Grâce à Qargo, nous pouvons désormais contrôler notre destin, aujourd’hui comme demain.
Contexte
Fondée en 1992, la société de transport basée au Benelux a connu un grand succès en se concentrant sur la fourniture d’un service client exceptionnel associé à un engagement en faveur de l’autonomie.
Cela a permis à l’entreprise familiale de prospérer au cours des trois dernières décennies, avec six entrepôts, un centre de distribution et une flotte de plus de 20 véhicules opérant au Benelux et dans le reste de l’Europe. Cependant, malgré ce succès, il devenait de plus en plus difficile pour Roosenboom de rester autonome en raison des défis logistiques croissants.
Le problème principal était le recours à Excel pour planifier tous les trajets avant d’introduire les données obtenues dans un système d’administration des transports dédié. Comme on pouvait s’y attendre, cette approche à deux niveaux nécessitait plusieurs heures de travail par jour pour qu’une équipe de travailleurs puisse gérer efficacement tous les trajets.
Difficultés de croissance
Roosenboom savait que le processus avait besoin d’une refonte complète. Ironie du sort, l’entreprise avait déjà été contactée par Qargo un an auparavant. Cependant, bien que Roosenboom ait été impressionné par le système, des questions planaient sur la longévité de Qargo, car l’entreprise était encore une start-up.
Ce n’est que lorsque Armin Geense, le nouveau chef de projet de Roosenboom, est arrivé que la recherche d’une solution plus efficace a commencé sérieusement. « J’ai commencé à travailler sur le projet et j’ai fait de nombreuses heures de recherche », explique Armin. « J’ai fini par inviter 12 fournisseurs à faire une démonstration de leurs systèmes TMS, y compris Qargo, car il était important de voir et d’évaluer de nombreux systèmes différents. »
Se démarquer
Malgré la concurrence, Qargo s’est tout de même démarqué de la foule, car « beaucoup d’autres systèmes avaient un aspect et une convivialité qui étaient restés coincés en 1996 », explique Armin. « Cependant, nous voulions un système rapide, accessible et moderne. Du coup, c’était Qargo. » Il a également été impressionné par le lecteur PDF de Qargo pour les commandes et les factures d’achat. « Elles sont toutes saisies automatiquement », explique Amin.
« Cela permet donc à nos administratifs de se concentrer sur d’autres tâches, car toute une partie du travail manuel a été supprimée et, ce qui est tout aussi important, la marge d’erreur de saisie a considérablement été réduite.»L’offre de Qargo s’était également développée rapidement depuis la dernière fois que Roosenboom l’avait vue. « On pouvait voir que la plateforme elle-même s’améliorait de plus en plus », se souvient Armin. « Et surtout, l’entreprise Qargo se développait rapidement, de sorte que sa longévité n’était plus remise en question : il était clair qu’elle allait rester. »
« La solution de Qargo était très accessible pour nos employés, tant en termes d’aspect que de convivialité. »
« La solution de Qargo était très accessible pour nos employés, tant en termes d’aspect que de convivialité. »
Périodes d’essai
Désormais confiant dans l’avenir de Qargo, Roosenboom a décidé d’adopter la solution et le processus d’intégration a commencé. « Le processus s’est déroulé sur cinq mois et nous avions notre propre responsable d’intégration dédié qui était très serviable et sympathique », se souvient Armin. « J’ai également eu accès à la sandbox de Qargo afin de pouvoir tester et bien me familiariser avec le nouveau système, et m’assurer que tous les paramètres étaient optimisés pour les opérations de Roosenboom. »
Une fois le système prêt à être mis en service, le personnel de Qargo est arrivé sur place pour assurer un déploiement en douceur et résoudre tout problème. « L’introduction d’un nouveau système pose toujours des problèmes », explique Armin. « Le grand avantage à l’époque, et c’est tout aussi vrai aujourd’hui, est que s’il y a un problème, un bug ou une erreur qui doit être résolu, Qargo répond toujours en moins de 10 minutes et développe une solution rapidement. »
« Le niveau d’assistance offert par Qargo est excellent. »
Automatisation
En plus de bénéficier de l’assistance exemplaire de Qargo, Roosenboom tire également parti de la plateforme pour affiner les flux de travail existants et même créer de nouveaux processus, en interne et de manière indépendante. Par exemple, Roosenboom contrôle de manière proactive ses affréteurs, en s’assurant d’être toujours au courant du statut de chaque individu tout au long de la journée afin que l’entreprise puisse agir rapidement en cas de problème.
Le problème ? « Auparavant, cela signifiait envoyer un e-mail à chaque affréteur individuellement, parfois plusieurs fois par jour », explique Armin. « Cependant, dans Qargo, nous pouvons envoyer des demandes groupées automatiquement. Cela signifie qu’un processus qui prenait une demi-journée a maintenant été réduit à 30 minutes. »
La possibilité de créer des fonctionnalités aussi performantes en interne, associée aux fonctionnalités actuellement en cours de développement chez Qargo, est ce qui enthousiasme le plus Armin pour l’avenir. « Nous avons de nouvelles fonctionnalités sur mesure développées par Qargo », explique Armin. « Et c’est cela, ainsi que la capacité de l’équipe de Qargo à répondre rapidement à nos demandes, qui nous rend très optimistes quant à l’avenir. Nous avons hâte de voir où nous en serons dans 12 mois ! »
« Qargo avance chaque jour, en nous offrant toujours quelque chose de nouveau. »