Pourquoi votre TMS doit communiquer avec le système portuaire

En tant que transporteur de conteneurs, vous savez combien de temps vous passez à vous connecter à votre système portuaire pour vérifier le statut d’un conteneur, réserver un passage au terminal ou relancer pour obtenir des codes TAR/TAS. Tout cela s’additionne. Surtout si vous travaillez avec un ancien TMS qui n’est connecté à aucun système portuaire.

Cela vous oblige non seulement à jongler entre plusieurs portails, mais entraîne aussi une double saisie des données, des créneaux manqués, des chauffeurs qui attendent à l’entrée du terminal sans code et aucune vue unique de la commande, de la réservation à la facture.

Dans cet article, nous verrons combien de temps et d’efficacité vous pouvez gagner grâce à un TMS connecté à un port community system.

Ce qu’est vraiment un port community system

Un port community system (PCS) est une plateforme numérique neutre qui relie toutes les parties impliquées dans le passage des marchandises par un port : autorités douanières, opérateurs de terminaux, compagnies maritimes, transitaires, transporteurs routiers et administrations. Elles échangent ainsi leurs informations via un système partagé unique, au lieu que chacune utilise ses propres outils, incompatibles entre eux.

Portbase est un parfait exemple de PCS : il relie toutes les parties impliquées dans le transport de marchandises via les ports de Rotterdam et d’Amsterdam.

Sans PCS, l’échange de données est fragmenté et souvent papier : il passe par des appels téléphoniques, des fax et des portails, sans aucune structure.

Ajoutez à cela un système distinct pour gérer vos transports, et votre journée est vite absorbée par l’administratif et la ressaisie manuelle.

Le défi d’un TMS et d’un PCS non connectés

À quoi ressemble une journée type quand on travaille avec plusieurs systèmes qui ne communiquent pas entre eux ?

• Ressaisie manuelle des réservations et vérifications de statut d’un système à l’autre : sans intégration, les informations doivent être saisies au moins deux fois, ce qui fait perdre du temps et augmente le risque d’erreurs.
• Aucune visibilité sur le statut des conteneurs dans votre outil de planification : pour planifier avec précision, vous devez savoir quand les navires et les conteneurs arrivent afin d’organiser le tronçon suivant du transport. C’est beaucoup plus difficile quand vous devez tout vérifier sur plusieurs portails et sites.
• Créneaux retardés ou manqués, risque de surestaries, temps d’attente des chauffeurs au terminal : avec deux sources de « vérité » distinctes, impossible de voir dans votre TMS si un terminal accepte, refuse ou décale un créneau. Vous dépendez de quelqu’un qui se connecte au PCS à temps pour le voir.
• Gestion des documents douaniers (T1, MRN) comme une tâche manuelle à part : les documents ne sont pas centralisés ni directement liés à une commande, ce qui rend les erreurs ou les documents manquants plus probables.

Toutes ces tâches sont liées : si un seul maillon de la chaîne déraille, les erreurs peuvent coûter cher. Et c’est du temps qui aurait pu être consacré à la gestion des exceptions.

Intégrer votre système portuaire allège une grande partie de ce travail manuel et vous permet de vous concentrer sur les tâches qui font vraiment la différence.

À quoi ressemble une solution « intégrée »

Chez Qargo, nous avons construit un écosystème solide et varié de partenaires connectés à notre TMS. Portbase est l’un de ces partenaires : grâce à cette intégration, nous simplifions la vie de nos clients en supprimant le travail manuel sur les portails qui se situe traditionnellement entre le plan de transport et le terminal.

Comment fonctionne l’intégration ?

• Demandes de statut : le statut du conteneur en temps réel arrive directement dans la commande, sans recherche séparée. Les planificateurs voient l’arrivée, l’entrée au terminal et le déchargement directement sur l’opération sur laquelle ils travaillent déjà, au lieu de basculer vers le portail Portbase ou d’attendre qu’un appel au terminal confirme où se trouve réellement un conteneur.
• Réservation de passage et pré-notification : réservez un passage et recevez automatiquement un créneau ainsi qu’un code TAR/TAS, rattachés à l’opération concernée. Un aller-retour manuel disparaît : pas de réservation séparée sur un portail, pas de numéro de référence à recopier à la main dans le plan, et aucun risque qu’un chauffeur se présente pour un créneau qui n’a jamais été confirmé.
• Secure Chain : les nominations numériques des expéditeurs et des transitaires arrivent directement, et la délégation est gérée automatiquement. Depuis que Secure Chain de Portbase a remplacé l’ancien processus de libération par code PIN, seule la partie nominée numériquement peut pré-notifier et collecter un conteneur. Qargo traite cette nomination et transmet la collecte le long de la chaîne, jusqu’au transporteur exécutant, sans que personne ne ressaisisse les données d’autorisation ou ne relance un bon de libération par e-mail.
• Optimisation des créneaux : au lieu de bloquer le créneau disponible au moment de la réservation, le système peut continuer à chercher un créneau qui correspond mieux au plan. Les chauffeurs attendent ainsi moins longtemps une fenêtre qui n’était de toute façon pas idéale. Cette fonction dépend du terminal : elle n’est donc disponible que dans certains terminaux pour le moment.

Une vision d’ensemble

En intégrant votre TMS et votre PCS, ici Qargo et Portbase, vous créez non seulement un flux de la réservation au terminal, mais aussi l’ensemble du flux de la commande à la facture.

Grâce à nos intégrations, Qargo permet aux transporteurs de gérer l’ensemble du cycle de transport en un seul endroit : saisie de commande → planification → exécution/CMR → facturation.

Et notre intégration PCS supprime de cette chaîne un transfert manuel de plus, ainsi que tous les allers-retours entre portails.

Ce niveau de transparence et de visibilité est précieux quelle que soit la taille de votre entreprise, mais il devient encore plus important à mesure que les volumes augmentent. Après tout, les difficultés liées aux systèmes non connectés grandissent avec votre activité, elles ne disparaissent pas.

Vous voulez en savoir plus sur la façon dont l’intégration de Qargo avec Portbase peut rendre vos flux de conteneurs plus efficaces ? Contactez-nous.