Als containeroperator weet je hoeveel tijd je kwijt bent aan inloggen in je havensysteem. Je controleert de containerstatus, boekt een terminal of zoekt de juiste TAR/TAS-codes op. Dat telt op, zeker met een legacy-TMS dat niet integreert met havensystemen.
Je springt niet alleen tussen meerdere portalen. Het leidt ook tot dubbele gegevensinvoer, gemiste timeslots en chauffeurs die zonder code aan de poort staan. En je hebt geen overzicht meer op de order van boeking tot factuur.
In deze blog bekijken we hoeveel tijd en efficiëntie je wint met een gekoppeld TMS en port community system.
Wat een Port Community System precies is
Een port community system (PCS) is een neutraal, digitaal platform dat alle partijen verbindt die betrokken zijn bij het vervoer van goederen via een haven. Denk aan douaneautoriteiten, terminaloperatoren, rederijen, expediteurs, transporteurs en overheidsinstanties. Ze wisselen informatie uit via één gedeeld systeem, in plaats van elk met eigen, onderling onverenigbare tools te werken.
Portbase is hier het perfecte voorbeeld van. Het verbindt alle partijen die betrokken zijn bij het goederenvervoer via de haven van Rotterdam en de haven van Amsterdam.
Zonder PCS is gegevensuitwisseling gefragmenteerd en vaak papieren. Ze verloopt via telefoontjes, faxen en portalen, zonder structuur.
Voeg daar nog een apart systeem voor het beheer van je transport aan toe, en je dag gaat al snel op aan administratie en handmatig herinvoeren.
De uitdaging van een losgekoppelde TMS + PCS-opzet
Hoe ziet een gewone dag eruit als je werkt met meerdere systemen die niet met elkaar communiceren?
- Handmatig overtypen van boekingen en statuscontroles tussen systemen. Zonder integratie moet informatie minstens twee keer worden ingevoerd. Dat kost tijd en verhoogt het risico op fouten.
- Geen zicht op de containerstatus in je planningstool. Om nauwkeurig te plannen moet je weten wanneer schepen en containers aankomen, zodat je het volgende traject kunt organiseren. Dat wordt veel moeilijker als je alles moet controleren in meerdere portalen en sites.
- Vertraagde of gemiste timeslots, demurrage-risico en stilstaande chauffeurs op de terminal. Met twee aparte bronnen van “waarheid” zie je in je TMS niet of een terminal een slot accepteert, weigert of verschuift. Je bent afhankelijk van iemand die tijdig inlogt in het PCS om die informatie te zien.
- Verwerking van douanedocumenten (T1, MRN) als aparte handmatige klus. Documenten staan niet op één plaats en zijn niet rechtstreeks aan een order gekoppeld. Dat vergroot de kans op slordigheden en ontbrekende documenten.
Al deze taken hangen samen. Als één schakel in de keten misgaat, kan dat leiden tot dure fouten.
Door je havensysteem te integreren, neem je een groot deel van die handmatige last weg. Zo kun je je richten op taken die echt het verschil maken.
Hoe ziet “geïntegreerd” eruit?
Bij Qargo hebben we een robuust en gevarieerd ecosysteem van partners opgebouwd die met ons TMS verbinden. Portbase is een van die partners. Met de integratie verdwijnt het handmatige, portaalgebonden werk dat traditioneel tussen het transportplan en de terminal zit, en dat maakt het leven van onze klanten gemakkelijker.
Hoe werkt de integratie?
- Statusaanvragen: de live containerstatus komt rechtstreeks in de order terecht, zonder aparte opzoeking. Planners zien de aankomst en discharge-status meteen op de handling waarmee ze al werken. Ze hoeven niet meer te wisselen naar het Portbase-portaal of de terminal te bellen om te weten waar een container precies staat.
- Bezoekboeking en pre-notificatie: boek een bezoek en krijg automatisch een timeslot en TAR/TAS-code terug, gekoppeld aan de juiste handling. Zo vervalt een handmatige tussenstap: geen aparte boeking in het portaal, geen referentienummer dat je met de hand in het plan moet overtypen. En geen risico dat een chauffeur aankomt voor een slot dat nooit bevestigd werd.
- Secure Chain: digitale nominaties van verzenders/expediteurs komen rechtstreeks binnen, met automatische afhandeling van delegatie. Sinds Portbase’ Secure Chain het oude PIN-gebaseerde vrijgaveproces verving, kan alleen de digitaal genomineerde partij een container pre-notificeren en ophalen. Qargo verwerkt die nominatie en geeft de ophaling door aan de uitvoerende vervoerder. Niemand hoeft autorisatiegegevens opnieuw in te voeren of een vrijgavebericht per e-mail na te jagen. Indien beschikbaar, kunnen uitgebreide vrachtbriefgegevens ook via Secure Chain worden opgehaald en worden opgenomen in het TMS-dossier dat aan de boeking is gekoppeld
- Timeslotoptimalisatie: in plaats van het eerste beschikbare slot op het moment van boeking vast te leggen, kan het systeem blijven zoeken naar een slot dat beter in het plan past. Zo hoeven chauffeurs minder te wachten op een venster dat nooit echt goed paste. Dit werkt momenteel per terminal en is dus nog maar beschikbaar bij een selectie van terminals.
Het grotere plaatje
Door je TMS en PCS te integreren, in dit geval Qargo en Portbase, creëer je meer dan een flow van boeking naar terminal. Je krijgt de volledige flow van order tot factuur.
Dankzij onze integraties kunnen transportbedrijven met Qargo de volledige transportcyclus op één plaats beheren: orderinvoer → planning → uitvoering/POD (Proof of Delivery) → facturatie.
Onze PCS-integratie haalt er nog een handmatige overdracht uit, en al het gehop tussen portalen.
Deze transparantie en dit inzicht zijn waardevol, ongeacht de grootte van je bedrijf. Ze worden nog belangrijker naarmate je volumes groeien. De last van losgekoppelde systemen groeit immers mee met je activiteiten, hij verdwijnt er niet door.
Wil je meer weten over hoe de integratie van Qargo met Portbase je containerflows efficiënter kan maken? Schrijf je in voor onze gezamenlijke webinar op 21 oktober 2026 en hoor het van onze experten.
