Pas seulement un progiciel, mais aussi un véritable partenaire.
— Geert D’hooghe, propriétaire
D’hooghe Lifting & Transport a retrouvé une vue complète sur l’ensemble de ses opérations de transport grâce à Qargo
Avant que Geert D’hooghe ne découvre Qargo, son entreprise fonctionnait principalement avec Microsoft Office : agenda Outlook, Excel, e-mails, etc. Le processus semblait fonctionner, mais il nécessitait de saisir les mêmes données quatre fois, ce qui était extrêmement chronophage et augmentait fortement les risques d’erreurs. Le moment était venu de passer à un TMS.
Geert explique : « Nous recherchions un programme capable de tout faire : compilation des devis, planification, facturation, post-calcul et pré-facturation pour nos sous-traitants. Je n’avais que deux exigences de base : le système devait être entièrement basé sur le cloud, et nous ne voulions pas de serveurs ou d’ordinateurs de bord. »
Cette dernière condition posait un problème à de nombreux acteurs du marché. « La plupart des fournisseurs ne proposent pas d’applications mobiles et leurs systèmes fonctionnent avec des ordinateurs de bord qui coûtent 500 euros l’unité, alors qu’aujourd’hui presque tout le monde possède un smartphone. De plus, nous travaillons avec des affréteurs indépendants, et ils n’ont pas d’ordinateurs de bord. »
Même l’exigence du cloud n’allait pas de soi. « On nous a souvent proposé de tout basculer dans le cloud, mais cela impliquait de payer des dizaines de milliers d’euros. » Finalement, Geert a réduit son choix à quatre systèmes à tester. La phase d’essai était en cours lorsque Qargo a frappé à la porte. « Après quelques discussions et une démo, nous avons décidé assez rapidement de les choisir et je n’ai pas regretté cette décision. »
La convivialité du logiciel a été le facteur décisif. « Il est simple et accessible. Imaginez que quelqu’un de nouveau commence à travailler chez vous demain. Eh bien, cette personne pourrait être opérationnelle après une seule journée de formation. C’était la principale différence avec les autres systèmes. Avec Qargo, on peut saisir une commande en quelques clics, alors qu’ailleurs, il fallait parfois cliquer six ou sept fois avant de commencer. C’est à ce moment-là que nous avons su que Qargo était la solution pour nous. »
D’un système dispersé à un système tout-en-un
Dans le passé, les commandes arrivaient par SMS, WhatsApp, e-mail ou téléphone. Geert, souvent sur la route, avait du mal à centraliser toutes ces informations. « Nous les regroupions dans l’agenda Outlook, mais cela ne donnait pas une bonne vue d’ensemble. Quant aux clients, je les avais tous en tête. Le fait de ne pas avoir de système centralisé posait problème, notamment pour les commandes urgentes. Je recevais la commande, j’utilisais le système de suivi pour trouver le chauffeur le plus proche et je l’appelais. Mais ces commandes n’étaient pas écrites, et quelques semaines plus tard, lorsqu’il fallait facturer, il fallait retracer ce qui s’était passé. »
Avec Qargo, ce problème a disparu. « Dès qu’une commande est créée dans le système, même si elle n’est qu’au stade de devis, elle ne peut plus être supprimée. Par le passé, nous recevions parfois des factures que nous ne pouvions relier à rien, et cela ne se produit plus. Nous pouvons aussi ajouter plusieurs pièces jointes à la commande : e-mails, affectations, informations de planification, etc., ce qui centralise tout. Avant, des notes restaient sur un bureau, des messages passaient par WhatsApp, et certaines commandes n’étaient reçues qu’oralement. Désormais, tout est regroupé et facilement vérifiable. »
Facturation rapide
Aujourd’hui, tout est entièrement informatisé, et D’hooghe peut facturer les missions beaucoup plus rapidement. « Le principal retour de mon personnel, c’est que nous avons retrouvé une vue d’ensemble complète du processus de facturation. Nous savons exactement ce qui doit être facturé et ce qui l’a déjà été. » Résultat : le processus est deux fois plus rapide, la période entre l’exécution de la mission et l’envoi de la facture ayant été réduite de moitié. « Si quelque chose manque, nous le remarquons beaucoup plus tôt. Notre trésorerie s’est considérablement améliorée. »
Un service d’assistance utile
Les collaborateurs qui utilisent le logiciel 4 à 6 heures par jour se sont vite familiarisés avec Qargo. Geert souligne l’importance du support : « Il y a toujours des questions, mais elles sont résolues rapidement. Avec d’autres fournisseurs, cela peut traîner, mais chez Qargo, ils vous aident immédiatement. Et si la solution n’est pas immédiate, ils en trouvent une provisoire en attendant. Nous avons vraiment l’impression d’avoir un logiciel conçu sur mesure. À chaque demande, Qargo cherche toujours une réponse ou un moyen d’y parvenir. »
Croissance de l’entreprise
D’hooghe Lifting & Transport a beaucoup évolué ces derniers mois, ce qui a nécessité des efforts considérables. « Notre chiffre d’affaires a augmenté de 40 % depuis que nous travaillons avec Qargo. Sans Qargo, il aurait fallu plus de temps et de personnel pour atteindre cette croissance. Comme notre activité a fortement progressé, la charge administrative reste importante, mais si le volume de travail était resté le même, nous aurions certainement réduit le temps d’administration de moitié. »
« La croissance opérationnelle est une chose, mais j’ai sous-estimé la lourdeur administrative malgré mes nombreuses années d’expérience dans le secteur », conclut Geert. « Il y a tellement d’éléments à gérer que nous avons délibérément choisi de nous associer à Qargo pour digitaliser l’entreprise à tous les niveaux. Et nous avons eu beaucoup de chance de trouver le bon partenaire pour cela. »