En tant que transporteur de conteneurs, vous savez à quel point vous perdez de temps à vous connecter à votre système portuaire pour vérifier le statut d’un conteneur, réserver un créneau au terminal, ou obtenir des codes TAR/TAS. Tout cela s’accumule. Surtout si vous travaillez avec un TMS historique qui ne s’intègre à aucun système portuaire.
Non seulement cela signifie devoir naviguer entre plusieurs portails, mais cela entraîne une double saisie de données, des créneaux manqués, des chauffeurs qui attendent au portail sans code, et aucune vue unifiée de la commande, de la réservation jusqu’à la facturation.
Dans ce blog, nous allons voir combien de temps et d’efficacité vous pouvez gagner en connectant votre TMS et votre système communautaire portuaire.
Ce qu’est réellement un système communautaire portuaire
Un système communautaire portuaire (Port Community System, PCS) est une plateforme numérique neutre qui relie toutes les parties impliquées dans l’acheminement des marchandises à travers un port (autorités douanières, opérateurs de terminaux, compagnies maritimes, transitaires, transporteurs et administrations) afin qu’elles puissent échanger des informations via un système partagé unique, au lieu que chaque partie utilise des outils séparés et incompatibles.
Portbase est l’exemple parfait d’un PCS, connectant toutes les parties impliquées dans le transport de marchandises via le port de Rotterdam et le port d’Amsterdam.
Sans PCS, l’échange de données est fragmenté et souvent basé sur le papier – passant par des appels téléphoniques, des fax et des portails, sans réelle structure.
Ajoutez à cela un système séparé pour gérer votre transport, et votre journée est rapidement absorbée par des tâches administratives et de la ressaisie manuelle.
Le défi d’unTMS + PCS déconnecté
Alors, à quoi ressemble une journée type lorsqu’on travaille avec plusieurs systèmes qui ne communiquent pas entre eux ?
- Ressaisie manuelle des réservations et des vérifications de statut entre systèmes. Sans intégration, l’information doit être saisie au moins deux fois, ce qui coûte du temps et augmente le risque d’erreurs.
- Aucune visibilité sur le statut des conteneurs dans votre outil de planification. Pour planifier avec précision, vous devez savoir quand les navires et les conteneurs arrivent afin d’organiser le tronçon de transport suivant, mais cela devient bien plus compliqué lorsqu’il faut croiser plusieurs portails et sites.
- Créneaux retardés ou manqués, risque de surestaries, temps d’attente des chauffeurs au terminal. Avec deux sources de « vérité » distinctes, impossible de voir dans votre TMS si un terminal accepte, refuse ou décale un créneau. Il faut compter sur le fait que quelqu’un se connecte à temps au PCS pour voir cette information.
- Gestion des documents douaniers (T1, MRN) comme une tâche manuelle séparée. La documentation n’est pas stockée en un seul endroit ni directement liée à une commande, ce qui augmente le risque d’erreurs ou de documents manquants.
Toutes ces tâches sont interdépendantes, et si un seul maillon de la chaîne dysfonctionne, cela peut entraîner des erreurs coûteuses. Et c’est du temps qui aurait pu être consacré à la gestion des exceptions.
Intégrer votre système portuaire allège considérablement cette charge manuelle et vous permet de vous concentrer sur les tâches qui ont un réel impact.
À quoi ressemble une intégration réussie
Chez Qargo, nous avons construit un écosystème de partenaires solide et varié qui se connecte à notre TMS. Portbase est l’un de ces partenaires avec lequel nous nous intégrons pour simplifier le quotidien de nos clients, en supprimant le travail manuel, basé sur des portails, qui se situe traditionnellement entre le plan de transport et le terminal.
Comment fonctionne l’intégration ?
- Demandes de statut
Le statut du conteneur en direct est directement récupéré dans la commande, sans recherche séparée. Les planificateurs voient l’arrivée et le statut de décharge directement sur le traitement qu’ils sont déjà en train de gérer, au lieu de changer d’onglet vers le portail Portbase ou d’attendre un appel téléphonique au terminal pour confirmer où se trouve réellement un conteneur. - Réservation de visite et pré-notification
Réservez une visite et obtenez automatiquement un créneau horaire ainsi qu’un code TAR/TAS, associés au traitement concerné. Cela élimine un aller-retour manuel : pas de réservation séparée sur un portail, pas de copie manuelle du numéro de référence dans le plan, et aucun risque qu’un chauffeur se présente à un créneau qui n’a en réalité jamais été confirmé. - Secure Chain
Les désignations numériques des expéditeurs/transitaires arrivent directement dans le système, avec une délégation gérée automatiquement. Depuis que la Secure Chain de Portbase a remplacé l’ancien processus de libération basé sur un code PIN, seule la partie désignée numériquement peut pré-notifier et collecter un conteneur. Qargo traite cette désignation et transmet l’enlèvement tout au long de la chaîne, jusqu’au transporteur exécutant, sans que personne n’ait à ressaisir les détails d’autorisation ou à réclamer une note de libération par e-mail. Lorsqu’elles sont disponibles, les données détaillées du manifeste peuvent également être récupérées via Secure Chain et intégrées au dossier TMS associé à la réservation. - Optimisation des créneaux horaires
Plutôt que de figer le créneau disponible au moment de la réservation, le système peut continuer à rechercher un créneau mieux adapté au plan, les chauffeurs passent ainsi moins de temps à attendre un créneau qui, de toute façon, ne convenait pas parfaitement. Cette fonctionnalité fonctionne actuellement terminal par terminal, et n’est donc disponible que dans certains terminaux pour le moment.
Une vision d’ensemble
En intégrant votre TMS et votre PCS (dans ce cas, Qargo et Portbase) vous créez non seulement un flux réservation-terminal, mais bien tout le flux commande-facturation.
Grâce à nos intégrations, Qargo permet aux opérateurs de transport de gérer l’ensemble du cycle de transport en un seul endroit : réception de la commande → planification → exécution/POD → facturation.
Et notre intégration PCS supprime une transmission manuelle supplémentaire, ainsi que tous les allers-retours entre portails, dans cette chaîne.
Ce niveau de transparence et de visibilité est précieux quelle que soit la taille de votre entreprise, mais devient encore plus déterminant à mesure que les volumes augmentent. Après tout, la difficulté liée à des systèmes déconnectés croît avec votre activité, elle ne s’atténue pas.
Envie d’en savoir plus sur la façon dont l’intégration entre Qargo et Portbase peut rendre vos flux de conteneurs plus efficaces ? Contactez-nous pour échanger avec nos experts.
