„System TMS Qargo umożliwia nam bezproblemową skalowalność w miarę rozwoju działalności”.
W sektorze transportu często pojawia się pytanie: co się dzieje, gdy Twoje ambitne plany nie są realizowane z powodu ograniczeń dotychczasowego systemu TMS? „To proste” – mówią w Jacobs Transport. „Albo szybko się dostosowujesz, albo ryzykujesz, że znajdziesz się w tarapatach”.
Od ponad 90 lat firma Jacobs Transport nieustannie się adaptuje, dzięki czemu stała się wiodącym specjalistą w zakresie wysyłki pełnych ładunków (FTL) w Belgii, Holandii, Niemczech i Francji. Dysponuje flotą 95 ciężarówek i ma w planach zakup 15 kolejnych. Niedawna ekspansja firmy na rynku stanowi zarówno dużą szansę rozwoju, jak i poważne wyzwanie operacyjne – ogromna flota zostanie w pełni wykorzystana.
Wraz ze zmianą siedziby ten ambitny plan rozwoju stał się siłą napędową decyzji o znalezieniu nowego dostawcy TMS. „Z poprzedniego systemu TMS korzystaliśmy przez pięć lat, ale z czasem zauważyliśmy rosnący rozdźwięk między naszymi celami biznesowymi a możliwościami systemu” – wyjaśnia Wouter Hertogs, kierownik ds. procesów.
Główne wyzwania
- Ograniczone funkcje i dodatkowe koszty
Wouter wyjaśnił, że za każdym razem, gdy prosił o nowe funkcje lub ulepszenia – szczególnie w obszarach takich jak sztuczna inteligencja – często mówiono mu, że takie zmiany nie są częścią umowy „i że jeśli ich potrzebujemy, będziemy musieli zapłacić za ich wdrożenie”. - Ograniczenia integracji
Rozwiązanie musiało być również kompatybilne z systemem zarządzania transportem Transporeon: „Korzystamy z platformy Transporeon przede wszystkim w celu obsługi jednego głównego klienta, który składa swoje zamówienia wyłącznie za jej pośrednictwem. Potrzebowaliśmy więc prostej integracji z naszym nowym rozwiązaniem TMS”. Poprzedni system TMS był połączony z Transporeon, ale jakość i użyteczność integracji pozostawiały wiele do życzenia. - Wyzwania związane z monitorowaniem i zasobami
Jednym z największych wyzwań związanych z poprzednim systemem TMS było zarządzanie zasobami, a dokładniej monitorowanie naczep i ich statusu. „Ponieważ regularnie łączymy i rozłączamy naczepy w różnych miejscach w całej Belgii, każdego dnia potrzebowaliśmy jednej lub półtorej godziny, aby ręcznie zaktualizować i zweryfikować listę pełnych i pustych naczep w kilku różnych systemach – to naprawdę czasochłonna praca”.
Rosnącą nieefektywność, większe koszty niezbędnych modernizacji i problematyczna integracja z kluczowymi platformami sprawiły, że pracownicy Jacobs Transport zdali sobie sprawę z ograniczeń dotychczasowego systemu TMS. Czasochłonne procesy w połączeniu z ograniczoną zdolnością adaptacji systemu i wyzwaniami związanymi z integracją oznaczały jedno – potrzebne było elastyczniejsze i zorientowane na przyszłość rozwiązanie. Zaczęto szukać systemu TMS, który nie tylko usprawniałby operacje, ale także potrafił rozwijać się wraz z firmą oraz oferował pełną przejrzystość i kontrolę nad całym procesem logistycznym, od wprowadzania zamówień po fakturowanie.
Rozwiązanie
Wouter odkrył Qargo dwa lata wcześniej na targach w Antwerpii. Nawiązał również kontakt z byłym współpracownikiem, który nie tylko miał dużą wiedzę na temat TMS, ale sam wdrożył już Qargo TMS. „Jego spostrzeżenia odegrały kluczową rolę w przekonaniu mnie do nawiązania współpracy z Qargo” – mówi Wouter. „Według niego przejście na nowy system przebiegło wyjątkowo dobrze, więc zachęcił mnie do podjęcia ryzyka”.
Dzięki tej rekomendacji Wouter postanowił sprawdzić, czy Qargo spełnia wszystkie wymagania Jacobs Transports. Personel Qargo wyjaśnił, że dzięki odpowiedniemu rozwiązaniu i danym – takim jak dokładne informacje o kierowcach i zamówieniach – można łatwo uzyskać dostęp do wszystkich istotnych informacji w jednym widoku, co pozwala zaoszczędzić dużo czasu i pieniędzy. Firma Jacobs Transport zdecydowała się na wdrożenie Qargo.
Personel wdrożeniowy Qargo współpracował z zespołem na miejscu i zadbał o to, aby przejście na nowy system sprawiało jak najmniej kłopotów. Platforma została wdrożona w dość stresującym – ale udanym – tygodniu (bez utraty zamówień!) i już przynosi znaczne zyski.
Wyniki
- Oszczędność czasu
„Już teraz widzimy, ile czasu oszczędzamy. Ręczna aktualizacja list naczep zajmowała nam nawet półtorej godziny każdego dnia”. Dzięki Qargo i lepszej integracji z platformą Transporeon proces ten jest teraz w pełni zautomatyzowany i pozwala zaoszczędzić cenny czas. „Szacujemy, że oszczędność czasu wynosi około 5 godzin tygodniowo, ale wciąż jesteśmy na bardzo wczesnym etapie po wdrożeniu systemu, więc liczba ta może się zmienić”. - Efektywność planowania
Kolejną ważną korzyścią operacyjną jest łatwość planowania działań w całej firmie. „Wszystkie informacje są skonsolidowane w jednym systemie” – wyjaśnia Wouter. „Dzięki temu proces planowania jest znacznie płynniejszy i bardziej wydajny. Wszystko jest dostępne w jednym widoku, co eliminuje potrzebę ręcznego wykonywania wielu czynności oraz niepewność związaną ze starym systemem”. - Solidna integracja z platformą Transporeon
Pełna integracja z platformą Transporeon również uprościła procesy. Wcześniej jakość połączenia nie była – i nie mogła być, zważywszy na ograniczenia poprzedniego systemu TMS – w pełni zoptymalizowana. „Zaobserwowaliśmy znaczną poprawę wydajności” – wyjaśnia Bart Tilmans, dyrektor generalny Jacobs Transport. „Bezproblemowa integracja Qargo i Transporeon zmniejszyła obciążenie pracą ręczną i pozwoliła nam zmaksymalizować wydajność floty, jednocześnie zapewniając naszym klientom bardziej proaktywną i przejrzystą obsługę”.
„TIAP, platforma integracji firmy Transporeon, pozwala nam zachować elastyczność i reagować na zmieniające się wymagania łańcucha dostaw, a jednocześnie podtrzymywać nasze zaangażowanie w jakość i niezawodność”.
Bart Tilmans, dyrektor generalny Jacobs Transport
- Poprawa dokładności i wydajności
Fakturowanie – jeden z najważniejszych procesów – stało się znacznie wydajniejsze: „Dzięki scentralizowaniu wszystkich danych w Qargo możemy teraz pracować na jednej platformie, co w dużym stopniu upraszcza fakturowanie. Ta unifikacja wyeliminowała błędy występujące podczas wyszukiwania brakujących informacji”. - Mniej zapytań klientów, większa samowystarczalność
Zespół Jacobs uważa, że skuteczna funkcja wyszukiwania Qargo jest niezwykle pomocna – klienci również odnoszą z niej korzyści. „W portalu klienta klienci mogą samodzielnie uzyskać dostęp do potrzebnych informacji, co znacznie zmniejsza liczbę połączeń i e-maili, które otrzymujemy. To dopiero początek, ale szacujemy, że liczba zapytań klientów spadła o około 30%, co pozwoliło naszemu zespołowi zaoszczędzić około 3 godzin tygodniowo”.
Głównym powodem wyboru Qargo był nowoczesny i przyjazny dla użytkownika interfejs oraz bardziej intuicyjna i skuteczna obsługa”.
Przyszłość
Zespół Jacobs Transport bardzo pozytywnie ocenia współpracę z Qargo. „Nawet teraz, trzy miesiące później, widzimy ciągłe ulepszenia. Qargo nieustannie aktualizuje swoje rozwiązania, szuka nowych i lepszych funkcji, naprawdę dba o nasze cele”.
Co równie ważne, w przeciwieństwie do poprzedniego dostawcy TMS, za każdym razem, gdy firma przekazuje informacje zwrotne lub prosi o nowe funkcje, „szybko otrzymujemy odpowiedzi, a zespół Qargo często sprawdza lub publikuje aktualizacje, aby zaspokoić nasze potrzeby. To poczucie partnerstwa jest jednym z kluczowych powodów, dla których nadal korzystamy z Qargo”.
Taka elastyczność i zdolność reagowania są szczególnie ważne w branży, która nieustannie się zmienia i może w przypadku niektórych przewoźników stwarzać niemałe problemy. Na przykład zeszłego lata Wouter rozmawiał z kilkoma firmami transportowymi, które nadal korzystają ze starszych systemów TMS. Wkrótce zdał sobie sprawę, że największa obawa przed zmianą dostawcy wiązała się z postrzeganiem zakłóceń w ustalonych przepływach pracy i procedurach finansowych. „Dość często słyszałem: »Dziś działa dobrze, więc po co to zmieniać?«” – wspomina Wouter. „Jest to zrozumiałe, ale jeśli chcesz się rozwijać i iść naprzód, musisz się dostosować. I to właśnie zrobiła firma Jacobs Transport”.
„Na pewno będziemy w przyszłości rozwijać i umacniać tę wspaniałą współpracę z Qargo”.