« C’est un système flexible et innovant qui est continuellement mis à jour avec de nouvelles fonctionnalités. C’est exactement ce dont une entreprise a besoin : un TMS qui suit les dernières avancées technologiques, aujourd’hui et demain. »
– Jonas Dormaels, responsable ICT, Ninatrans
A propos de Ninatrans
Ninatrans est une entreprise de transport international dont le siège social est situé à Louvain, en Belgique, et qui possède des succursales dans plusieurs pays européens, notamment en Belgique, aux Pays-Bas, en Allemagne, en République tchèque, en Espagne, en France et au Royaume-Uni. L’entreprise est spécialisée dans le transport urgent et offre une gamme complète de services, notamment le transport frigorifique et de denrées périssables, les opérations FTL et LTL, le groupage et la distribution, l’entreposage, les opérations de transport routier pour le secteur du fret aérien et le transport par citerne.
Avec pour slogan « votre timing, notre motivation », Ninatrans a bâti sa réputation sur la flexibilité et la précision, en particulier dans les secteurs où le timing est essentiel. L’équipe dessert divers secteurs tels que l’événementiel, le fret aérien et la logistique à température contrôlée, en fournissant des solutions fiables et efficaces pour les besoins de transport à grande échelle et spécialisés.
Ce qui distingue Ninatrans, c’est son engagement à fournir des solutions sur mesure à ses clients, notamment grâce à des intégrations système transparentes, à l’innovation numérique et à des investissements continus dans des technologies intelligentes qui améliorent l’efficacité et la visibilité. Outre l’excellence opérationnelle, Ninatrans accorde une grande importance à la durabilité et poursuit activement des initiatives visant à réduire son impact environnemental et à promouvoir une logistique plus responsable et tournée vers l’avenir.
Le défi
Il y a quatre ans, Ninatrans a atteint un tournant décisif après l’acquisition d’une autre entreprise de transport belge. Alors que Ninatrans utilisait un système de gestion des transports (TMS) sur mesure qui répondait parfaitement à ses flux de travail d’origine, la nouvelle entreprise acquise a introduit des exigences de transport totalement différentes, notamment des opérations de groupage et de transport par citerne, que le système existant n’était pas conçu pour gérer.
« Nous étions arrivés à un point où nous devions prendre une décision », explique Jonas. « Allions-nous adapter notre système pour prendre en charge ces nouveaux types de transport ou chercher quelque chose de complètement nouveau ? »
Le système TMS existant de la société acquise présentait ses propres défis. En tant que plateforme exclusivement Windows, il était incompatible avec l’environnement principalement Mac de Ninatrans. Plus important encore, il manquait de mises à jour régulières, était devenu difficile à utiliser et n’était pas évolutif d’un site ou d’un pays à l’autre, ce qui constituait une sérieuse limitation pour une entreprise internationale en pleine croissance.
« Il n’était tout simplement pas à la pointe de la technologie », explique Jonas. « Nous avions besoin d’une solution moderne, basée sur le web et alimentée par l’IA, capable de s’adapter à l’ensemble de nos opérations, d’automatiser les flux de travail et d’être facilement déployée dans de nouvelles entreprises à mesure que nous continuions à nous développer. »
Après avoir évalué plusieurs options, Ninatrans a choisi Qargo comme base pour son nouveau TMS. Qargo offrait une plateforme entièrement basée sur le cloud qui prenait en charge l’ensemble des opérations de transport de Ninatrans, y compris le transport frigorifique, le transport de denrées périssables et le transport par citerne, ainsi que les services de transport routier pour le fret aérien. Son architecture flexible permettait une intégration transparente avec les systèmes existants, tandis que l’automatisation future basée sur l’IA allait encore faciliter les flux de travail et améliorer l’efficacité opérationnelle. Surtout, l’évolutivité de Qargo lui permettait de croître parallèlement à Ninatrans, en prenant facilement en charge les acquisitions futures et les opérations transfrontalières.
Comment ils ont découvert Qargo
Ninatrans a découvert Qargo lors du salon ICT & Logistiek Jaarbeurs Utrecht aux Pays-Bas, un événement professionnel où l’entreprise évaluait activement différentes solutions TMS. Après avoir assisté à une brève présentation des fonctionnalités de la plateforme, l’équipe a rapidement organisé une démonstration complete.
« Après un bref aperçu, les choses se sont enchaînées très vite », explique Jonas, qui faisait partie de l’équipe d’évaluation. « Tout s’est finalement déroulé très rapidement. Nous n’avons pas mis longtemps à prendre notre décision. »
L’expérience d’intégration
L’expérience d’intégration avec Qargo s’est déroulée sans heurts et dans un esprit de collaboration. Comme c’est le cas pour toute mise en œuvre de logiciel, un certain nombre de défis pratiques sont apparus et certains aspects qui n’avaient pas été entièrement anticipés à l’avance ont surgi. Tout au long du processus, cependant, la collaboration étroite et constructive entre l’équipe Ninatrans et les spécialistes du transport de Qargo s’est avérée essentielle. En maintenant une communication ouverte et une approche axée sur les solutions, les deux parties ont pu résoudre les problèmes rapidement et efficacement. Ainsi, les perturbations potentielles ont été rapidement atténuées et les retards dans le projet ont été réduits au strict minimum.
« À mes yeux, ce fut une expérience positive », déclare Jonas. « Nous avons eu de bons contacts avec nos responsables d’intégration et les personnes qui étaient là pour la formation. Ils ont fourni des explications suffisantes à tout le monde, les questions ont reçu des réponses rapides et le suivi a été excellent. »
Un aspect essentiel du processus d’intégration a été la réactivité de Qargo face aux demandes de fonctionnalités. Ninatrans avait plusieurs exigences spécifiques, en particulier le portail des sous-traitants, qui était indispensable avant la mise en service.
La solution
Une fois mis en service, les résultats ont été rapides. L’un des changements les plus importants a été le passage de flux de travail manuels et chronophages à des processus rapides et automatisés, adaptables à tous les pays.
L’une des premières modifications a été la possibilité d’importer directement les commandes dans Qargo, ce qui n’était pas possible avec l’ancien TMS. « Si nous effectuons 4 000 trajets par mois, 2 500 sont fixes », explique Jonas. « Auparavant, le planificateur passait des heures à les créer. Aujourd’hui, un simple clic suffit et tout est créé automatiquement. C’est un énorme avantage. »
Des gains similaires ont été réalisés dans l’acheminement des commandes vers les camions. Ce qui prenait auparavant 30 à 60 minutes chaque jour est désormais géré automatiquement en arrière-plan, sans que les utilisateurs ne s’en aperçoivent.
Un autre domaine qui a été transformé est celui de la tarification et de la facturation. Des barèmes complexes calculent désormais automatiquement le transport, le carburant, les péages et les suppléments. Non seulement cela accélère la facturation, mais cela permet également aux opérations et à la direction d’obtenir une ventilation claire des revenus, des coûts et des bénéfices au niveau des trajets, une fois que tous les paramètres sont correctement configurés.
« C’est bien pour la facturation, c’est bien pour les opérations, mais c’est encore mieux pour la gestion. Nous commençons enfin à avoir une vue d’ensemble claire des revenus, des coûts et des bénéfices de chaque trajet. »
Le système a également facilité le transfert des commandes entre les locataires à travers l’Europe, permettant ainsi un approvisionnement transfrontalier fluide. Et en adoptant les fonctionnalités de Qargo Intelligence telles que la création de commandes à partir de fichiers PDF, l’équipe a réduit les saisies de données répétitives.
Surtout, le portail client a réduit le volume des demandes de renseignements, offrant aux clients une visibilité en temps réel sur le statut des trajets et l’avancement des livraisons. Au lieu de longues chaînes d’e-mails, les clients peuvent consulter les mises à jour en libre-service, ce qui laisse à l’équipe plus de temps pour aider de manière proactive les chauffeurs et les clients.
« Semaine après semaine, nous entendons : « C’est tellement plus facile qu’avant Qargo », explique Jonas.
Les résultats
Depuis la mise en place de Qargo, Ninatrans a constaté des améliorations opérationnelles significatives dans l’ensemble de ses activités :
✅ 30 % de demandes de renseignements sur le statut des clients en moins – grâce au portail, les clients se servent eux-mêmes plutôt que d’entamer de longues chaînes d’e-mails
✅ Création de trajets fixes en un clic – la création mensuelle par lots est passée de plusieurs heures à quelques instants
✅ 30 à 60 minutes gagnées chaque jour sur la répartition des trajets – les commandes sont automatiquement transmises aux camions en arrière-plan
✅ Facturation plus rapide et plus claire – les barèmes tarifaires automatisés répartissent les frais de transport, de carburant et de péage, ce qui réduit les demandes de renseignements.
✅ Rentabilité au niveau des trajets – la direction et les opérations peuvent désormais voir plus clairement les revenus, les coûts et les marges pour chaque mission.
✅ Meilleur suivi – les planificateurs passent plus de temps à aider les chauffeurs et les clients plutôt qu’à gérer les urgences.
« Le suivi est désormais bien meilleur, tant pour nos chauffeurs que pour nos clients, car l’équipe dispose de plus de temps pour s’en occuper », explique Jonas.
Les commentaires de l’équipe sont toujours positifs. « Chaque semaine, j’entends encore des utilisateurs dire : « C’est bien que nous ayons cela maintenant. C’est beaucoup plus facile qu’il y a un an. » Cela a vraiment un impact important sur les opérations quotidiennes. »
Ces gains mettent en évidence une vérité plus large : dans le secteur actuel, où le temps est un facteur critique, l’automatisation et la visibilité ne sont pas facultatives, elles sont indispensables à la survie. En unifiant diverses opérations sous un seul TMS évolutif basé sur le cloud, Ninatrans a réduit les efforts manuels, libéré les planificateurs pour qu’ils puissent se concentrer sur les clients et les chauffeurs, et donné à la direction la clarté nécessaire pour prendre des décisions plus intelligentes à mesure qu’elle se développe en Europe.
« Les utilisateurs ont plus de temps pour assurer le suivi auprès des chauffeurs et des clients. Le travail est plus efficace et la direction a une vision plus claire des revenus, des coûts et des bénéfices au niveau des trajets. »
Et ensuite ?
Ninatrans déploie Qargo en Allemagne, en Espagne et au Royaume-Uni, doublant ainsi sa base d’utilisateurs pour atteindre environ 50 utilisateurs opérationnels. L’objectif est désormais d’accroître l’utilisation de l’intelligence artificielle afin d’améliorer encore l’efficacité opérationnelle, de développer l’automatisation et de garantir que chaque nouveau système adopté fonctionne de manière transparente avec Qargo.
« Tout nouveau système que nous adoptons doit fonctionner avec Qargo », explique Jonas. « Et si j’avais un conseil à donner, ce serait de vraiment tester vos propres flux de travail avant la mise en service. Cela fait toute la différence. »
Avec la plateforme de gestion des transports Qargo comme base, Ninatrans est bien placé pour poursuivre son expansion à travers l’Europe, apportant son expertise en matière de transport urgent à de nouveaux marchés grâce à un système capable de s’adapter à ses ambitions.
« Qargo est flexible et innovant, et ne cesse de s’améliorer. »