„Qargo to możliwość zachowania wpływu na naszą sytuację obecnie i w przyszłości”.
Założona w 1992 roku firma transportowa działająca w regionie Beneluksu osiągnęła duży sukces, koncentrując się na zapewnianiu wyjątkowej obsługi klienta oraz na dążeniu do samodzielności.
Dzięki temu rodzinna firma rozwinęła się w ciągu ostatnich trzech dekad i obecnie dysponuje sześcioma magazynami, centrum dystrybucyjnym oraz flotą ponad 20 pojazdów obsługujących Beneluks i pozostałą część Europy. Jednak pomimo odniesionego sukcesu utrzymanie samodzielności stawało się dla Roosenboom coraz trudniejsze z powodu narastających wyzwań logistycznych.
Głównym problemem było oparcie się na Excelu do planowania wszystkich tras, a następnie przenoszenie uzyskanych danych do dedykowanego systemu administracji transportu. Nietrudno się domyślić, że takie dwustopniowe podejście zajmowało zespołowi pracowników kilka godzin dziennie, aby skutecznie zarządzać procesem i zagwarantować sprawny przebieg wszystkich tras.
Trudności związane z rozwojem
Roosenboom wiedziało, że proces wymaga całkowitego przeorganizowania. Co ironiczne, firma została skontaktowana przez Qargo już rok wcześniej. Jednak mimo że Roosenboom było pod wrażeniem systemu, pojawiały się wątpliwości co do długowieczności Qargo, ponieważ firma wciąż była startupem.
Dopiero gdy w kolejnym roku pojawił się nowy kierownik projektu Roosenboom, Armin Geense, rozpoczęto na poważnie poszukiwania bardziej efektywnego rozwiązania. „Zacząłem pracę nad projektem i poświęciłem wiele godzin na badania”, wyjaśnia Armin. „Ostatecznie zaprosiłem 12 dostawców do zaprezentowania swoich systemów TMS, w tym Qargo, ponieważ ważne było, aby zobaczyć i ocenić wiele różnych rozwiązań”.
Wyróżnienie
Pomimo konkurencji Qargo wciąż wyróżniało się na tle innych, ponieważ „wiele z pozostałych systemów wyglądało i działało tak, jakby utknęły w 1996 roku”, wyjaśnia Armin. „Jednak zależało nam na systemie, który będzie szybki, łatwo dostępny i nowoczesny – i takim właśnie okazało się Qargo”.
Był również pod wrażeniem czytnika PDF w Qargo, służącego do obsługi zamówień i faktur zakupu. „Wszystkie są wprowadzane automatycznie” – mówi Armin. „Dzięki temu nasi pracownicy administracyjni mogliby skupić się na innych zadaniach, ponieważ cała warstwa pracy ręcznej zostałaby wyeliminowana, a co równie istotne, ryzyko błędów przy wprowadzaniu danych zostałoby znacząco zmniejszone”.
Oferta Qargo rozwinęła się również w szybkim tempie od czasu, gdy Roosenboom ostatnio się z nią zapoznało. „Można było zauważyć, że sama platforma stawała się coraz lepsza z upływem czasu”, wspomina Armin. „A co najważniejsze, firma Qargo rozwijała się bardzo szybko, więc wszelkie pytania dotyczące jej przyszłości znalazły same odpowiedź – było jasne, że zostanie na rynku na dłużej”.
„Rozwiązanie Qargo było dla naszych pracowników bardzo przystępne zarówno pod względem wizualnym, jak i pod względem łatwości obsługi”.
Czas próby
Gdy zyskano pewność co do przyszłości Qargo, firma Roosenboom zdecydowała się na współpracę i rozpoczął się proces wdrożenia. „Proces trwał pięć miesięcy, a my mieliśmy swojego dedykowanego opiekuna wdrożenia, który był naprawdę pomocny i życzliwy” – wspomina Armin. „Miałem również dostęp do trybu piaskownicy w Qargo, dzięki czemu mogłem testować i dobrze poznać nowy system oraz upewnić się, że wszystkie ustawienia zostały zoptymalizowane pod kątem działalności Roosenboom”.
Kiedy system był gotowy do uruchomienia, pracownicy Qargo pojawili się na miejscu, aby zapewnić płynne wdrożenie i rozwiązać ewentualne problemy. „Wprowadzanie nowego systemu zawsze wiąże się z pewnymi problemami” – wspomina Armin. „Najlepsze w tamtym czasie – i nadal tak jest – było to, że jeśli pojawił się problem, błąd lub usterka wymagająca rozwiązania, Qargo zawsze odpowiadało w mniej niż 10 minut i szybko opracowywało rozwiązanie”.
„Poziom wsparcia oferowany przez Qargo jest doskonały”.
W trybie automatycznym
Oprócz korzystania z wzorowego wsparcia Qargo firma Roosenboom wykorzystuje platformę także do usprawniania istniejących procesów oraz tworzenia zupełnie nowych, wewnętrznie i w pełni samodzielnie. Na przykład Roosenboom proaktywnie monitoruje swoich podwykonawców, dbając o to, by przez cały dzień mieć pełną świadomość statusu każdej osoby, co pozwala firmie szybko reagować w razie jakichkolwiek problemów.
Jaki problem? „Wcześniej oznaczało to wysyłanie maila do każdego podwykonawcy osobno, czasami nawet kilka razy dziennie”, wyjaśnia Armin. „Jednak w Qargo możemy wysyłać zapytania automatycznie, do wielu osób jednocześnie. Dzięki temu proces, który wcześniej zajmował pół dnia, został skrócony do 30 minut”.
Możliwość tworzenia tak zaawansowanych funkcjonalności wewnątrz firmy, w połączeniu z rozwiązaniami obecnie rozwijanymi w Qargo, jest tym, co najbardziej ekscytuje Armina w kontekście przyszłości. „Qargo opracowuje dla nas kilka nowych, dedykowanych funkcjonalności” – mówi Armin. „To właśnie to oraz zdolność zespołu Qargo do szybkiego reagowania na nasze potrzeby sprawiają, że z dużym optymizmem patrzymy w przyszłość. Nie możemy się doczekać, aby zobaczyć, gdzie będziemy za 12 miesięcy!”
„Qargo każdego dnia wybiega w przyszłość – zawsze oferuje nam coś nowego”.