Brak własnych ciężarówek, a jednak TMS: spedytor Logibrex planuje i wystawia faktury za pomocą Qargo
„Jako elastyczny spedytor Logibrex organizuje transport drogowy dla dużych klientów z sektora chemicznego, motoryzacyjnego i spożywczego. Pomimo że nie posiada własnych ciężarówek, Qargo okazuje się dla nich niezwykle przydatne w planowaniu i fakturowaniu usług” – mówi Peter Willemen, specjalista ds. transportu w Logibrex.
Jednym z głównych powodów przejścia na Qargo z poprzedniego pakietu TMS, którego używali wyłącznie do fakturowania, była możliwość pracy w chmurze, co pozwala na dostęp do oprogramowania z dowolnego miejsca. Jednak ostatecznym impulsem do podjęcia decyzji była sytuacja, gdy jeden z klientów chciał rozpocząć współpracę za pośrednictwem EDI. „Nie byłem do tego przekonany u naszego poprzedniego dostawcy, ale z Qargo jest to możliwe” – wyjaśnia Peter.
Decyzja została podjęta szybko, a pakiet został niezwłocznie wdrożony do użytku. „Ponieważ sam zarządzam wszystkimi procesami, od tworzenia zamówień po fakturowanie, wdrożenie przebiega szybko” – mówi Peter.
Oprogramowanie jest bardzo przyjazne dla użytkownika – wszystko można dostosować do własnych procesów”.
Peter Willemen, specjalista ds. transportu
Ponieważ Logibrex jest spedytorem i nie zarządza własną flotą, zastosowanie systemu TMS wygląda nieco inaczej niż w przypadku tradycyjnych firm transportowych. Jednak Peter uważa, że dzięki elastyczności Qargo nie stanowi to problemu. „Oprogramowanie jest bardzo przyjazne dla użytkownika – wszystko można dostosować do własnych procesów. Ukrywanie lub dodawanie funkcji jest proste, a jeśli czegoś jeszcze nie da się zrobić, można o to poprosić. Jeśli uznają to za interesujące i taka funkcja mogłaby być użyteczna dla wielu klientów, rozważą jej wdrożenie. Taka informacja zwrotna jest również doceniana”.
Obecnie system TMS służy przede wszystkim do oszczędzania czasu i zachowania pełnego wglądu w procesy. „Do przetwarzania zamówień w systemie lubię korzystać z wbudowanej sztucznej inteligencji. Te zlecenia są planowane lub przekazywane naszym partnerom, a faktury wystawiamy raz w miesiącu”. Samofakturowanie dla niektórych klientów również jest obsługiwane łatwo i szybko: „Wysyłają swoją listę, a na podstawie danych w Qargo mogę bez problemu sprawdzić i wystawić fakturę zgodną z tym, czego oczekuje klient”.
Przetwarzanie faktur o 50% szybciej
Zintegrowana sztuczna inteligencja szczególnie zaoszczędziła Peterowi dużo czasu. „Przetwarzanie faktur przychodzących i towarzyszących im listów przewozowych od podwykonawców jest teraz łatwiejsze. Dopasowywanie i weryfikacja tych dokumentów przebiega o około 50% szybciej niż wcześniej, ponieważ dokument jest częściowo odczytywany, a program na przykład pokazuje tylko te transporty, które zostały zrealizowane”.
„Po stronie Qargo wprowadzono również zmiany, aby proces był dla nas jeszcze prostszy. Teraz, na nasze życzenie, możemy wystawić fakturę nawet wtedy, gdy zlecenie nie jest jeszcze oznaczone jako ‘zakończone’ – na przykład, gdy data załadunku przypada na ostatni dzień miesiąca, zlecenie może zostać zafakturowane, nawet jeśli rozładunek nastąpi w nowym miesiącu”.
Linia komunikacji jest krótka. Otrzymuje się szybką odpowiedź, pracownicy Qargo są otwarci na pomysły i reagują błyskawicznie.”
Bezpośrednia komunikacja zamiast systemu zgłoszeń
Jeśli pojawiają się pytania lub prośby, zespół Logibrex od razu kieruje się do czatu. „Linia komunikacji jest krótka. Odpowiedź otrzymuje się błyskawicznie, pracownicy Qargo są otwarci na pomysły i szybko reagują. W porównaniu z poprzednim dostawcą, gdzie musieliśmy zakładać zgłoszenie i długo czekać, to ogromny postęp. Również podczas wdrożenia mogliśmy liczyć na pomoc Toma przez czat. Od razu odpowiadał na pytania, wprowadzał poprawki i pokazywał nam różne wskazówki oraz triki”.
Dzięki płynnej komunikacji i gotowości Qargo do szybkiego działania Peter może teraz w pełni obsługiwać w Qargo administrację dla klientów z nieco bardziej złożonymi systemami cenowymi. „U jednego z klientów stawka zależy albo od liczby metrów ładunkowych, albo od wagi, w zależności od tego, która wartość jest wyższa. Kiedyś liczyłem to sam, ale teraz Qargo robi to automatycznie. Tom zadbał nawet o to, żebym w przyszłości mógł sam tworzyć takie nieco bardziej skomplikowane cenniki”.
„Odkąd korzystam z Qargo, pracuję bez papieru”.
„Tak naprawdę jestem entuzjastą tego systemu” – podsumowuje Peter. „To proste, przyjemne i lubię pracować w chmurze. Oszczędza mi to czas, mimo że nie korzystałem jeszcze ze wszystkich funkcji. Wcześniej pracowaliśmy bardziej reaktywnie, a teraz tworzę pliki z wyprzedzeniem i w każdej chwili mogę zobaczyć, co jeszcze wymaga zaplanowania. Od kiedy korzystam z Qargo, właściwie pracuję niemal całkowicie bez papieru”.