Lorsque nous avons découvert Qargo, nous nous sommes dit : « Voilà, c’est exactement ce qu’il nous faut. Nous avons tout de suite mis de côté les autres options. » – Andreu Vercher, responsable informatique et chef de projet, Portex Logistics
À propos de Portex Logistics
Portex Logistics est un transitaire multimodal basé aux Pays-Bas qui gère le transport routier, maritime, aérien et ferroviaire depuis son siège situé près de Rotterdam. Sa division routière exploite environ 60 camions par semaine dans chaque sens entre les Pays-Bas, la Belgique, l’Espagne et le Portugal : un itinéraire qu’elle maîtrise parfaitement. Côté transport maritime, l’entreprise gère des importations en provenance du monde entier, grâce à un réseau de partenaires internationaux solide.
Ce qui distingue Portex, c’est la combinaison d’une grande envergure opérationnelle et d’un accompagnement véritablement personnalisé. Patrick, le fondateur, a bâti son entreprise sur le principe que les clients peuvent toujours joindre rapidement une personne en chair et en os.
« Lorsque l’on travaille avec une grande entreprise, tout est automatisé et il est difficile de joindre quelqu’un », explique Paula Aviñó. « Nous prenons soin de nos clients de manière plus personnalisée. »
Cet engagement est partagé par toute l’équipe, composée de personnes parlant néerlandais et espagnol, ce qui constitue un atout sur les itinéraires où l’anglais est moins couramment utilisé.
Comment ont-ils découvert Qargo ?
Portex était déjà en pleine recherche d’un nouveau TMS lorsqu’elle a découvert Qargo. À l’époque, l’équipe évaluait également des solutions WMS pour son nouvel entrepôt, ce qui signifiait que la barre était placée très haut pour tout nouveau système. Celui-ci devait couvrir l’ensemble des activités de Portex.
L’entreprise avait étudié plusieurs options avant cette mise en relation. Aucune d’entre elles n’avait permis de faire un choix évident. Avec Qargo, la décision s’est imposée d’elle-même.
« Les options que nous avions examinées présentaient toutes des avantages et des inconvénients. Lorsque nous avons découvert Qargo, il n’y avait pas vraiment d’inconvénients. C’est à ce moment là que nous nous sommes dit : c’est la bonne solution ! Le tour était joué. »— Andreu Vercher
Le défi
À mesure que Portex développait ses activités, la complexité de ses opérations augmentait également. La gestion de quatre modes de transport et de multiples zones géographiques signifiait que leurs besoins avaient dépassé ce pour quoi leur TMS existant avait été conçu, et les délais de développement rendaient difficile de suivre le rythme des changements nécessaires.
C’est l’intégration comptable qui les a poussés à rechercher une nouvelle solution. La connexion de leur TMS à Exact (leur logiciel de comptabilité) nécessitait un processus manuel : quelqu’un devait télécharger un fichier chaque semaine, le vérifier ligne par ligne et le traiter manuellement. Cela prenait beaucoup de temps, et la nature manuelle de cette tâche laissait la porte ouverte à des erreurs qui passaient inaperçues.
« Cela me prenait cinq heures chaque vendredi. C’était une énorme perte de temps. » — Andreu Vercher
Portex utilisait également trois ou quatre outils distincts en parallèle : un logiciel OCR pour la facturation, Exact pour la comptabilité, son TMS routier et un TMS maritime distinct. L’équipe comptable devait constamment changer de contexte, et les données critiques étaient dispersées sur plusieurs plateformes.
La saisie des commandes ajoutait une couche supplémentaire de friction. Les commandes des clients arrivaient par e-mail et étaient traitées via un outil de numérisation développé en interne qui nécessitait un réapprentissage constant et produisait régulièrement des erreurs. Une virgule mal lue pouvait générer une facture d’un montant totalement erroné. Un prix omis pouvait passer inaperçu et s’afficher comme zéro, sans qu’aucun indicateur d’erreur ne le signale.
La solution
La transformation la plus immédiate après le passage à Qargo a concerné la comptabilité. L’intégration d’Exact s’effectue désormais via une connexion API directe : les factures envoyées aux clients sont automatiquement enregistrées dans Exact, les erreurs apparaissent accompagnées d’explications claires, et le calvaire de cinq heures du vendredi a été entièrement éliminé.
« Maintenant, la connexion s’établit tout simplement. S’il y a une erreur, elle s’affiche, vous indique sa nature, vous la corrigez, et le processus se poursuit. » — Andreu Vercher
La saisie des commandes a également été transformée. La lecture de documents alimentée par l’IA de Qargo extrait les données directement des PDF entrants, remplit automatiquement les champs de la mission et joint les documents pertinents à la commande, le tout automatiquement. Ce qui prenait auparavant environ trois minutes par commande (traitement manuel des documents, réponses aux e-mails, numérisation, vérification des erreurs) ne prend désormais plus qu’une minute et demie environ, avec beaucoup moins d’erreurs se répercutant sur le processus de transport.
« Nous avons pratiquement divisé par deux le temps nécessaire à la saisie de chaque commande, tout en réduisant les erreurs. » — Paula Aviñó
Au-delà de la rapidité, Qargo a transformé la manière dont l’information circule au sein de l’entreprise. Les documents, les e-mails et les données de mission qui se trouvaient auparavant dans des boîtes de réception distinctes sont désormais regroupés au sein de la plateforme. Les planificateurs et les équipes du service client qui travaillaient auparavant en parallèle sans véritable visibilité partagée sont désormais pleinement connectés en ce qui concerne les enlèvements, les livraisons et l’état d’avancement des missions.
La gestion des tâches de Qargo a aussi été un vrai point fort. La flexibilité permettant de configurer des tâches manuelles ou automatisées, avec des déclencheurs personnalisés, a donné à l’équipe un niveau de contrôle opérationnel que leur ancien système ne pouvait égaler.
L’équipe a également trouvé le chatbot d’assistance de Qargo utile dans ses opérations quotidiennes. « Il fournit des captures d’écran de ce qui doit être fait. Il vous explique tout, et si vous ne trouvez pas de solution, il y a toujours une personne disponible pour vous aider. » — Andreu Vercher
L’expérience d’intégration
L’équipe d’intégration de Qargo s’est montrée très impliquée tout au long du processus. Elle s’est rendue deux fois sur le site de Portex, notamment pour une session de mise en service de deux jours, travaillant en étroite collaboration avec l’équipe afin de préparer le système pour son lancement.
« Je n’ai rien à redire sur l’intégration. Les membres de l’équipe ont vraiment assuré. Chaque fois que nous avions besoin d’aide, ils étaient là. » — Andreu Vercher
« L’ensemble de l’équipe s’est rapidement adapté une fois le système mis en service. 20 minutes ont suffi pour passer d’un programme à l’autre ! », explique Paula. L’équipe comptable a connu une première semaine plus difficile, le mappage des champs Exact ayant dû être affiné, mais les principaux problèmes ont été résolus en deux jours, et leur réaction depuis lors est la meilleure preuve de la réussite de l’opération.
Les résultats
Depuis la mise en œuvre de Qargo, Portex a constaté des améliorations mesurables dans les domaines de la comptabilité, des opérations et de la collaboration inter-services.
✅ 10 heures gagnées par semaine en comptabilité et dans les opérations, principalement grâce à l’intégration d’Exact qui a éliminé le traitement manuel des factures
✅ Une saisie des commandes 50 % plus rapide : d’environ 3 minutes à moins de 1,5 minute par commande, avec moins d’erreurs transmises au processus de transport
✅ 5 heures de temps récupérées chaque vendredi : le processus manuel de vérification XML qui ralentissait la facturation hebdomadaire est désormais entièrement automatisé
✅ 4 systèmes regroupés en 1 : les flux OCR de facturation, Exact, le TMS routier et le TMS maritime sont appelés à être unifiés dans Qargo
✅ Moins d’erreurs de facturation : la saisie des commandes assistée par IA a considérablement réduit le risque que des erreurs de tarification passent inaperçues
✅ Une meilleure visibilité inter-services : les planificateurs et les équipes du service client travaillent désormais à partir de données de mission partagées en temps réel
Prochaines étapes
Une intégration plus poussée avec Clarus est en cours, et l’équipe explore activement les fonctionnalités de planification par IA de Qargo pour ses itinéraires internationaux complexes de dernier kilomètre.
De nouvelles améliorations du flux de travail comptable sont attendues très prochainement, avec des corrections en cours de développement qui permettront de gagner encore plus de temps par facture.
« La planification par IA est une fonctionnalité que nous attendons avec impatience. Notre cas est assez spécifique : beaucoup de travail international de dernier kilomètre, des chargements groupés. Nous voulons voir ce que Qargo peut en faire. » — Andreu Vercher, responsable informatique et chef de projet
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