Sektor transportu i logistyki przechodzi dynamiczne przemiany, jednak wiele przedsiębiorstw nadal korzysta z technologii działających lokalnie, które pozostają niezmienione od ery pierwszych telefonów Nokia. Rozwiązania opracowane dekadę lub dwie temu nie odpowiadają współczesnym potrzebom w zakresie planowania transportu, obsługi administracyjnej ani spełniania wymagań regulacyjnych.
Niezależnie od tego, czy chodzi o godziny stracone na ponownym wprowadzaniu danych, faktury opóźnione o całe dni, czy – co gorsza – utracone szanse rozwoju, bo Twój system po prostu nie potrafi się skalować, przestarzałe systemy TMS kosztują Cię więcej, niż Ci się wydaje.
Qargo jest po prostu inne. Jest to nowoczesna platforma wykorzystująca sztuczną inteligencję, zaprojektowana w celu odciążenia zespołu i zwiększenia efektywności pracy, przy jednoczesnym uniknięciu konieczności natychmiastowej, całościowej przebudowy procesów.
Rzeczywisty koszt utrzymywania przestarzałego systemu TMS
Oczywiście starsze systemy są w stanie obsłużyć elementarne funkcje. Nie oznacza to jednak, że odpowiadają one potrzebom Twojej firmy lub sprzyjają jej dalszemu rozwojowi. Każde opóźnienie w przejściu na nowe rozwiązanie skutkuje stopniowym narastaniem niewidocznych na pierwszy rzut oka kosztów:
- Brak innowacji: nowe funkcje są wprowadzane sporadycznie, a ich wdrożenie wiąże się z wysokimi kosztami obsługi IT, przestojami systemu oraz czasochłonnymi aktualizacjami manualnymi.
- Czasochłonna administracja: konieczność ręcznego wprowadzania danych pomiędzy różnymi systemami i dokumentami.
- Nieuporządkowane zarządzanie dokumentacją: stosy papierowych potwierdzeń dostawy (POD), zagubione dokumenty oraz konieczność manualnego ich przesyłania.
- Nieefektywne planowanie: archaiczne procedury skutkują nadmierną liczbą pustych kilometrów oraz generują wysokie koszty paliwa.
- Opóźnione fakturowanie: tygodnie spędzone na weryfikacji dokumentów i przygotowywaniu faktur.
- Słaba widoczność: brak śledzenia, ograniczone raportowanie i niewywiązywanie się z umów SLA oznaczają minimalną kontrolę dla planistów i klientów.
- Problemy w zakresie zgodności: manualne monitorowanie licencji ADR, pozbawione automatycznych alertów o konieczności ich odnowienia.
- Luki w raportowaniu środowiskowym: brak automatycznych obliczeń emisji CO₂ i możliwość eksportu raportów spełniających wymagania klientów oraz regulacyjne, takie jak CSRD.
- Niska skalowalność: nietrwałe systemy, które przestają działać poprawnie w miarę rozwoju przedsiębiorstwa, obarczone podatnościami bezpieczeństwa zagrażającymi integralności danych.
„Dotychczasowy system TMS nie pozwalał na wprowadzanie pełnych kosztów prognozowanych, co uniemożliwiało uzyskanie przewidywalności w zakresie przyszłych wydatków związanych ze zleceniami.”
– Richard Stewart, Menedżer ds. Projektów Logistycznych w firmie Kees in ‘t Veen
Wszystkie te czynniki oddziałują na rentowność przedsiębiorstwa, jakość obsługi klienta oraz możliwości pozyskiwania nowych umów.
Dlaczego czas ma znaczenie: branża idzie naprzód
Rzeczywistość? Oczekuje się realizacji większej liczby zadań przy ograniczonych zasobach.
Coraz mniej czasu, ograniczone zasoby i malejąca przewidywalność. Jednocześnie każdy pusty przebieg, niewykorzystane okno dostawy czy opóźniona faktura systematycznie obniżają marżę, a ostatecznie nadszarpują reputację firmy.
W rzeczywistości aż 81% małych i średnich firm transportowych i logistycznych wskazuje rosnące koszty jako swoje największe zmartwienie na 2025 rok. Przy rosnącej inflacji, niedoborach kierowców i niestabilności łańcuchów dostaw stare sposoby pracy po prostu nie są już do utrzymania.
Rozwój przedsiębiorstwa nie powinien wiązać się z koniecznością powiększania działu administracji, jednak to właśnie jest konsekwencją korzystania ze starszych systemów. Operatorzy bazujący na ręcznych procesach w coraz szybszym tempie tracą swoją pozycję rynkową.
Wniosek jest jednoznaczny: w sytuacji, gdy konkurenci wdrażają cyfryzację i optymalizację, utrzymywanie przestarzałych procesów nie stanowi jedynie przejawu nieefektywności, lecz staje się realnym zagrożeniem dla zyskowności i pozycji konkurencyjnej na trudnym rynku. To właśnie z tego powodu coraz większa liczba przedsiębiorstw transportowych decyduje się na wdrożenie inteligentnych platform chmurowych, takich jak Qargo.
„Po prezentacji platformy przez zespół Qargo dostrzegliśmy szansę na usprawnienie i optymalizację naszych procesów dzięki ich innowacyjnej technologii”.
– Gary McCarthy, dyrektor zarządzający w FMC Haulage
Jakie korzyści niesie ze sobą zmiana platformy na Qargo
1. Wprowadzanie zamówień obsługiwane przez AI: od skrzynki odbiorczej do zlecenia w kilka sekund
Tradycyjne podejście: ktoś czyta e-maila, otwiera PDF lub załącznik i ręcznie wpisuje wszystko do systemu TMS. Za każdym razem.
System Qargo: moduł Qargo Intelligence (Qi) automatycznie analizuje wiadomości e-mail zleceniodawców oraz dołączone dokumenty PDF, pozyskując kluczowe dane i tworząc zlecenia w trybie natychmiastowym, a przy tym adaptując się do indywidualnych formatów stosowanych przez klientów.
✅ Oszczędność do 2 godzin na planistę dziennie. Dzięki temu zespół może skoncentrować się na planowaniu operacji zamiast na pracy administracyjnej.
✅ 90% skuteczności w generowaniu zleceń, z ograniczeniem konieczności wielokrotnych korekt i wymiany informacji
✅ Automatycznie obsługuje masowe przesyłanie danych przy większych wolumenach
„System TMS Qargo umożliwia nam bezproblemową skalowalność w miarę rozwoju działalności”.
– Wouter Hertogs, menedżer procesów w Jacobs Transport & Warehousing
2. Automatyzacja procesu fakturowania
Dotychczasowy sposób: planiści manualnie weryfikują dowody dostawy, podpisy oraz stawki za realizację zleceń, a następnie wystawiają faktury dla klientów i oczekują na faktury od podwykonawców przed ich rozliczeniem.
System Qargo: system automatycznie sprawdza dowody dostawy, stawki oraz podpisy, a następnie masowo generuje faktury sprzedażowe dla klientów oraz faktury zakupu dla podwykonawców, wykorzystując mechanizm samofakturowania.
✅ 65% mniej czasu spędzonego na przetwarzaniu faktur
✅ Szybsze płatności dla podwykonawców i automatyczne tworzenie faktur zakupu
„Korzystanie z Qargo pozwoliło nam ograniczyć liczbę nadgodzin o ponad osiem godzin dziennie”.
– Pete Holden, dyrektor ds. IT, Anglia Freight
3. Inteligentniejsze zarządzanie dokumentami
Tradycyjne podejście: skanowanie dokumentów. Nadawanie nazw plikom. Archiwizowanie. Zapominanie, gdzie jest dokument. Powtarzanie.
System Qargo: dokumenty są przetwarzane automatycznie i porządkowane według zleceń.
✅ Obsługa dokumentów szybsza o 70%
✅ 70% zleceń kierowanych jest od razu do procesu obsługi. Pracownicy zespołów obsługują wyłącznie nietypowe wyjątki.
4. Zoptymalizowane planowanie trasy
Dotychczasowy sposób: korzystanie z arkuszy kalkulacyjnych, dokumentów papierowych oraz decyzji podejmowanych głównie na podstawie intuicji.
System Qargo: optymalizacja tras w czasie rzeczywistym wspierana przez AI (sprawdź, jak to działa)
✅ Mniej pustych przebiegów, niższe koszty paliwa, lepsza wydajność w przedziałach czasowych.
✅ Anglia Freight zaoszczędziła ponad 200 000 mil rocznie po przejściu na Qargo.
5. Widoczność w czasie rzeczywistym
Dotychczasowy sposób: ograniczone możliwości monitorowania, fragmentaryczne informacje, sfrustrowani klienci.
System Qargo: scentralizowany podgląd wszystkich zleceń, pojazdów oraz podwykonawców, uzupełniony o dedykowane portale dla klientów i partnerów podwykonawczych.
✅ Mniej telefonów do zespołu pomocy
✅ Większa satysfakcja klientów
„Portal klienta Qargo zwiększył naszą satysfakcję klientów, zapewniając przejrzystość i kontrolę nad każdą przesyłką”.
– Pieter Engels, założyciel PE Express
6. Zrównoważony rozwój i zgodność z przepisami
Dotychczasowy sposób: sporządzanie raportów CRSD i ESG opiera się na manualnym przetwarzaniu danych oraz licznych szacunkach obarczonych dużą niepewnością.
System Qargo: kalkulacje emisji oparte na metodyce zgodnej z wytycznymi GLEC oraz standardami ISO.
✅ Ułatwienie zgodności z CSRD
✅ Zdobywaj zlecenia od klientów dbających o zrównoważony rozwój
„Qargo dostarcza poziom przejrzystości, precyzji, elastyczności, integralności danych, zgodności i zwinności, jakiego wymaga Uniserve.”
– Matt Dweh, kierownik ds. rozwiązań transportowych, Universe
7. Skalowalność i stabilność
Dotychczasowy sposób: systemy tracą wydajność, a czasami całkowicie przestają działać w miarę rozwoju przedsiębiorstwa lub pojawiania się nowych wymagań klientów.
System Qargo: platforma oparta na architekturze cloud-native, umożliwiająca pełne dopasowanie do indywidualnych procesów biznesowych i automatycznie skalująca się wraz z potrzebami organizacji.
✅ Przygotuj się na przyszłość dzięki technologii, która rozwija się razem z Tobą
✅ Elastyczne przepływy pracy dostosowane do warunków umów oraz wymagań klientów
8. Qargo Network – rozwiązanie umożliwiające bezproblemowe współdzielenie zadań
Tradycyjne podejście: telefony, e-maile i oddzielne systemy do koordynacji z partnerami oraz podwykonawcami.
System Qargo: wewnętrzne udostępnianie zleceń klientom Qargo, automatyczne aktualizacje statusu i śledzenie na bieżąco.
✅ Bezproblemowe przydzielanie pracy zaufanym partnerom
✅ Pełna widoczność w całym ekosystemie podwykonawców
9. Kontrola i weryfikacja jakości z wykorzystaniem AI
Dotychczasowy sposób: ręczne sprawdzanie każdego dokumentu w nadziei na wykrycie błędów, zanim zrobią to klienci.
System Qargo: system RAG (czerwony-bursztynowy-zielony) automatycznie ocenia jakość dokumentów i zgłasza niezgodności.
✅ Możesz skupić się tylko na zarządzaniu wyjątkami
✅ O 50% szybsze rozwiązywanie zapytań
10. Analityka firmowa i wzbogacanie danych
Dotychczasowy sposób: ręczne badanie firm, z notatkami rozproszonymi w wiadomościach e-mail, CRM i arkuszach kalkulacyjnych.
System Qargo: automatycznie generowane profile firm z analizami i podsumowaniami finansowymi, operacyjnymi i biznesowymi.
✅ Szybszy onboarding i analiza due diligence
✅ Mądrzejsze decyzje oparte na danych
11. Prawdziwe partnerstwo. Nie tylko dostawca oprogramowania
Dotychczasowy sposób: zakup produktu, oczekiwanie na odpowiedź na zgłoszenia, nadzieja na aktualizacje – ostatecznie.
System Qargo: cotygodniowe aktualizacje produktów, ciągłe innowacje oraz wdrożenie i wsparcie prowadzone przez ekspertów, gdy są najbardziej potrzebne.
✅ Pomoc wyznaczonych ekspertów ds. logistyki
✅ Długoterminowy partner zaangażowany w Twój sukces
„To nie tylko pakiet oprogramowania, ale także partner”.
– Geert D’hooghe, dyrektor generalny D’hooghe Lifting & Transport
Chcesz zostawić przestarzałe rozwiązania w przeszłości?
Zmiana nie musi być uciążliwa. Wiemy również, że jest to zniechęcające. Dlatego nasz zespół wdrożeniowy pod kierownictwem ekspertów współpracuje z Tobą na miejscu, praktycznie, na każdym kroku, aby zapewnić płynne przejście, z minimalnymi przestojami i maksymalnym wpływem.
Przenieśmy Twoje istniejące dane, stawki klientów i poprawimy przepływy pracy – jesteśmy tutaj, aby Ci pomóc.
„Qargo sprawia, że możemy zachować kontrolę nad naszym losem teraz i w przyszłości”.
– Armin Geense, kierownik projektu w Roosenboom
Skontaktuj się z nami już dziś, aby dowiedzieć się, jak Qargo może pomóc Ci uzyskać więcej z Twoich operacji… i pozostawić w tyle problemy związane z przestarzałymi systemami.
