasze obroty wzrosły o 40%, odkąd współpracujemy z Qargo. Bez Qargo potrzebowalibyśmy więcej czasu i ludzi, aby osiągnąć taki wzrost. Ponieważ realizujemy teraz znacznie więcej zleceń, nadal poświęcamy sporo czasu na administrację. Jednak gdyby obciążenie pracą pozostało na tym samym poziomie, jestem pewien, że wykonywalibyśmy ją w o połowę krótszym czasie”.
„Rozwój operacyjny to jedno, ale mimo wielu lat doświadczenia w branży nie wziąłem pod uwagę, jak uciążliwa potrafi być administracja” – mówi Geert. „Jest w to zaangażowanych tak wiele elementów, że celowo postanowiliśmy połączyć siły z Qargo, aby skomputeryzować firmę na każdym poziomie. Mieliśmy naprawdę dużo szczęścia, że trafiliśmy na odpowiedniego partnera”.