Welch’s Transport to szanowany przewoźnik z 80-letnim doświadczeniem, zatrudniający 165 pracowników, dysponujący magazynem o powierzchni blisko 10 000 metrów kwadratowych i flotą 70 pojazdów. Aby przygotować się na przyszłość, ta rodzinna firma chciała wdrożyć scentralizowaną platformę opartą na chmurze, która oferowała wyjątkowe możliwości zarządzania transportem i w pełni integrowała się z istniejącymi systemami.
Gdy pod koniec 2022 roku współpracownik Chrisa Welcha, dyrektora handlowego i operacyjnego w Welch’s Transport, opowiedział mu o rozmowie telefonicznej, którą odbył z firmą Qargo promującą swoje rozwiązanie TMS, Chris był naprawdę zaciekawiony. Ta rozmowa doprowadziła do zorganizowania prezentacji, która przekonała Chrisa do konfigurowalnych zestawów funkcji systemu, interfejsu użytkownika i możliwości wyjątkowego wzrostu produktywności. Mimo że belgijska firma Qargo dopiero debiutowała w Wielkiej Brytanii, Chris nie stracił zainteresowania – firma Welch’s Transport podpisała umowę latem 2023 roku.
„Platforma Qargo okazała się tak niesamowicie przejrzysta, świeża i intuicyjna – po prostu bardzo łatwa w użyciu”.
Chris Welch, dyrektor handlowy i operacyjny
Podejście etapowe
Po kilku miesiącach wdrażania platforma była gotowa do uruchomienia w październiku. Aby jednak upewnić się, że ewentualne problemy nie wpłyną na działalność firmy, Chris przyjął podejście etapowe, początkowo wdrażając Qargo w mniejszym dziale. „Dział ds. posunięć specjalistycznych obsługuje tylko 50 zleceń miesięcznie, więc idealnie nadawał się do sprawdzenia systemu przed wdrożeniem go w całej firmie” – mówi Chris.
Próba zakończyła się sukcesem, więc 2 stycznia Chris zezwolił na wdrożenie Qargo w dwóch głównych magazynach Welch’s Transport, które łącznie przetwarzały 10 000 zleceń miesięcznie. Aby zapewnić udane i płynne wdrożenie na tak dużą skalę, „Qargo było z nami na miejscu między Bożym Narodzeniem a Nowym Rokiem” – wspomina Chris. „Następnie personel Qargo pozostał z nami cały tydzień po Nowym Roku, prowadząc szkolenia dla naszych pracowników, co umożliwiło im dokładne zorientowanie się, jak system działa”.
„Zespół Qargo w Belgii wspomagał wszystkich za pośrednictwem czatu i spisał się równie wspaniale, jak ich koledzy pracujący na miejscu”.
Łatwe szkolenie
Połączenie wsparcia bezpośredniego i cyfrowego okazało się naprawdę skuteczne – już po dwóch dniach szkolenia pracownicy Welch’s Transport byli na tyle pewni siebie, że mogli samodzielnie korzystać z systemu. Tak duże zaufanie jest całkowicie uzasadnione, ponieważ dzięki Qargo pojawiły się pierwsze kluczowe korzyści, których Chris pragnął i oczekiwał.
Pierwszą z nich jest możliwość monitorowania każdej przesyłki. „To TMS, tylko wymyślony na nowo” – mówi Chris. „Qargo ułatwia monitorowanie, sprawdzanie i dodawanie informacji do każdego przejazdu. Wszystkie codzienne działania naszych zespołów operacyjnych są teraz po prostu łatwiejsze, a to oznacza, że wszystko przebiega szybciej”.
Optymalizacja operacji
Działy operacyjne odnotowują obecnie skrócenie czasu codziennej pracy o 10%, a po pełnej integracji Qargo planuje się zwiększenie tego wskaźnika do 30%. „W dowolnej chwili można monitorować każdego kierowcę i jego plan przejazdu w danym dniu” – wyjaśnia Chris. „Jeśli więc mamy 25 pojazdów realizujących dostawy, możemy na bieżąco optymalizować m.in. czas załadunku i rozładunku dla każdego kierowcy”.
Oznacza to oszczędzanie dwóch minut na załadunek – na pierwszy rzut to oka niewiele, ale w ciągu miesiąca robi się tego naprawdę sporo. Co najważniejsze, kluczowymi elementami dostawy – od umożliwienia kierowcom dostępu do Map Google w celu ułatwienia nawigacji, po zrobienie szybkiego zdjęcia dostawy i wszelkich dokumentów – można zarządzać za pomocą PDA. Wszelkie dane i obrazy są następnie automatycznie przesyłane do Qargo w celu natychmiastowego monitorowania i analizy.
„Problemy z kierowcami i przejazdami zdarzają się coraz rzadziej, ponieważ system jest bardzo prosty – można zobaczyć każdy problem, zanim się pojawi”.
Obliczanie kosztów
Kolejnym kluczowym argumentem przemawiającym za zakupem Qargo była możliwość obliczania kosztów i przychodów z każdego zlecenia w wielu magazynach i połączenia ich w jedną scentralizowaną platformę, „coś, czego nie oferują inne rozwiązania TMS” – wyjaśnia Chris. Welch’s Transport i Qargo pracują obecnie nad stworzeniem indywidualnego podejścia, które odchodzi od modelu kosztów opartego na pojazdach na rzecz modelu „pensów za milę”.
„Qargo zapewnia informacje na temat potencjalnej rentowności każdej planowanej dostawy” – wyjaśnia Chris. „Nie trzeba czekać ani na jej rozpoczęcie, ani do końca miesiąca. Wszystko jest dostępne na pulpicie w czasie rzeczywistym, co zapewnia nam autonomię i elastyczność, których potrzebujemy, aby tworzyć własne zmienne, parametry i unikalne podejście – nasze, a nie platformy”.
Inteligentniejszy biznes
Zaawansowane funkcje monitorowania i zarządzania kosztami prowadzą do trzeciej korzyści – dostępu do rzeczywistych informacji dotyczących całej działalności. „Mogę zobaczyć bezpośrednio na komputerze, ile przychodów jest generowanych” – wyjaśnia Chris. – „Nie tracę czasu na długie procesy eksportowania. Mogę również klikać karty związane z operacjami, odległościami, fakturami, odbiorami i nie tylko, a wszystko to z poziomu pulpitu nawigacyjnego”.
Z kolei ten zbiór informacji tworzy istotną wiedzę związaną z analityką biznesową. Chris i jego zespół mogą teraz znacznie szybciej podejmować strategiczne decyzje we wszystkich obszarach firmy. „W jednej chwili otrzymuję informacje związane z analizą biznesową, co oznacza, że mam wgląd w rzeczywistą działalność w każdym momencie, a nie w wymiarze miesięcznym.
Kiedyś przygotowanie informacji na spotkanie zajmowało mi nawet dwie godziny. Teraz, dzięki Qargo, robię to w niecałe 10 minut”.
Wszechstronne interfejsy API
Podstawą tych usług są możliwości integracji Qargo – rozwiązanie oferuje pakiet wszechstronnych interfejsów API. Istnieją jednak pewne ograniczenia, ale nie wynikają one bezpośrednio z działania platformy. „Qargo osiąga szklany sufit wszystkich integracji, które chcemy przeprowadzić” – mówi Chris. „Na przykład w przypadku systemu PalletLine (patrz poniżej) to my musimy przebudować interfejsy API, aby móc cieszyć się pełniejszą integracją – i już nad tym pracujemy”.
Pojawiły się również nieprzewidziane korzyści, które były dla Chrisa zaskoczeniem. Na przykład łatwość przesyłania zdjęć i dokumentów znacznie poprawiła wygodę klientów: „Klienci naprawdę nam dziękują za tę wspaniałą funkcję” – mówi Chris.
Co najbardziej zaskoczyło Chrisa? Dostawca TMS, który faktycznie zrealizował to, co obiecał: „Gdy firma oferująca rozwiązanie TMS terminowo realizuje zlecenia, a zainstalowane oprogramowanie robi to, co powinno, wszyscy mogą być zaskoczeni” – mówi Chris.
„Tak, problemy się zdarzały, na przykład gdy aktualizacja się nie powiodła. Jednak Qargo po prostu przywraca poprzednią wersję systemu, rozwiązuje problem, a gdy aktualizacja jest gotowa, przesyła nam poprawkę. Nie musimy nic robić”.
„Możliwość niemal natychmiastowego rozwiązania każdego problemu jest kluczową zaletą opartego na chmurze systemu Qargo”.
Rekomendacje mają znaczenie
Chris był pod takim wrażeniem Qargo, że stał się gorącym zwolennikiem platformy. Dzięki jego rekomendacjom sześciu innych lokalnych przewoźników zaczęło korzystać z systemu. Co najważniejsze, Welch’s Transport jest partnerem Palletline, sieci dystrybucji towarów na paletach. Gdy okres eksploatacji rozwiązania TMS stosowanego w ramach tej sieci zbliżał się do końca, dzięki rekomendacji Chrisa 12 z 32 dotychczasowych członków przeszło do Qargo, podczas gdy główny rywal zyskał tylko trzech.
„Nie chodzi jednak o uznanie ze strony kolegów z branży” – wyjaśnia Chris. „Chodzi o pewność, że wszyscy mogą zobaczyć na własne oczy to, czego sam byłem świadkiem kilka miesięcy temu – że Qargo to prawdziwa okazja. Ludzie dostrzegli siłę tego systemu i teraz przechodzą na niego.”
Ostateczne zatwierdzenie
Co najważniejsze, pomyślne przejście na Qargo wiązało się ze sprawami rodziny, która jest sercem Welch’s Transport. Jim Welch, ojciec Chrisa i dyrektor zarządzający firmy, nie był przekonany co do systemu Qargo, gdy po raz pierwszy o nim usłyszał: „Szczerze mówiąc, powiedział mi, że jestem wariatem, decydując się na Qargo przed innymi” – wspomina Chris.
„Ale teraz przyznaje, że był to słuszny ruch, ponieważ wszyscy przewoźnicy z wielu pokoleń również przechodzą na Qargo. To potwierdziło słuszność mojej decyzji, więc mogę spać spokojnie!”.
„Kolejnym ciekawym elementem planu działania w ramach umowy z Qargo jest wprowadzenie certyfikowany kalkulator emisji CO2, który przyniesie ogromne korzyści zarówno nam, jak i naszym klientom, pomoże nam też w osiągnięciu neutralności emisyjnej”.