Si vous dirigez une entreprise de transport, la trésorerie est primordiale. Plus vous émettez de factures rapidement, plus le paiement arrive tôt et plus vos opérations se déroulent en douceur.
Mais la facturation peut être un cauchemar : des heures passées à rechercher des CMR, à vérifier les tarifs, à fixer les suppléments et à rapprocher les frais. En somme, beaucoup de travail. Un kilomètre de trop, un bon de commande manquant ou un temps d’attente non facturé et vous devez vous mettre à éteindre les incendies au lieu de transporter des marchandises.
La facturation ne doit pas être aussi stressante. Le TMS intelligent de Qargo est conçu pour rendre la facturation plus rapide et plus simple afin que vous puissiez obtenir vos paiements plus tôt et passer moins de temps sur une administration sans fin.
Il est également important de noter que le processus de facturation peut varier selon si vous facturez un client ou un affréteur.
Dans cet article, nous nous concentrerons spécifiquement sur la facturation des clients, mais nous aborderons bientôt en profondeur la facturation des achats des affréteurs dans un article séparé.
Pourquoi la facturation de transport prend-elle autant de temps ?
Pensez à une semaine typique. Les planificateurs, les répartiteurs et les équipes administratives jonglent avec les commandes, les affréteurs et les changements de dernière minute. Une fois que les véhicules sont revenus et que vous avez reçu les CMR, quelqu’un doit créer les factures manuellement.
Cela implique souvent de travailler avec des feuilles de calcul, de vérifier les listes de prix et de suivre les échanges d’emails. Chaque étape prend trop de temps.
Voici quelques-uns des goulots d’étranglement courants en matière de facturation auxquels vous pouvez faire face en tant qu’entreprise de transport :
- CMR manquantes ou invalides
- Tarifs non conformes ou listes de prix obsolètes
- Suppléments tels que : temps d’attente, livraisons supplémentaires, hayon élévateur, heures supplémentaires ou surestaries
- Non-concordance entre le bon de commande et la référence
- Règles de consolidation par site, bon de commande ou semaine nécessitant un regroupement manuel
Et tous ces obstacles ont un effet boule de neige, notamment :
- Les factures retardées repoussent le délai moyen de paiement de plusieurs jours ou semaines
- Les radiations et les litiges augmentent lorsque les informations ne sont pas cohérentes
- Les équipes passent trop de temps à rapprocher au lieu de planifier de nouveaux travaux
Comment Qargo accélère-t-il la facturation de transport ?
Avec le TMS Qargo, les factures passent d’un flux manuel à un flux automatisé.
Voici comment.
Générée automatiquement à la réception de la CMR
Lorsque la livraison est marquée comme terminée et qu’une CMR valide est reçue, Qargo prépare automatiquement la facture en fonction de la liste de prix et des données de commande correctes. Les CMR manquantes sont acheminées vers une file d’attente « Exceptions » avec une raison claire pour vous aider à identifier rapidement ce qui ne va pas.
Listes de prix et suppléments appliqués correctement
Les listes de prix contractuelles avec dates d’entrée en vigueur, tranches de poids/palette, frais minimaux et règles d’arrondi sont appliquées automatiquement. Les suppléments tels que le temps d’attente (à partir d’horodatages géolocalisés), les livraisons supplémentaires et les accessoires sont tarifés selon vos règles.
Consolidation flexible pour répondre aux exigences des clients
Créez des factures uniques par commande, par site, par bon de commande ou par semaine, y compris des scénarios de livraisons multiples et de groupage, avec une TVA correcte et plusieurs devises si nécessaire.
Approbations par risque
Envoyez automatiquement des factures correctes ou mettez-les en file d’attente pour approbation en fonction de la valeur, du client ou du statut d’exception. Le système signale les problèmes tels que les tarifs non concordants, les non-concordances de bons de commande, les quantités nulles ou les commandes en double.
Les clients constatent rapidement l’impact : CS Ellis a réduit son temps de facturation hebdomadaire de 75 %, et Wyvern Cargo a utilisé la facturation groupée et les grilles tarifaires pour réduire le délai d’exécution de quelques semaines à quelques jours.
Elles sont toutes saisies automatiquement, ce qui permet à nos employés administratifs de se concentrer sur d’autres tâches, car toute une partie du travail manuel a été supprimée et, ce qui est tout aussi important, la marge d’erreur de saisie a été considérablement réduite. – Amin Geense, chef de projet chez Roosenboom
Comptabilité intégrée pour une facturation de transport plus fluide
Qargo ne se contente pas de générer des factures plus rapidement, il se connecte directement à vos plateformes de comptabilité via des intégrations natives. Des plateformes comme Exact Online, Sage 50 et Easi (Adfinity) peuvent recevoir automatiquement vos factures, synchroniser les données en temps réel et réduire la saisie manuelle. Cela signifie moins d’erreurs, moins d’allers-retours et un flux de trésorerie rapide.
Un impact réel sur la trésorerie
Une facturation plus rapide et sans erreur dès le départ permet de recevoir les paiements plus tôt et de réduire les litiges. La visibilité des créances en temps réel améliore la planification du carburant, de la maintenance et de la paie, et vous permet de suivre ce qui compte :
- Factures envoyées sans intervention manuelle
- Exceptions par motif : CMR, tarif, bon de commande, suppléments
- Tendance du délai moyen de recouvrement et créances échues pour le contrôle du crédit
Toutes ces heures économisées sur l’administration peuvent être investies dans les opérations et la croissance.
Prenez le contrôle de votre trésorerie
L’automatisation de la facturation des clients accélère les paiements, réduit les erreurs et libère votre équipe pour assurer le transport du fret. Avec le TMS Qargo, la facturation, les flux de trésorerie et l’administration fonctionnent enfin ensemble de manière transparente.
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