Deny Logistics

C’est très intuitif. On passe à l’étape suivante sans même y penser. – Gudrun, copropriétaire et directrice des opérations, Deny Logistics BV

À propos de Deny Logistics

Deny Logistics BV est un prestataire logistique tiers (3PL) et transitaire belge fondé sur un modèle simple mais essentiel : un service dédié, quelle que soit la taille des expéditions. Entreprise familiale dirigée par Gudrun et son mari, la société gère une gamme complète de services de transport routier, maritime et aérien, ainsi que des services d’entreposage et de dédouanement.

Ce qui distingue véritablement Deny Logistics, c’est son créneau. L’entreprise est spécialisée dans les produits chimiques et les marchandises dangereuses, stockant une forte proportion de produits classés ADR et coordonnant les flux de transport complexes qui y sont associés. Ses clients, dont beaucoup stockent entre 1 000 et 5 000 palettes, choisissent Deny Logistics pour la flexibilité et le service sur mesure qu’elle offre.

En tant que prestataire 3PL pur, Deny Logistics organise et achète le transport pour le compte de ses clients, ce qui rend l’efficacité, la visibilité et la coordination des dossiers d’expédition essentielles à toutes ses activités.

Le défi

Deny Logistics utilisait depuis des années un autre système de gestion du transport (TMS). Reposant sur une ancienne plateforme Windows, celui-ci ne disposait pas de fonctionnalités cloud, offrait des options d’intégration limitées et aurait nécessité un investissement considérable rien que pour le mettre à jour.

Ce manque se faisait surtout sentir au sein des équipes chargées des conteneurs et du fret maritime. Travaillant en binôme, ces équipes géraient des dossiers d’expédition complexes, principalement sur papier, en suivant ce qui avait été fait, ce qui restait à faire et ce qui dépendait de tiers, sans vue d’ensemble numérique claire. Si l’un des membres du binôme était absent, la charge de travail de l’autre devenait ingérable.

Nous recherchions une solution plus moderne, basée sur le cloud et compatible avec l’OCR et les nouvelles technologies. Le système doit vous accompagner dans les étapes suivantes sans que vous ayez à trop réfléchir.

La solution

Après avoir évalué les différentes options, Deny Logistics a choisi Qargo pour son interface intuitive, son architecture basée sur le cloud et sa configuration flexible. Surtout, ce changement n’a pas nécessité de réinventer leur façon de travailler : il a simplement fallu numériser et automatiser les éléments qui les ralentissaient.

L’une des premières avancées les plus marquantes est venue de Qargo Intelligence (Qi). Les commandes sont désormais numérisées directement dans le système grâce à la reconnaissance documentaire par IA, et les factures entrantes des fournisseurs sont numérisées et automatiquement associées aux transports correspondants. Ce qui auparavant nécessitait une saisie manuelle sur plusieurs systèmes se fait désormais en arrière-plan.

Le portail des clients a également transformé la manière dont l’équipe chargée du fret maritime communique avec ces derniers. Auparavant, elle préparait et envoyait manuellement des feuilles de calcul Excel afin que les clients puissent suivre les expéditions entrantes. Désormais, les clients se connectent et suivent eux-mêmes leurs expéditions.

« Une fois que vos écrans, vos flux et vos tâches sont configurés comme vous le souhaitez, Qargo est très facile à utiliser pour votre équipe », explique Gudrun. « C’est très intuitif : on passe à l’étape suivante sans même y penser. »

L’équipe de Deny Logistics estime que l’accompagnement de Qargo a été précieux pour l’aider à devenir autonome sur la plateforme. Grâce à un chat basé sur l’IA et à un centre de connaissances complet riche en conseils pratiques, ils peuvent rapidement trouver ce dont ils ont besoin pour tirer le meilleur parti du produit. Et chaque fois qu’ils en ont besoin, notre équipe d’assistance est toujours disponible et à l’écoute pour apporter une touche humaine.

Les intégrations

Pour connecter Qargo à l’ensemble de ses technologies, Deny Logistics a intégré :

• WMS : leur système de gestion d’entrepôt a été intégré avant la mise en production, ce qui a permis d’aligner les données de stock et de transport dès le premier jour.
• Odoo : les factures établies dans Qargo seront synchronisées avec leur ERP pour la comptabilité et la gestion financière.
• Transporteurs partenaires : des intégrations sur mesure avec des partenaires de transport clés sont en cours, afin d’éliminer la duplication manuelle des commandes entre les systèmes.

L’expérience d’intégration

Deny Logistics a été mis en production en moins d’une semaine, en déployant d’abord le transport routier, suivi quelques jours plus tard par le service du fret maritime. Plutôt que de migrer les commandes en cours, ils ont opté pour une approche de transition franche : terminer les tâches en suspens dans l’ancien système et créer toutes les nouvelles commandes dans Qargo.

Pour l’ensemble de l’équipe, dont certains membres utilisaient l’ancien système depuis plus de dix ans, l’adoption s’est déroulée plus facilement que prévu. Selon Gudrun, cela s’explique par le fait que le processus sous-jacent n’a pas changé. Seul l’outil a changé.

« Les informations étaient les mêmes. Seuls les champs à remplir avaient changé. Et comme le système est très intuitif, ils s’y sont habitués en quelques semaines. Je ne pense pas qu’ils voudraient revenir en arrière aujourd’hui. »

Les résultats

Depuis la mise en production, Deny Logistics a constaté des améliorations notables en matière de résilience de l’équipe, de communication avec les clients et d’efficacité opérationnelle au quotidien.

✅ Une plus grande résilience de l’équipe : les binômes chargés des conteneurs et du fret maritime peuvent désormais assurer seuls l’activité sur une journée sans heures supplémentaires importantes, ce qui n’était pas toujours possible auparavant.

✅ Plus de temps pour les clients : en consacrant moins de temps aux tâches administratives opérationnelles, les planificateurs ont davantage de temps pour se concentrer sur la communication avec les clients et le suivi proactif.

✅ Numérisation des documents par IA opérationnelle : les commandes et les factures fournisseurs entrantes sont numérisées et associées automatiquement aux expéditions à l’aide de Qargo Intelligence, ce qui réduit la saisie manuelle dans tous les services.

✅ Suppression des rapports Excel manuels : le portail des clients a supprimé la nécessité pour l’équipe chargée du fret maritime de préparer et d’envoyer manuellement des tableaux de suivi des expéditions aux clients.

✅ Mise en production en moins d’une semaine : la mise en production s’est déroulée sans perturber les opérations en cours, grâce à une approche de migration par rupture nette.

Prochaines étapes

Deny Logistics se concentre sur la consolidation de sa première année avec Qargo, afin de poser les bases avant de poursuivre son expansion. Les priorités à court terme comprennent l’achèvement des intégrations sur mesure des transporteurs partenaires actuellement en cours, ainsi qu’une intégration plus poussée avec Odoo au niveau de la facturation des fournisseurs.

À plus long terme, la simplification des rapports personnalisés et la poursuite de l’automatisation sont à l’ordre du jour, à mesure que l’équipe de Deny adopte davantage de fonctionnalités de Qargo.

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