En tant que planificateur, vous passez probablement une grande partie de votre journée à travailler à partir de votre tableau de planification. Il s’agit donc de l’un des outils les plus importants de votre flux de travail, qui devrait vous faciliter la tâche et non vous la compliquer.
Grâce à quelques ajustements simples, votre tableau sera plus rapide à parcourir, plus facile à hiérarchiser et plus fiable lors du transfert des tâches vers les opérations.
Dans cet article, nous vous proposons cinq méthodes pratiques pour optimiser votre tableau et vous expliquons comment Qargo peut vous aider à chaque étape.
1. Faites correspondre les colonnes à votre processus de planification
Cela peut paraître banal, mais aligner la disposition de votre tableau sur votre planification réelle peut considérablement accélérer la prise de décision.
Organisez vos colonnes de manière à refléter le déroulement de votre travail ou la séquence dans laquelle vous assimilez les informations. Par exemple : Statut → Priorité → Date → Client → Itinéraire ou service → Ressource → Propriétaire → Notes
Pour éviter la surcharge visuelle, il est également conseillé de masquer les champs non essentiels dans votre vue quotidienne et de ne les afficher que lorsque cela est nécessaire.
Les tableaux de planification personnalisables de Qargo facilitent l’organisation des colonnes de manière à refléter et à améliorer votre flux de travail de planification existant.
2. Définissez les champs obligatoires et les règles de « préparation »
Les champs obligatoires vous permettent de saisir les informations minimales nécessaires pour traiter une commande. Dans la plupart des cas, cela comprend :
- la date ;
- le créneau de collecte/livraison ;
- la priorité ;
- le client ou le site.
Dans certains cas, des informations supplémentaires sont nécessaires pour garantir que les chauffeurs ou les affréteurs disposent de tout ce dont ils ont besoin pour terminer un trajet. Définir ces données minimales de planification à l’avance permet d’éviter les relances de dernière minute.
L’utilisation d’une simple vue de contrôle (par exemple, client, date ou lieu manquants) permet de garder votre file d’attente claire et d’éviter que des commandes incomplètes ne passent inaperçues.
L’ajout d’un indicateur ou d’une étiquette Prêt à planifier permet également d’identifier facilement les éléments qui sont prêts à passer du tableau Entrées au tableau de planification.
3. Utilisez des filtres et des vues enregistrées pour vous concentrer
Les filtres et les vues enregistrées vous aident à maintenir votre attention sur la tâche à accomplir.
Ils sont particulièrement utiles dans des cas tels que :
- la planification des commandes pour une période spécifique (aujourd’hui, cette semaine) ;
- la vérification de tous les éléments actuellement dans votre file d’attente ;
- l’examen des commandes bloquées ou en retard.
Les vues enregistrées peuvent servir de règles prédéfinies, tandis que les filtres vous permettent d’ajouter des couches contextuelles facultatives sans perdre de données. Les exemples courants incluent le filtrage :
- par région ;
- par itinéraire ;
- par type de service ;
Dans Qargo, vous pouvez également créer des vues personnelles à partir de votre tableau de planification et les partager avec d’autres si nécessaire.
Quelle que soit la vue que vous utilisez, le tri par créneau horaire de collecte/livraison, puis par priorité, garantit que les tâches urgentes apparaissent systématiquement en haut de la liste, ce qui permet de traiter les commandes dans les délais impartis.
4. Regroupez par équipe de planification afin d’identifier les goulots d’étranglement
Configurez des règles pour créer des groupes par type d’expédition ou par zone géographique, afin que la répartition de la charge et les points sensibles soient évidents et faciles à rééquilibrer.
- Regrouper par type d’expédition
- Regrouper par zone géographique
- Regrouper par voie ou par service
- Regrouper par propriété de l’équipe
Cette configuration permet de détecter les goulots d’étranglement à un stade précoce, avant qu’ils n’affectent l’exécution.
5. Code couleur pour une hiérarchisation rapide
Grâce à la coloration conditionnelle, une couche visuelle supplémentaire s’ajoute pour vous aider à évaluer l’urgence des tâches en un seul coup d’œil.
Qargo vous permet désormais de définir des règles qui modifient automatiquement la couleur d’arrière-plan des cellules de vos tableaux de planification, ce qui facilite la lecture, le tri et la hiérarchisation.
Les paramètres de couleur étant appliqués au niveau de l’utilisateur, vous pouvez les adapter à votre flux de travail personnel. Si nécessaire, ces paramètres peuvent également être partagés avec l’ensemble de l’équipe afin de favoriser une méthode de travail cohérente.
Les cas d’utilisation courants incluent l’indication :
- des marchandises au-dessus d’une certaine hauteur ou longueur ;
- de l’emplacement de la commande ;
- des horaires fixes de collecte ou de livraison ;
- des nouvelles commandes à traiter ;
- du nom du client ;
- du type d’emballage.
Afin de faciliter la compréhension de votre tableau, il est préférable d’utiliser une palette de couleurs simple et cohérente. Le fait d’utiliser trop de couleurs peut rapidement rendre le tableau de planification confus et difficile à gérer.
Conclusion
Un tableau de planification bien structuré permet une planification plus rapide, plus simple et plus prévisible. Lorsque vos colonnes reflètent votre planification réelle et que chaque planificateur peut personnaliser son affichage tout en continuant à travailler à partir des mêmes détails essentiels de commande, il devient beaucoup plus facile de voir ce qui nécessite une attention immédiate et ce qui peut être planifié sans délai.
Des vues ciblées pour aujourd’hui et cette semaine, un regroupement intelligent pour mettre en évidence les goulots d’étranglement et une palette de couleurs claire et cohérente aident les planificateurs à garder le contrôle.
Tout cela peut être fait dans Qargo. Le tableau de planification est conçu pour s’adapter à votre flux de travail, permettant aux planificateurs de filtrer, trier et regrouper les commandes, d’utiliser des repères visuels pour que la file d’attente reste claire et de transférer les commandes en toute confiance aux opérations.
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