Intuitif, facile, basé sur le cloud et permet de tout effectuer plus rapidement.
– Chef d’équipe, planification des transports, Link-Up
À propos de Link-Up
Link-Up est un service de messagerie express spécialisé dans les livraisons à délai critique de 1 gramme à 14 tonnes. L’équipe effectue des livraisons directes à domicile et des itinéraires à arrêts multiples (similaires aux tournées de plateaux repas), avec une manutention spécialisée pour les envois fragiles, les marchandises dangereuses/ADR et les expéditions d’animaux, vivants ou morts. Soutenue par une flotte diversifiée et une mentalité de « se déplacer rapidement, manipuler avec soin », Link-Up transporte les cargaisons urgentes à leur destination, rapidement, en toute sécurité et sans tracas.
Comment ont-ils découvert Qargo ?
Comme de nombreux opérateurs, l’équipe de Link-Up avait dépassé les capacités de son ancien TMS. Le développement avait ralenti, les nouvelles fonctionnalités impliquaient des améliorations de base et les tâches quotidiennes étaient en retard.
« Notre direction a commencé à chercher une nouvelle solution et a découvert Qargo », a expliqué Maarten Defraeye, chef d’équipe de la planification des transports. « Après quelques démonstrations, il était clair que c’était la bonne solution : moderne, basée sur le Web et rapide à utiliser au bureau et à la maison. »
« Avec Qargo tout est facile, et nous gagnons du temps. »
Le défi
Avant Qargo, les flux de travail quotidiens étaient ralentis par un système obsolète :
- La saisie des commandes était manuelle, longue et répétitive
- Les cycles de facturation étaient trop lents par rapport aux besoins de l’entreprise
- L’ancienne plateforme semblait « vieille et lente » et n’était pas conçue pour un accès flexible et à distance
- Les processus liés aux CMR et à la documentation de transport nécessitaient beaucoup de documents papier
- Les équipes s’appuyaient sur des feuilles de calcul supplémentaires pour combler les lacunes
En bref : trop d’efforts manuels, manque de rapidité.
« Notre ancien système était obsolète. Il nécessitait des modules complémentaires pour tout et n’était tout simplement pas suffisamment rapide. »
La solution
Link‑Up a adopté TMS Qargo afin d’accélérer la planification et l’administration tout en gardant le contrôle du travail spécialisé et à délai critique.
Le remplacement de leur ancien TMS par une plateforme moderne basée sur le cloud, facile à apprendre et rapide à utiliser, a apporté de nombreux changements.
Qu’est-ce qui a changé ?
- La saisie plus rapide des commandes grâce à l’IA et aux flux de travail par courriel ainsi que les modèles réutilisables pour les commandes de transport régulières réduisent les saisies répétitives et accélèrent la création de tâches
- L’intégration avec Outlook convertit les courriels directement en commandes et maintient chaque réponse liée à la tâche correspondante
- Tableau de planification moderne avec des repères visuels clairs et une vue cartographique en direct des véhicules
- Documents numériques et saisie CMR via l’application mobile : récupération instantanée lorsque les clients demandent des documents signés
- Tableau de planification en temps réel et carte en direct pour obtenir une vue claire et visuelle des cargaisons et de leur emplacement
Le portail des clients a été déployé chez un client important afin de connaître l’emplacement en direct et les ETA, ce qui permet de réduire le nombre d’appels du type « où se trouve la cargaison ? »
« J’aime l’IA, mais l’intégration avec Outlook est ce que je préfère : vous pouvez passer directement d’un courriel à une commande et les suivis sont liés automatiquement à la tâche correspondante. »
Intégrations
L’équipe d’intégration de Qargo a préparé les données à partir de feuilles de calcul et a mis en place les intégrations de base. « L’équipe a effectué le plus gros du travail. Tout s’est bien déroulé dès le début. »
– Comptabilité : Exact Online
Agent des douanes : données et configuration traitées lors de l’intégration pour faciliter les transferts
L’expérience d’intégration
Link-Up a été mis en service en janvier 2024. Tom, responsable de l’intégration de Qargo, était sur place pendant les tests et les premiers jours de production.
« Tom a passé quelques jours avec nous, nous a montré la sandbox et est resté avec nous les premiers jours pour résoudre les problèmes au fur et à mesure qu’ils se présentaient. Nous n’avons rien perdu lors de la migration. »
- Aucune perte de données pendant la migration
- Assistance pratique sur le terrain pour les problèmes du premier jour
En tant que jeune équipe de planification technophile, nous l’avons rapidement adopté.
« Qargo est intuitif. Il suffit de passer quelques heures dessus pour savoir l’utiliser. »
Les résultats
- ✅ Saisie et planification plus rapides des commandes : l’administration quotidienne est réduite de plusieurs heures chaque semaine
- ✅ Travail récurrent, effectué en quelques clics : 1 à 2 heures économisées par mois grâce à l’utilisation de modèles pour les transports réguliers
- ✅ Délai de facturation plus rapide par rapport à l’ancien système
- ✅ Récupération instantanée des documents : les CMR signés sont disponibles numériquement, plus besoin de chercher dans des piles de papier
- ✅ Des clients plus satisfaits : l’accès au portail et le statut d’emplacement en direct plus clair réduisent les demandes entrantes
- ✅ Travaillez de n’importe où : l’accès basé sur le Web permet de vérifier les tâches facilement en dehors du bureau
« Qargo est intuitif et facile à utiliser. Nous passons moins de temps à effectuer des tâches qui prenaient un temps énorme, tout se déroule plus rapidement maintenant. »
Pourquoi est-ce important ?
Dans le transport à délai critique, la vitesse et l’exactitude sont primordiales. L’automatisation, la visibilité en direct et les documents numériques permettent de gagner non pas quelques minutes, mais plusieurs heures au total chaque semaine. Pour les opérateurs qui jonglent avec les trajets ad hoc, les itinéraires réguliers et les expéditions sensibles, un TMS moderne permet d’évoluer sans accumuler les tâches administratives.
Quelle est la prochaine étape ?
Link-Up continue d’étendre son utilisation de Qargo :
- Pilote de messagerie WhatsApp pour rationaliser les communications entre les chauffeurs et l’équipe de planification/les clients
- Les cartes de tarification pour les itinéraires réguliers passent à une tarification entièrement automatisée dans Qargo
Réflexions finales
« Si vous y réfléchissez : Qargo est intuitif, facile à utiliser, basé sur le cloud et vous aide à travailler plus rapidement. Pour nous, cela rend la planification, la facturation et le traitement des documents au quotidien beaucoup plus faciles. »