Van Tiel Transport B.V. x Qargo x Platform Science

« Changer de TMS et de fournisseur de services télématiques, c’est comme subir une opération à cœur ouvert et une opération du cerveau… en même temps. Mais nous y sommes parvenus. » – Hjalmar van Tiel, directeur général, Van Tiel Transport B.V.

À propos de van Tiel Transport B.V.

Van Tiel Transport B.V. est une entreprise de transport familiale de longue date, basée à Schiedam, tout près du port de Rotterdam. Fondée en 1928, l’entreprise s’est développée parallèlement au port lui-même. À ses débuts, elle se dédiait à la logistique de produits chimiques, mais aujourd’hui, son offre combine conteneurs, conteneurs-citernes, manœuvres portuaires et transports intermodaux.

Van Tiel exploite environ 45 à 50 camions ; la plupart des chauffeurs rentrent chez eux tous les jours, tandis qu’un groupe plus restreint effectue des transports d’une semaine. L’équipe prend également en charge les activités d’entrepôt et les fréquents transferts « train-terminal-navire », pour lesquels le respect des délais, la précision et la fiabilité des données sont déterminants.

Au fil des ans, van Tiel a délibérément diversifié sa clientèle. À l’heure actuelle, ses trois principaux clients représentent environ 60 % de son chiffre d’affaires, qui est équilibré par un éventail plus large de types de missions et de clients.

Avant : deux contraintes majeures les freinaient

Van Tiel ne cherchait pas activement à tout remplacer. En effet, l’entreprise avait changé de système TMS il n’y a pas si longtemps. Mais tant le TMS que la configuration de l’intégration commençaient à donner l’impression d’appartenir à une autre époque : des flux de travail statiques, une assistance plus lente et un écart croissant entre les besoins de l’entreprise et ce que les outils pouvaient offrir.

1) Avec leur ancien système TMS, les difficultés étaient évidentes :

• Un système complexe et statique qui ne s’adaptait pas aux opérations réelles ; par conséquent, l’équipe ne pouvait pas faire en sorte que le logiciel réponde à ses besoins.
• Des circuits d’assistance lents, avec une assistance par e-mail basée sur des tickets qui pouvait prendre des jours, ce qui n’est pas viable lorsque vous gérez des transports en temps réel.
• Trop de saisies manuelles, ce qui non seulement prend du temps, mais augmente également le risque que des données incorrectes se répercutent sur la planification et les finances.

« Lorsque vous créez un ticket, vous voulez qu’il soit résolu rapidement… L’ancienne méthode de travail n’était pas adaptée à notre façon de travailler. » – Arinda Beije, responsable qualité, van Tiel Transport B.V.

2) L’ancien matériel embarqué n’était pas à la hauteur

Côté véhicules, van Tiel était confrontée à une réalité que de nombreux transporteurs connaissent : le matériel embarqué ancien d’une partie de la flotte devait de toute façon être remplacé. C’est alors qu’est venu le moment de prendre du recul et de se dire : si nous devons changer, faisons-le comme il faut.

« Si nous voulons changer, c’est le moment, car nous devons le faire de toute façon. »

L’objectif de l’entreprise n’était pas de réduire ses effectifs. Il s’agissait d’accroître la fiabilité, d’améliorer la qualité et d’avoir la certitude d’être prêts pour l’avenir.

Pourquoi associer Qargo et Platform Science ?

Van Tiel a délibérément pris une décision concernant l’ensemble de la chaîne : mettre à niveau le flux de travail lié au transport et la couche de la flotte connectée en même temps, et s’assurer que les deux systèmes communiquent entre eux de manière fluide.

Un élément clé de cette décision a été l’approche d’écosystème ouvert de Platform Science, c’est-à-dire une plateforme conçue pour se connecter facilement à d’autres systèmes et applications. L’équipe souhaitait une solution flexible qui lui permette d’intégrer ses propres applications ou celles de tiers au flux de travail principal, afin que la configuration reste adaptable à mesure que ses opérations évoluent.

« Nous avons pris cette décision parce que nous voulons atteindre un niveau de qualité supérieur… et nous préparer pour l’avenir. » – Hjalmar van Tiel, directeur général

Mais l’entreprise n’a pas décrit cette démarche comme une transformation numérique classique. Ils l’ont décrite en trois actions : faciliter le travail, rendre les données fiables et arrêter de se battre avec les systèmes.

Mise en œuvre : un déploiement rapide et coordonné

La mise en œuvre d’un nouveau TMS constituait déjà un changement majeur. En y ajoutant de nouvelles tablettes embarquées et de nouveaux flux de travail, la situation pouvait facilement devenir chaotique. Du moins, c’est ce à quoi van Tiel s’attendait. Mais ce n’a pas été le cas.

Intégration de Qargo : une assistance sereine, pratique et immédiate

L’approche d’intégration de Qargo s’est distinguée par sa rapidité et son assistance pratique dans l’environnement de production, et pas seulement lors des tests. « Le premier jour, l’ambiance au bureau était tellement détendue… Tout s’est déroulé presque sans accroc. »

« Si un problème survenait, Guilian (responsable de l’intégration chez Qargo) prenait son ordinateur portable et disait… « Actualisez votre page » ; et ça fonctionnait. Cela nous a apporté une grande tranquillité d’esprit. »

Même avec des tests préalables limités sur le planificateur, l’équipe s’est rapidement adaptée, y compris les utilisateurs plus expérimentés qui mettent généralement plus de temps à changer leurs habitudes.

Déploiement de Platform Science : réalisé rapidement, dans un esprit de temps d’arrêt minimal

L’entreprise a choisi de procéder correctement, en une seule fois, car étaler le changement sur plusieurs semaines est souvent source de frustration. L’installation à bord de leurs véhicules s’est terminée en quelques jours, et non en plusieurs semaines, et, surtout, elle a été organisée comme un projet, et non comme un processus lent et progressif.

« La rapidité de la mise en œuvre a été remarquable… Les tablettes ont été installées dans les 45 camions en seulement trois jours. »
– Hjalmar van Tiel, directeur général

Le point de vue de Van Tiel est simple : il vaut mieux prévoir une brève baisse de productivité, puis être opérationnel, plutôt que de rester dans l’incertitude de la transition pendant dix semaines.

Après : ce qui a changé au quotidien
Avec Qargo, deux éléments ont eu un impact immédiat :

Saisie des commandes par glisser-déposer avec Qargo Intelligence (Qi)

L’équipe de Van Tiel a fait part d’un problème bien connu : la saisie manuelle des commandes prend du temps, et lorsque les données sont erronées, tous les services en aval en subissent les conséquences (planification, administration, facturation, communication avec les clients).

Avec Qargo, ils glissent-déposent les commandes, laissent Qi lire et remplir les champs les plus importants, et se concentrent sur la vérification plutôt que sur la saisie.

« C’était le facteur décisif… il suffit de vérifier. Cela permet de gagner du temps et de réduire les erreurs de saisie des données. »

Dans le même temps, la numérisation de documents basée sur l’IA de Platform Science a renforcé la boucle de communication entre les chauffeurs et le bureau. Les chauffeurs peuvent effectuer des numérisations de haute qualité directement depuis leurs appareils, ce qui permet d’améliorer l’exactitude des données collectées sur le terrain et de garantir que les informations transmises à Qargo sont correctes dès la source.

Arinda estime que cette solution a encore réduit les efforts de saisie des commandes de 30 à 50 % par rapport à ses améliorations précédentes, et que les avantages seront encore plus importants à mesure que la numérisation deviendra encore plus fiable.

Une planification adaptée à la complexité de la vie portuaire

Van Tiel effectue de nombreuses opérations d’attelage/de dételage et de manœuvres portuaires, c’est-à-dire des flux de travail qui mettent rapidement en évidence les limites des systèmes rigides. Grâce à la flexibilité de planification et à la fonctionnalité de glisser-déposer de Qargo, l’adaptation a été plus facile, sans avoir à mettre en place des solutions de contournement.

« C’était trop beau pour être vrai… Pourquoi n’en avons-nous pas entendu parler plus tôt ? »
– Arinda Beije, responsable qualité

Avec Platform Science, les avantages sont des données de flotte plus fiables et une réduction des tâches administratives liées aux heures de conduite. Côté flotte, l’entreprise a mis en avant la fiabilité et la réduction des tâches administratives, en particulier en ce qui concerne la correction des heures des chauffeurs et la cohérence des tâches.

Auparavant, la personne chargée des heures passait beaucoup de temps à corriger et à modifier les tâches des chauffeurs. Avec la nouvelle configuration, ce travail a été considérablement réduit.

« Maintenant, tout est plus facile et les données sont beaucoup plus fiables… Le temps qu’elle consacre à cette partie du travail est peut-être réduit de moitié. »

L’une des raisons pour lesquelles cela fonctionne si bien est la configuration flexible des flux de travail entre Qargo et Platform Science. Lorsqu’un planificateur attribue ou met à jour une tâche dans Qargo, des flux de travail spécifiques sont déclenchés directement sur l’appareil du chauffeur, ce qui permet de s’assurer que les bonnes instructions, les bons documents et les bonnes étapes apparaissent au bon moment dans le parcours du chauffeur.

L’effet 1 + 1 = 3 : un flux de données fiable entre le bureau et les camions

Van Tiel a décrit la valeur ajoutée de cette combinaison en termes pratiques : l’intégration rend les opérations plus fluides, grâce à des données plus fiables qui circulent entre les systèmes. « Nous sommes très heureux d’avoir pris cette décision. Nous disposons de données fiables que nous n’avions pas auparavant. »

L’entreprise a également souligné les avantages des opérations connectées au-delà de l’efficacité quotidienne : des exportations et des rapports plus rapides pour les référentiels de qualité tels que ISO/SQAS, et une préparation à l’avenir à mesure que les processus portuaires évoluent.

Pourquoi est-ce important ?

Dans la logistique portuaire, la pression est constante : créneaux horaires, terminaux, changements de dernière minute, exigences de conformité et clients qui attendent des réponses immédiatement, et non pas le lendemain.

L’histoire de Van Tiel illustre un changement que de nombreux opérateurs sont en train d’adopter : passer de « systèmes qui enregistrent ce qui s’est passé » à des systèmes qui aident les équipes à gérer les opérations en temps réel, en s’appuyant sur des données fiables.

Et le meilleur dans tout cela ? Le grand changement redouté n’a pas donné lieu à un projet complexe et irréalisable.

« Oubliez l’idée que c’est trop beau pour être vrai… C’est vraiment possible. »
– Arinda Beije, responsable qualité

Durabilité et rapports : le prochain chapitre

La prochaine priorité de Van Tiel est d’utiliser les données connectées non seulement pour gérer le transport, mais aussi pour démontrer les performances.

Avec Qargo, l’entreprise souhaite :

• Davantage de rapports financiers et de vues hebdomadaires des performances (chiffre d’affaires et coûts par camion/chauffeur) sans tout recréer dans Excel.
• Une configuration et une extraction plus faciles pour les rapports sur les émissions, afin de faciliter les certifications.

Avec Platform Science, l’entreprise utilise déjà :

• Des rapports sur la consommation de carburant pour identifier les lacunes et permettre le coaching des chauffeurs, avec la possibilité d’ajouter ultérieurement des outils de performance, une fois que les fonctionnalités de base seront bien en place.

Réflexions finales

Si vous demandez à Van Tiel ce que Platform Science et Qargo apportent ensemble, la réponse ne se limite pas à de nouveaux outils. Ce système a permis de fluidifier leurs opérations et d’obtenir une base de données plus fiable avec une configuration évolutive.

« La transition vers un système de gestion des transports fiable et pérenne s’est faite en douceur. »

Que dire aux opérateurs qui hésitent ? « Oubliez l’idée que c’est trop beau pour être vrai… Lancez-vous. » Une transformation rapide et sereine : de systèmes statiques à des opérations fiables et connectées.

« Auparavant, nous ne disposions pas de données fiables. Maintenant, c’est le cas, et cela nous permet de mieux aborder l’avenir. »
– Hjalmar Van Tiel, directeur général, L. Van Tiel Transport B.V.

Prochaines étapes

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