„Qargo stara się ulepszać swoją ofertę i dostosowywać się do potrzeb klientów”.
Macauley Christopher – menedżer ds. relacji z klientami – Premier Logistics (UK) LTD
W ciągu ostatnich 20 lat firma transportowa Premier Logistics odnotowała znaczny wzrost, w związku z czym zatrudnia obecnie 75 pracowników, dysponuje 40 pojazdami, 85 przyczepami i obiektem o powierzchni 200 000 stóp kwadratowych. Powstało pytanie: w jaki sposób przewoźnik może zabezpieczyć swój sukces na następne dwie dekady?
Poleganie na dotychczasowych procesach stawało się coraz bardziej nieopłacalne, ponieważ operacje Premier Logistics zależały od przestarzałej platformy i ciągłego korzystania z programu Excel. „Klienci składali zamówienia na dotychczasowej platformie, podczas gdy my sami planowaliśmy operacje floty przewozowej na ogólnym poziomie w programie Excel” – wyjaśnia Macauley Christopher, menedżer ds. relacji z klientami w Premier Logistics. „Oznaczało to, że duplikowaliśmy pracę – i to musiało się zmienić”.
Koniec i kropka
Decyzja o zmianie sposobu działalności firmy z siedzibą w Leicestershire została przyspieszona, gdy dotychczasowy dostawca TMS, z którym firma Premier Logistics współpracowała przez niemal 15 lat, został wykupiony. Początkowo wydawało się, że nowy właściciel platformy zaoferuje wszystkie funkcje potrzebne do przekształcenia zaplecza firmy.
Jednak po sześciu tygodniach od rozpoczęcia procesu wdrożenia stało się jasne, że niektóre złożone obietnice nie zostaną zrealizowane w sposób zadowalający. Zaufanie do dostawcy jeszcze bardziej osłabił fakt, że padł on ofiarą cyberataku. „To było tak, jakby ktoś nam powiedział, że kontynuowanie współpracy z tym dostawcą nie jest właściwym rozwiązaniem, więc poszliśmy własną drogą” – wspomina Macauley.
Nowy początek
Rozpoczęto poszukiwania na rynku TMS w celu ustalenia, które rozwiązania w pełni zaspokajają potrzeby branży transportowej. Zadanie Macauleya było proste: zmniejszyć obciążenie administracyjne i poprawić wydajność operacyjną, aby wesprzeć rozwój firmy, a wszystko to bez polegania wyłącznie na dodatkowych pracownikach. Kolejnym kluczowym dla podjęcia decyzji obszarem był komfort klientów. Firma chciała zapewnić im pełną widoczność każdego zamówienia, aby mogli śledzić informacje na żywo i ostatecznie przekazywać je swoim własnym klientom.
W ramach procesu selekcji Macauley opublikował post na LinkedIn, prosząc swoich kolegów z branży o polecenie systemu TMS. W odpowiedziach kilkakrotnie wymieniono Qargo, a po otrzymaniu kolejnego e-maila od samej firmy Qargo, Macauley zgodził się spotkać z jej zespołem.
Spotkanie zrobiło na nim duże wrażenie – przedstawiono mu szeroką gamę funkcji, które przynoszą użytkownikom Qargo wymierne korzyści. „Po pierwsze, jest to system oparty na chmurze, więc nie było potrzeby korzystania z lokalnego serwera” – mówi Macauley. „Byłem również pod wrażeniem możliwości integracji platformy z innymi systemami, takimi jak system monitorowania”.
Macauley docenił też sposób, w jaki aplikacja dla kierowców Qargo została zintegrowana z platformą. Przykładowo, platforma dawała firmie Premier Logistics i jej kierowcom – za pośrednictwem aplikacji mobilnej – możliwość aktualizowania informacji o dostawie, a także pozwalała głównemu biuru zarządzać wieloodcinkowym przejazdem w ramach pojedynczego zlecenia.
„Aplikacja dla kierowców była rewolucyjna, ponieważ nigdy wcześniej nie mieliśmy takich możliwości”.
Macauley Christopher – menedżer ds. relacji z klientami – Premier Logistics (UK) LTD
Właściwi ludzie
Choć te główne funkcje były naprawdę ważne, największe wrażenie zrobił na Macauleyu sam zespół Qargo: „Gdy poznajesz ludzi, możesz czasami stwierdzić, że to właśne »te« osoby” – wyjaśnia.
„Pracownicy Qargo byli bezpośredni i bardzo otwarci. Co najważniejsze, byli szczerzy, jeśli chodzi o obszary, w których system nadal wymagał poprawy. Qargo nigdy nie próbowało przedstawić swojej platformy jako »idealnego systemu«, ponieważ takie rozwiązanie nie istnieje”.
Właśnie dzięki tej przejrzystości Macauley zdecydował się na wdrożenie platformy Qargo do Premier Logistics. Aby ułatwić proces wdrażania, Macauley postanowił zmapować wewnętrzne procesy swojej firmy. Ta „mapa drogowa” została następnie wprowadzona do piaskownicy Qargo. Dzięki temu Macauley mógł przetestować platformę, dodając kierowców, cenniki i inne kluczowe informacje. Zidentyfikował w ten sposób wszystkie korzyści i oszczędności, a także potencjalne punkty krytyczne jeszcze przed uruchomieniem.
Na celowniku
Środowisko piaskownicy umożliwiło Macauleyowi zademonstrowanie każdemu działowi Premier Logistics, jak działa platforma i jak z niej korzystać. To integracyjne środowisko było niezbędne nie tylko do przeprowadzenia szkolenia, ale także do zmiany kultury samej firmy.
W końcu pracownicy Premier Logistics korzystali z poprzedniego rozwiązania TMS przez ponad dziesięć lat. „Powiedzenie »trudno się wyzbyć starych nawyków« jest bardzo trafne” – mówi Macauley. „Przekonanie personelu, że Qargo może im przynieść korzyści i usprawnić ich pracę było prawdziwym wyzwaniem”.
„Mogłem jednak pokazać członkom zespołu, że nie będą już musieli wysyłać wiadomości o czasie rozpoczęcia oddzielnie do każdego z 50 kierowców – mogliby to zrobić jednym kliknięciem”.
„Jak wszystko, co nowe, zmiana może być bardzo trudna do zaakceptowania, ale oferta Qargo pomogła zmienić sposób postrzegania procesów w firmie”.
Macauley Christopher – menedżer ds. relacji z klientami – Premier Logistics (UK) LTD
Czas ma znaczenie
Macauley zdecydował się na wdrożenie systemu w okresie świątecznym, między Bożym Narodzeniem a Nowym Rokiem 2023 r., czyli w czasie, gdy tradycyjnie realizuje się znacznie mniej dostaw. Oznaczało to, że platforma Qargo mogła zostać uruchomiona bez ryzyka poważnych zakłóceń w działalności, gdyby pojawiły się jakiekolwiek problemy.
„W dniu uruchomienia systemu dwóch pracowników Qargo spędziło u nas cztery dni, pracując na 10-godzinnych zmianach, aby upewnić się, że wszystko działa prawidłowo” – wspomina Macauley. „Współpracowali oni również z personelem Premier Logistics, który potrzebował największego wsparcia podczas wdrażania systemu.”
Korzyści
Korzyści z wprowadzenia zmiany w Premier Logistics były widoczne już w połowie 2024 roku. „Na stałe rozwiązaliśmy problem duplikowania danych” – mówi Macauley. „Dzięki temu prawdopodobnie oszczędzamy dwie godziny dziennie na osobę. Możliwość masowego wysyłania godzin rozpoczęcia pracy do kierowców pozwala zaoszczędzić około 30–45 minut dziennie”.
Premier Logistics nie musi już codziennie wysyłać 10–15 plików w formacie Excel do specjalisty ds. dystrybucji towarów w Palletforce, co pozwala zaoszczędzić jeszcze więcej czasu. W przyszłości firma chce przestać korzystać z systemu Palletforce. Zamiast tego będzie polegać na Qargo, aby wchodzić w interakcje z usługą i zaoszczędzić czas, jaki klienci spędzają na przechodzeniu z jednego systemu do drugiego. Pozytywne opinie klientów pozwalają upewnić się, że wybór Qargo był dobrą decyzją.
Kujmy żelazo, póki gorące
Macauley uważa, że oferta Qargo idealnie wspiera plany dalszego rozwoju Premier Logistics. „Chcemy dodać inne firmy do naszej grupy. Przejmując przedsiębiorstwo, wiemy, że możemy zintegrować je z naszym systemem Qargo i zachować całkowitą widoczność i kontrolę” – mówi.
Co najważniejsze, taki poziom elastyczności i przejrzystości stawia firmę w pozycji odpowiedniej do tego, aby skutecznie sprostać możliwościom i wyzwaniom przyszłości. Mamy nadzieję, że za 20 lat będziemy mogli spotkać się z Premier Logistics, aby wspólnie świętować 40-lecie firmy.
„Jesteśmy bardzo pozytywnie nastawieni do Qargo i będziemy korzystać z tej platformy tak długo, jak będzie działać”.