« Ce qui me prenait tout l’après-midi auparavant, je le fais maintenant en une heure »
Kristof Schiepers, PDG de Schiepers Transport
Depuis Qargo, beaucoup moins de paperasse
« Dix camions, dix conducteurs et personne au bureau. Je gère toutes les tâches administratives moi-même et j’espère que ça restera comme ça. » Voilà comment Kristof Schiepers résume son activité. Cependant, pour cet entrepreneur qui travaille de longues heures, la paperasse était l’une des principales sources de perte de temps.
Jusqu’à récemment, toute l’administration était gérée manuellement :
- suivi des commandes,
- attribution aux conducteurs,
- suivi des trajets,
- facturation.
« Je notais tout sur une feuille de papier et traçais des flèches vers les bons conducteurs », raconte Kristof. Ensuite, il devait encore saisir manuellement les heures travaillées dans les fichiers clients.
Une petite corvée, admet-il. « Les journées de quinze heures sont la norme pour moi, du lundi au samedi. Le dimanche, je ne travaille que la moitié de la journée. » En effet, en plus de s’occuper de la paperasse, Kristof conduit également son propre camion, entretient sa flotte et conduit les camions au contrôle technique. En conséquence, toutes les tâches administratives doivent attendre le soir et le week-end.
« Cela m’a rendu mes dimanches, qui étaient auparavant réservés à la facturation. »
Les temps changent
Au cours des quinze dernières années, cette approche manuelle a bien fonctionné pour Kristof, mais, selon lui, le secteur a changé ces dernières années. « Autrefois, il y avait moins de camions et le travail était plus prévisible parce que nous avions plus de missions répétées. Aujourd’hui, il y a plus de commandes ponctuelles. Le travail est devenu moins prévisible et donc beaucoup plus difficile à planifier. De plus, nous travaillons de plus en plus sur une base horaire au lieu de facturer un tarif de fret standard, ce qui complique le processus administratif. »
Un processus administratif plus rapide et plus précis
En janvier, Schiepers Transport a adopté Qargo, d’abord pour la facturation :
- 25 factures créées et envoyées en 1 heure (au lieu d’un après-midi entier),
- plus aucune erreur de calcul grâce aux listes de prix fixes définies par client,
- visibilité claire du chiffre d’affaires par camion ou chauffeur, indispensable avec les prix actuels du diesel.
De plus, Kristof dispose également d’une vue d’ensemble transparente de tous les trajets effectués. « Désormais, je peux facilement voir le chiffre d’affaires par camion ou par chauffeur. Avec les prix actuels du diesel, c’est une nécessité absolue. »
Un processus commun et collaboratif
Le passage à Qargo a été précédé d’une longue période d’essai :
« Nous sommes partis de zéro, en apportant des ajustements au fur et à mesure. Chaque fois que j’avais une question, j’avais une réponse immédiate, même aux heures indues. »
Résultat : le logiciel a été progressivement adapté aux réalités du secteur. Notamment, la facturation horaire, souvent fastidieuse ailleurs, a été grandement simplifiée.
Même les entreprises conservatrices ne peuvent plus se passer du TMS
Qargo est le premier logiciel que Kristof a essayé, mais la décision n’était pas inattendue :
« Le transport routier n’est pas une industrie high-tech. Mais j’ai toujours su qu’un jour, il faudrait investir dans un logiciel, car bientôt, on ne pourra plus s’en passer. »
Le système a aussi ouvert la porte à l’idée de déléguer le travail administratif : « Jusqu’ici, je ne voulais pas en entendre parler. Mais avec Qargo, je peux confier des tâches comme la facturation sans crainte. »
« Nous ne sommes pas un secteur high-tech, mais un TMS deviendra bientôt indispensable. »
Vers un avenir numérique
La numérisation du processus de facturation a déjà libéré une demi-journée de travail chaque dimanche, mais Kristof voit plus loin:
« Une fois totalement à l’aise avec le processus de saisie des commandes, nous pouvons également commencer à utiliser l’application mobile, qui permet aux chauffeurs d’enregistrer automatiquement leurs heures de travail, ce qui nous ferait gagner beaucoup de temps. »