Przed Qargo kończyliśmy pracę o 21:30 albo nawet o 22:00. Teraz, jeśli wciąż jesteśmy tu o 20:00, to znaczy, że mamy naprawdę trudny wieczór. To dwie godziny oszczędności każdego dnia.“
– Simon, Dyrektor Operacyjny, Wyvern Cargo
O firmie Wyvern Cargo
Historia Wyvern Cargo to opowieść o długowieczności, lojalności i pasji do logistyki.
Wyvern Cargo to firma transportowo-magazynowa z siedzibą w Dorset, oferująca usługi przewozu towarów, obsługi sieci paletowej, magazynowania i dystrybucji na terenie całej Wielkiej Brytanii. Obecnie, w swoim 50. roku działalności, firma dysponuje flotą 75 pojazdów i prawie 100 naczep, zatrudniając ponad 130 osób – a pracy ma więcej niż kiedykolwiek.
Dzięki szerokiemu gronu klientów – od producentów żywności po wytwórców opakowań – oraz rosnącej liczbie dostaw do gospodarstw domowych, Wyvern słynie z indywidualnego podejścia do obsługi, niezależnie od wielkości zamówienia.
„Niezależnie od tego, czy wysyłasz jedną paletę czy sto, każdego klienta traktujemy tak samo” – Simon, dyrektor ds. operacyjnych, Wyvern
Jak odkryli Qargo
Simon, dyrektor ds. operacyjnych w firmie Wyvern, po raz pierwszy natknął się na Qargo na LinkedIn. Mniej więcej w tym samym czasie rozmowy z Palletforce uwypukliły kluczowe wyzwanie: przejście z EDI na API.
„Nasz stary system TMS nie obsługiwał integracji API wymaganej przez Palletforce, a jego modernizacja wiązałaby się z ogromnymi kosztami. Potrzebowaliśmy lepszego rozwiązania”.
Po kilku szczegółowych prezentacjach z Simonem firma Wyvern zaprosiła swoich planistów do przetestowania Qargo.
Ich reakcja?
„Wyszli, pytając: czy możemy to mieć już jutro?”
„Przejrzystość, szybkość, automatyczne planowanie tras… od razu było jasne, że możemy pracować o wiele bardziej efektywnie”.
Wyzwanie
Przy pełnym obłożeniu magazynu i floty zespół stanął przed wyzwaniem: jak dalej się rozwijać, nie zwiększając zasobów?
W tle ich dotychczasowy system TMS zaczynał ujawniać swoje ograniczenia, szczególnie w momencie, gdy Palletforce przyspieszyło przejście na integracje oparte na API.
Planowanie odbywało się ręcznie. Fakturowanie było uciążliwe. A przejrzystość, zarówno dla zespołu, jak i klientów, była ograniczona.
Do kluczowych problemów należały:
- Czasochłonne przydzielanie zleceń i drukowanie etykiet
- Ręczne wprowadzanie danych w procesie planowania i fakturowania
- Ograniczona możliwość samoobsługi klienta i brak aktualizacji w czasie rzeczywistym
- Brak automatyzacji i dostępności API, które mogłyby sprostać nadchodzącym wymaganiom Palletforce
Stało się jasne, że dotychczasowy system TMS przestał spełniać potrzeby firmy.
Rozwiązanie
Qargo zastąpiło dotychczasowy system Wyvern szybszą, inteligentniejszą i bardziej intuicyjną platformą. „W naszej firmie wszyscy korzystali ze starego systemu, więc oznaczało to zmianę absolutnie wszystkiego” – wspomina Simon. „Pojawiły się początkowe trudności, ale zespół wdrożeniowy spisał się znakomicie – był zaangażowany, reagował na bieżąco i szybko rozwiązywał problemy”.
W drugim tygodniu większość zespołów wróciła już do pełnej wydajności. A pod koniec pierwszego miesiąca pracowali szybciej niż kiedykolwiek wcześniej.
Duże usprawnienia w planowaniu i administracji
Jedną z najbardziej zauważalnych zmian odczuły zespoły zajmujące się planowaniem.
“„Kiedyś mieliśmy osobę, która ręcznie przydzielała od 150 do 200 zleceń paletowych dziennie” – mówi Simon. „Teraz tak wiele dzieje się automatycznie, że on… po prostu się znudził!”
Zlecenia przebiegają sprawniej, a ryzyko błędów jest znacznie mniejsze. A widoczność statusów zleceń jest lepsza. Dzięki szacowanym czasom dostaw i aktualizacjom ze skanowania w czasie rzeczywistym klienci nie muszą już dzwonić po informacje – „teraz nasi klienci mogą sprawdzić, co dzieje się z ich dostawą, bez konieczności wykonywania telefonu. To naprawdę duża zmiana”.
Dzięki temu zespół obsługi klienta może szybciej rozwiązywać problemy, bez konieczności angażowania innych działów.
Wykorzystanie inteligentnych funkcji
Wyvern wdrożyło także rozwiązania AI od Qargo, szczególnie w zakresie wprowadzania danych i zarządzania dokumentami.
„System odczytuje zamówienia klientów i automatycznie uzupełnia pola zleceń. Działa szybciej, dokładniej, a cała dokumentacja jest dołączana automatycznie” – mówi Simon.
W jednym przypadku Qargo Intelligence pomogło im również w sporze dotyczącym fakturowania – podsumowanie przygotowane przez AI potwierdziło ich interpretację niejasnego zlecenia klienta i zapisało oryginalnego maila w zadaniu powiązanym ze zleceniem.
Korzyści sięgają nawet pracy magazynu i zmian wieczornych.
„Kiedyś drukowaliśmy stosy dokumentów. Teraz kierowcy korzystają ze wszystkiego w aplikacji – elektronicznych dowodów dostawcy, podpisów, zdjęć. Papier praktycznie całkowicie odszedł u nas do lamusa”.
Do kluczowych korzyści z przejścia należały:
- Inteligentna optymalizacja tras dla zleceń paletowych: Qargo usprawnia planowanie, automatycznie proponując najbardziej efektywne trasy na podstawie punktów dostaw, typów pojazdów i ograniczeń. Dzięki temu planiści oszczędzają znaczną ilość czasu, a puste przebiegi zostają zredukowane.
- Zbiorcze fakturowanie i konfiguracja cenników, które skróciły czas obsługi z tygodni do zaledwie kilku dni
- Wprowadzanie zleceń wspierane przez AI, które ogranicza liczbę błędów i przyspiesza cały proces
- Elektroniczne dowody dostawy w aplikacji mobilnej dla kierowców, zastępujące setki codziennych wydruków papierowych
- Portal klienta z monitorowaniem w czasie rzeczywistym i przewidywanymi czasami dostaw, co zmniejszyło liczbę połączeń przychodzących
Dwie godziny oszczędzone każdego wieczoru
Być może największa poprawa? Czas.
„Przed Qargo nasza zmiana wieczorna kończyła się o 21:30 albo 22:00. Teraz, jeśli wciąż pracują o 20:00, to znaczy, że to naprawdę trudny wieczór” – mówi Simon. „To dwie i pół godziny oszczędności każdego dnia”.
Rezultaty
✅ Zmiana wieczorna kończy pracę o 2–3 godziny wcześniej każdego dnia
✅ Zespoły planistów przejęły dodatkową pracę bez konieczności zatrudniania nowych osób
✅ Liczba nieodebranych przesyłek znacząco spadła
✅ ePOD-y zostały w pełni zdigitalizowane, z dostarczanymi klientom dokumentami dostawy w ich własnej identyfikacji marki
✅ Podsumowania AI potwierdziły spory dotyczące faktur
✅ Mobilna aplikacja dla kierowców poprawiła zgodność z przepisami i wyeliminowała ręczne przesyłanie danych.
Co dalej?
W przyszłości Wyvern planuje pogłębić integracje, szczególnie w obszarze operacji magazynowych i systemów klientów. Są również podekscytowani wdrożeniem komunikacji przez WhatsApp w ramach platformy Qargo oraz aplikacji mobilnej dla kierowców.
„Zespół nie może się doczekać, aby z tego korzystać”.
Kontynuując rozwój procesów z Qargo, Wyvern Cargo tworzy fundamenty dla zrównoważonego i skalowalnego wzrostu. Napędzane przez inteligentniejsze systemy, a nie większe zespoły.
Podsumowanie
„Zmiana systemu TMS oznacza zmianę wszystkiego. To nie tylko automatyzacja, lecz całkowicie nowy sposób pracy” – mówi Simon. „Ale kiedy ludzie się już przyzwyczają, wszystko działa lepiej na każdym poziomie”.
„Wszystko, co wdrażamy teraz, musi integrować się z Qargo”.
A co z przewoźnikami, którzy wciąż się wahają?
„Przetestujcie to. Porządnie. Integrujcie wszędzie tam, gdzie to możliwe. I bądźcie gotowi napisać zasady od nowa, bo naprawdę warto”.