Wim Buytaert Transport bv

« Nous souhaitions éliminer le papier et disposer d’un système accessible à tout moment et de n’importe où, basé sur le cloud, sécurisé et à l’épreuve du temps. »
— Kris Buytaert, consultant externe (transformation numérique)

À propos de l’entreprise

Wim Buytaert Transport bv exerce ses activités dans le domaine du transport international et de la manutention de gaz industriels. Il s’agit d’une petite entreprise hautement spécialisée, conçue pour être agile : des livraisons le lendemain, des solutions personnalisées et le type de compétences techniques sur lesquelles les producteurs et les négociants de gaz industriels peuvent compter lorsque la demande est urgente et que les volumes sont réduits.

Forte de plus de 25 ans d’expérience dans le transport cryogénique, l’équipe, composée de dix chauffeurs, s’est taillée une niche dans la manutention de conteneurs-citernes qui doivent souvent être reconditionnés avant d’être prêts pour leur prochaine expédition. Ce n’est pas un travail simple, et c’est précisément là tout l’intérêt. Les équipements peuvent arriver d’outre-mer avec des problèmes (pression, température, pièces endommagées), et les chauffeurs doivent disposer de l’assurance technique nécessaire pour résoudre les problèmes en conditions réelles.

« Tout le monde ne peut pas faire ce métier. Cela requiert des compétences techniques et de la ténacité, car il peut parfois y avoir des problèmes sur le site du client. »

Depuis 25 ans, l’entreprise s’est développée de manière organique grâce à la réputation du propriétaire dans le secteur. « Mon frère est un chauffeur né. Cela lui permet de comprendre les défis auxquels les chauffeurs sont confrontés, et les gens lui font confiance. »

Kris soutient l’entreprise en tant que conseiller externe, en se concentrant sur la transformation numérique et les processus métier.

Comment ont-ils découvert Qargo ?

Kris a découvert Qargo grâce à un article publié dans Bloovi et l’a immédiatement identifiée comme une entreprise avec laquelle il aimerait collaborer, aux fondations solides et animée d’un état d’esprit moderne et d’une véritable volonté de créer quelque chose de meilleur pour le transport. À l’époque, Qargo en était à ses débuts, tout comme eux. La décision a été motivée par la confiance dans les capacités des personnes et par l’esprit de partenariat.

« Vous croyez en ces personnes, en leurs compétences et en leur ténacité pour créer un nouveau système en partant de zéro. Au tout début, ce sentiment de partenariat n’était pas une stratégie marketing, il se manifestait dans le soutien apporté. »

Le défi

Avant Qargo, l’entreprise ne disposait pas d’un TMS traditionnel. Pour la gestion administrative, l’entreprise s’appuyait sur une combinaison de documents papier, de traitements manuels et d’un système maison que Kris avait créé à l’aide de Google Sheets, d’une application mobile et d’automatisations Zapier, ainsi que d’outils de facturation distincts. Tous de bons systèmes en soi, mais non intégrés.

Cela fonctionnait. Jusqu’à ce que cela ne fonctionne plus.

À mesure que la demande se diversifiait, le système devenait trop complexe à maintenir et la charge administrative ne cessait d’augmenter. « Nous avons réalisé que le système maison ne convenait plus à l’usage prévu. »

Sur le plan opérationnel, les principaux problèmes étaient les suivants :

• Les documents étaient difficiles à retrouver après l’exécution des tâches (ce qui nécessitait souvent une recherche physique).
• L’audit et le suivi de la qualité étaient difficiles à réaliser.
• La répartition des chauffeurs se faisait à la dernière minute et prenait trop de temps.
• Le personnel d’administration travaillait jusque tard dans la soirée pour gérer les commandes, les formalités administratives et la facturation.
• Il était plus difficile de faire évoluer l’équipe de bureau en l’absence d’un système cohérent à suivre.

Il fallait absolument travailler jusque tard dans la nuit pour rattraper le retard administratif. L’entreprise a également évalué d’autres options, mais la plupart reposaient sur des infrastructures lourdes (par exemple, des configurations de type Dynamics), avec des coûts de licence élevés et la nécessité de faire appel à des services professionnels coûteux ne serait-ce que pour personnaliser les fonctionnalités de base.« Les solutions alternatives impliquaient des licences au prix fort, ainsi qu’un coût initial élevé pour les services professionnels nécessaires à leur personnalisation. »

La solution

Qargo a fourni à l’entreprise la plateforme moderne qu’elle recherchait : sans papier, basée sur le cloud, sécurisée et à l’épreuve du temps, avec la capacité de prendre en charge l’ensemble du flux de travail, jusqu’à la facturation.

Tout aussi important, cette solution a permis à Wim de bénéficier d’une assistance à distance : il était désormais possible d’accéder aux opérations de n’importe où, sans infrastructure sur site. « Pas de serveurs sur site. Pas d’infrastructure informatique sur site. J’avais besoin de pouvoir assurer la gestion depuis n’importe où dans le monde. »

L’entreprise souhaitait également de la flexibilité : la possibilité d’effectuer elle-même de petites modifications, sans recourir à des services professionnels coûteux ni à une infrastructure sur site complexe.

Qargo lui a apporté structure et cohérence. Cela a facilité l’intégration du personnel dans les opérations et a permis de mettre de l’ordre dans des processus qui étaient auparavant dispersés entre la paperasse, les tâches administratives effectuées tard le soir et des outils déconnectés les uns des autres. « Nous souhaitions éliminer le papier et disposer d’un système accessible à tout moment et de n’importe où. »

Cette solution a également permis d’éviter les appels tard le soir et les affectations de dernière minute. « Aujourd’hui, les tâches sont attribuées aux chauffeurs tout au long de la journée. Vous n’avez pas besoin de les déranger tard le soir… Le matin, ils trouvent leurs tâches et se mettent au travail. »

Qargo a également permis à cet opérateur spécialisé, pour qui la précision est fondamentale, d’améliorer le contrôle de la documentation et la traçabilité, en particulier depuis l’intégration du suivi de la flotte.« Nous avons acquis la capacité de vérifier et de corriger les erreurs. Cette transparence est très importante. »

Intégrations

Pour faciliter ses flux de travail, l’équipe a intégré Qargo à des systèmes de base, obtenant des résultats variables selon l’outil.

Actuellement, l’entreprise intègre Qargo à :

• Trimble FMS (gestion/suivi de flotte)
• Peppol (conformité en matière de facturation électronique)

Concernant Trimble, les exigences étaient peu claires, c’est pourquoi l’équipe a dû faire face aux difficultés que les « premiers utilisateurs » ont l’habitude de rencontrer). En revanche, pour Peppol, c’était tout le contraire : la mise en œuvre a été rapide, fluide et l’équipe a bénéficié d’une bonne assistance. « Peppol a fonctionné à merveille. Frederik a très bien su nous aider à le configurer. »

Pour l’avenir, l’entreprise prévoit de poursuivre ses intégrations, notamment avec WhatsApp et Outlook, et d’établir des connexions avec les opérateurs portuaires et les processus douaniers du Royaume-Uni, à mesure que son activité internationale se développe.

L’expérience d’intégration

En tant que premiers utilisateurs, Kris a décrit la période d’intégration comme une série d’essais et d’erreurs par rapport à la façon structurée dont se déroule désormais l’intégration de Qargo, mais l’assistance a été constante tout au long du processus.

L’entreprise a été pleinement opérationnelle en deux mois et, en tant que petite équipe, elle s’est adaptée rapidement, les chauffeurs constituant le groupe le plus difficile à convaincre.

« Vous êtes-vous sentis soutenus par l’équipe de Qargo pendant la transition ? À 100 %. »

Les résultats

Qargo a aidé l’entreprise à abandonner le travail réactif et fastidieux sur support papier pour adopter une approche plus contrôlée et plus évolutive de la gestion des opérations de transport.

✅ Moins de traitement manuel des documents et un accès plus rapide à la documentation relative aux tâches
✅ Meilleure contrôle des tâches exécutées, en particulier lorsque le suivi de la flotte est intégré
✅ Affectation plus rapide et plus claire, sans tâches administratives de dernière minute ni appels tard le soir
✅ Un processus plus évolutif, qui permet d’intégrer plus facilement le personnel de bureau dans un flux de travail cohérent
✅ Réduction de la pression en soirée, car les tâches administratives ne s’accumulent plus de la même manière

Pourquoi est-ce important ?

Dans le secteur du transport spécialisé, les marges ne s’obtiennent pas en travaillant plus tard, mais en optimisant les processus. La numérisation du back-office ne consiste pas à supprimer la dimension humaine du travail. Il s’agit de donner aux équipes d’experts les outils nécessaires pour travailler plus rapidement, assurer un suivi adéquat de la qualité et évoluer sans s’épuiser.

Lorsque le travail implique des gaz cryogéniques et des demandes urgentes, la clarté opérationnelle n’est pas un luxe : c’est ce qui permet à l’entreprise de rester fiable, rentable et digne de confiance. Les opérateurs ont besoin d’un système unique qui permette de visualiser et de contrôler le flux de travail, sans alourdir la charge administrative à mesure que l’entreprise se développe.« L’automatisation et le suivi de la qualité sont importants, car les détails importent pour les clients. »

Quelle est la prochaine étape ?

Maintenant que Qargo est intégré, Kris s’efforce de s’assurer que l’entreprise tire le meilleur parti de la plateforme, en transformant les nouvelles fonctionnalités en une véritable valeur opérationnelle, et pas seulement en mises à jour techniques.

L’entreprise prévoit de mettre en œuvre davantage d’intégrations et de continuer à se concerter chaque trimestre avec son gestionnaire de compte afin de déterminer les prochaines fonctionnalités à adopter.