T-Trex Venlo B.V.

Nous sommes tombés amoureux de Qargo dès le premier instant : de la commande entrante à la facturation, tout est tellement plus facile maintenant.
— Mike, directeur général, T-Trex Venlo B.V.

À propos de T-Trex

T-Trex Venlo B.V. est un opérateur de transport basé aux Pays-Bas, spécialisé principalement dans les chargements complets de camions à travers l’Europe, avec une forte implantation dans le secteur des aliments et des boissons.

Fondée en 2009 et toujours détenue par des particuliers, T-Trex s’est développée autour d’un client important dans le domaine des sodas et a depuis inclus dans son portefeuille bon nombre de grandes marques ainsi qu’un large éventail de petits expéditeurs dans les secteurs manufacturiers adjacents. Environ 90 % de son travail aujourd’hui concerne l’alimentation et les boissons, avec le soutien de la certification IFS pour répondre à des normes de qualité strictes.

L’équipe dirige les opérations avec 10 employés de bureau et une flotte d’environ 35 chauffeurs sous-traitants, en se concentrant sur :

• Chargements complets de camions à travers l’Europe
• LTL/groupage et distribution basée sur les partenaires
• Les mouvements d’aliments et de boissons sensibles au facteur temps
  

Ce qui distingue vraiment T-Trex, c’est le caractère personnel du service.

« Nous sommes une petite entreprise. Chaque client a sa personne de contact dédiée et une réponse dans les cinq minutes. Nous n’envoyons pas les gens d’un département à l’autre, tout le monde ici comprend l’ensemble du processus et peut agir rapidement. »

Dans un marché rempli de grandes organisations complexes, T-Trex est intentionnellement différent : rapide, humain et facile à utiliser.

Comment ont-ils découvert Qargo ?

T-Trex utilisait un TMS traditionnel depuis des années. Il a fait le travail jusqu’à un certain point, mais il ne suivait pas le rythme quant à la façon dont l’entreprise voulait travailler. L’équipe a commencé à chercher des alternatives et a rencontré Qargo lors d’un salon du transport et de la logistique aux Pays-Bas en novembre 2024, où le propriétaire de T-Trex, Marcel, s’est d’abord entretenu avec l’équipe de Qargo.

Quelques semaines plus tard, Olivier de Qargo s’est rendu à Venlo pour faire une démonstration en direct. T-Trex avait déjà parlé à d’autres fournisseurs, mais quelque chose semblait différent.

« Nous avions vu d’autres présentations de TMS, mais il s’agissait principalement de PowerPoints. Avec Qargo, Olivier a montré le vrai système, en direct. C’était exactement ce dont nous avions besoin à ce moment-là. Nous étions convaincus. »

Qargo ne se contentait pas de promettre un meilleur TMS sur des diapositives, il présentait une plateforme entièrement fonctionnelle qui correspondait à ce que l’équipe voulait : moderne, rapide et conçue pour une efficacité de bout en bout.

Le défi

Au début de l’année 2024, T‑Trex avait dépassé les capacités de son ancienne configuration TMS. Les opérations quotidiennes étaient ralenties par la saisie manuelle et les solutions de contournement Excel. La saisie et la planification des commandes prenaient beaucoup de temps. La facturation se faisait avec du retard et les connexions EDI nécessitaient de ressaisir des champs clés tels que les palettes, les poids et les dates avant que les tâches puissent s’enchaîner. Pour une petite équipe basée sur la rapidité et le service, les frictions se sont manifestées.

« Notre ancienne pile n’était pas à l’épreuve du temps. Les progrès étaient lents, l’efficacité était faible et trop de choses reposaient sur des étapes manuelles. »

Les principaux défis étaient les suivants :

• Saisie manuelle des commandes : chaque adresse et chaque détail de la tâche devaient être saisis à partir de zéro, à chaque fois.
• Planification de base : visualisation limitée des camions et des chargements ; les planificateurs ne pouvaient pas avoir une vue d’ensemble sur un seul écran.
• Facturation lente : les finances dépendaient des traces écrites et des contrôles manuels avant que les factures puissent être émises.
• Connexions EDI inefficaces : même avec un lien EDI existant vers Transporeon, l’équipe devait encore ressaisir des champs clés tels que les palettes, les poids et les dates.
• De la paperasse partout : les bureaux étaient couverts de feuilles de route, de CMR et d’imprimés.
  

L’équipe disposait d’une connexion EDI, mais elle devait encore mettre à jour les noms des clients, les palettes, le poids et les dates. Elle recevait la commande, mais devait encore effectuer beaucoup de travail manuel avant que la commande puisse être planifiée. Le système ne suivait pas. Il limitait l’efficacité, rendait l’évolutivité plus difficile et ne prenait pas en charge le type d’opération sans papier et à l’épreuve du temps que T-Trex souhaitait.

La solution

La solution moderne et basée sur le Web de Qargo relie l’ensemble du parcours : « De la commande entrante à la facturation, tout est tellement plus facile avec Qargo. »

Saisie plus rapide des commandes avec Qargo Intelligence

Le premier grand changement est intervenu lors de la saisie des commandes. T-Trex utilise désormais Qargo Intelligence (le moteur d’IA de Qargo) pour :

• Lire les PDF et les e-mails et les transformer automatiquement en commandes
• Créer et réutiliser des modèles pour les commandes de transport régulières
• Suggérer des adresses et des détails sur les clients à partir de quelques lettres seulement, en les comparant aux données en direct
  

« Si un client nous envoie une nouvelle adresse, nous tapons simplement quelques lettres et Qargo suggère l’adresse complète. Lorsque nous ajoutons un nouveau client, il peut extraire automatiquement le numéro de TVA et d’autres détails. Tout cela s’additionne et rend les choses beaucoup plus rapides. »

Pour les flux réguliers, les planificateurs peuvent simplement copier à partir de modèles au lieu de créer des commandes à partir de zéro. Mike économise personnellement une ou deux heures par jour simplement en copiant nos transports standard à partir de modèles au lieu de les créer un par un.

Planification plus intelligente, meilleure visibilité

En ce qui concerne la planification, l’équipe est passée de flux de travail basés sur des feuilles de calcul à un tableau de planification visuel unique : les planificateurs peuvent voir tous les chargements et les camions sur un seul écran, ainsi qu’une vue cartographique en direct, le codage par couleur aide à distinguer les différents types de travail en un coup d’œil, et les commandes passent désormais de l’EDI à la planification sans ressaisie manuelle.

« Pour le service de planification, c’est beaucoup plus facile. Ils voient tout sur l’écran et sur la carte, où sont les camions et où sont les chargements. Cela rend la planification beaucoup plus pratique qu’auparavant. »

Facturation plus rapide et preuve de livraison automatique

L’une des plus grandes victoires a été obtenue à la fin du processus. Dès qu’une tâche est livrée, la facturation peut commencer :

• Les tâches terminées apparaissent automatiquement pour le service financier comme prêtes à être facturées
• L’équipe peut voir si une CMR est déjà jointe
• En un clic, la commande est facturée
  

Pour la preuve de livraison, Qargo Intelligence lit et étiquette les CMR numérisées, même celles écrites à la main. « Lorsque nous recevons des CMR signées, nous les téléchargeons et Qargo les relie automatiquement à la bonne commande. Nous n’avons plus à rechercher dans le système ou à lier les documents manuellement, même les CMR écrites à la main sont reconnues. Cela m’a vraiment surpris. »

La facturation des achats sera également transférée dans Qargo à partir de janvier, ce qui permettra de regrouper l’ensemble du flux de commande en un seul système.

Intégrations

Pour que les opérations se déroulent sans heurts, T-Trex intègre Qargo à des systèmes clés :

• Transporeon : pour la prise de commande automatisée des principaux clients du secteur des aliments et des boissons
• Twinfield : pour les processus comptables et financiers

L’intégration de Transporeon est particulièrement puissante. « J’ai l’habitude que les connexions EDI prennent des jours ou des semaines à être mises en place. Avec Qargo, cela n’a pris qu’un jour et c’était opérationnel. Nous avons fait quelques tests, ils ont fait quelques ajustements, et cela a tout simplement fonctionné, sans aucun problème réel. »

Contrairement à leur connexion TMS précédente, la liaison Qargo-Transporeon a supprimé la nécessité de mettre à jour manuellement les commandes entrantes : plus de saisie de palettes, de poids ou de dates.

L’expérience d’intégration

L’intégration de T-Trex a été dirigée par Muhammed de l’équipe d’intégration de Qargo, et il a causé sensation dès le départ. « C’était comme s’il était un employé de T-Trex. Il a fait beaucoup d’efforts, et sans quelqu’un comme lui, je ne pense pas que le projet aurait été réalisable. » Le déploiement a suivi un chemin clair :

• Sandbox d’abord : Mike et un collègue ont testé les flux de travail dans un environnement sûr
• Séances en ligne : plongées approfondies dans la planification, la facturation et les cartes tarifaires
• Assistance à la mise en service sur site : Muhammed a passé plusieurs jours chez T-Trex, à affiner les flux de travail et à résoudre les problèmes en temps réel

Des premières sessions de sandbox à la mise en service complète, l’ensemble du projet a pris environ six semaines. « Nous n’avons pas 100 personnes, donc cela aide, mais quand même, la mise en service en six semaines est rapide. Muhammed nous a montré des façons plus intelligentes de faire les choses, en particulier avec les cartes tarifaires. J’avais ma propre solution de contournement, mais sa façon de faire était beaucoup plus efficace. »

Passer au numérique du jour au lendemain

Le plus grand changement culturel a peut-être été la rapidité avec laquelle l’équipe a adopté une méthode de travail sans papier.

« Avant, on ne pouvait pas voir les bureaux à cause de tout le papier. Nous voulions un bureau sans papier, mais le système rendait cela difficile. Avec Qargo, du jour au lendemain, tout le monde travaillait sans papier, même les collègues qui, je pensais, auraient du mal. Maintenant, ils ne peuvent pas imaginer revenir en arrière. »

Malgré les différents âges et niveaux de confort technologique, l’adoption a été rapide et uniforme au sein de l’équipe, aidée par un système qui semble intuitif.

« Qargo est si facile à utiliser que, sans vouloir offenser qui que ce soit, je pourrais asseoir le personnel d’entretien derrière un bureau et ils seraient en mesure de nous donner un coup de main après une courte formation. C’est aussi facile que cela pour nous. »

Les résultats

Depuis la mise en service de Qargo, T-Trex a constaté des améliorations dans l’ensemble des opérations, et pas seulement dans un seul département.

Des gains mesurables

• ✅ 2 heures économisées par utilisateur et par jour 2 heures économisées par jour grâce à une saisie des commandes et une planification plus rapides et à moins de corrections
  
• ✅ Un bureau entièrement sans papier dès le premier jour de mise en service, avec des CMR numériques et des POD automatiquement associés
  
• ✅ Intégrations rapides : une connexion EDI à Transporeon qui fonctionne vraiment, aucune perte de données lors de la migration, mise en service après une journée de test environ

• ✅ Moins de ressaisies et moins d’erreurs, grâce aux recherches d’adresses assistées par l’IA et à l’enrichissement des données client
  
• ✅ Facturation beaucoup plus rapide, le service financier pouvant facturer les tâches dès que les chargements sont livrés
  
• ✅ Correspondance automatique des preuves de livraison, même pour les CMR numérisées et manuscrites
  

« Depuis que nous utilisons Qargo, j’estime que nous économisons environ deux heures par personne et par jour par rapport à la façon dont nous travaillions avec l’ancien système et Excel. Tout le monde y voit des avantages. Ils ne se souviennent même pas de la façon dont c’était avant avec toute la paperasse. »

« Avec Qargo, si nos deux collègues de facturation étaient tous deux en arrêt maladie, je pourrais prendre le relais grâce à la simplicité d’utilisation. »

Pourquoi est-ce important ?

Pour une entreprise comme T-Trex, petite, agile et opérant sur un marché exigeant des aliments et des boissons, le temps et la précision sont primordiaux.

Les clients s’attendent à des livraisons fiables et ponctuelles, à des réponses rapides d’un véritable humain et à une documentation propre et à une conformité de qualité. En même temps, les marges sont serrées et les équipes sont petites. Il n’y a pas de place pour la double saisie, la chasse au papier ou les cycles de facturation lents. « Qargo nous aide à garder la touche personnelle tout en travaillant beaucoup plus efficacement en arrière-plan. C’est intuitif, basé sur le cloud et prend en charge l’ensemble du processus de la commande à la facture. C’est là que réside la vraie valeur pour nous. »

Dans un marché où de nombreux transporteurs sont encore freinés par des systèmes traditionnels et des flux de travail manuels, l’histoire de T-Trex montre ce qui est possible lorsque vous combinez la technologie moderne avec une petite équipe très réactive.

Quelle est la prochaine étape ?

Pour l’avenir, T-Trex se concentre sur deux grandes priorités :

1. Accélérer ses plans de croissance plus larges
Au cours des prochains mois, T-Trex vise à renforcer son rôle de véritable fournisseur de tour de contrôle avec un service « guichet unique » élargi, en ajoutant le LTL et le groupage à son offre FTL existante. L’équipe se prépare également à la certification ISO9001 et AEO-S, tout en élargissant son empreinte au-delà de l’alimentation et des boissons dans d’autres secteurs. Avec une technologie moderne et une équipe très réactive à l’appui, T-Trex se positionne pour son prochain chapitre de croissance.

2. Approfondir son utilisation de Qargo

• Intégration complète de la facturation des achats dans Qargo à partir de janvier
  
• Explorer l’utilisation du portail client de Qargo comme argument de vente pour les nouveaux clients qui souhaitent une visibilité en libre-service
  
• Explorer davantage les tableaux de bord et les informations de BI de Qargo pour soutenir les rapports internes et le suivi des performances
  

« Nous sommes tombés amoureux de Qargo dès le premier instant et nous espérons continuer à l’utiliser pendant de nombreuses années. Cela facilite l’ensemble du processus, et nous savons que nous pouvons en tirer davantage. »