La haute saison ne se limite plus à un seul pic annuel. La demande est aujourd’hui bien plus régulière, mais certains pics restent nettement marqués tout au long de l’année.
Recruter davantage de chauffeurs pour absorber ces périodes chargées est souvent perçu comme la solution évidente. Mais l’Europe compte déjà 502 000 postes de chauffeurs routiers non pourvus — un taux de pénurie de 13 %, en hausse constante selon les données suivies par l’IRU. Les bras supplémentaires ne sont tout simplement pas disponibles à l’embauche.
Les gains d’efficacité doivent donc venir d’ailleurs, pour compenser la difficulté croissante à recruter du personnel supplémentaire.
Après tout, la haute saison n’attend pas que vous ayez tout organisé. Dans cet article, nous partageons quelques conseils pour vous préparer sans augmenter vos effectifs.
Quand se situe la haute saison pour les entreprises de transport ?
Throughout the year, we see surges that take place across international holidays (typically centred around cTout au long de l’année, on observe des pics qui coïncident avec les fêtes internationales (généralement centrées sur le commerce et les cadeaux). Et à mesure que les marchés se mondialisent et s’interconnectent, ces fêtes ont des répercussions sur les chaînes d’approvisionnement partout dans le monde.
Ces périodes chargées ont généralement lieu avant :
- Le Nouvel An chinois (janvier/février)
- L’été et la rentrée scolaire (juillet-août)
- La Golden Week (octobre)
- Le Black Friday/Cyber Monday (novembre)
- Noël et le Nouvel An (décembre)
Pour faire face à ces périodes de demande accrue, les entreprises de transport ont tendance à recruter davantage de chauffeurs et de personnel administratif pour absorber le volume. Mais une planification plus intelligente, tout au long de l’année, peut vous aider à vous préparer sans augmenter vos effectifs. Voici comment.
Planifiez la haute saison plus efficacement
Plus de commandes signifie plus de tournées à planifier. Et essayer d’y parvenir avec le même nombre de chauffeurs exige d’optimiser vos itinéraires avec encore plus d’intelligence. Les outils d’optimisation des tournées de Qargo permettent de séquencer automatiquement les livraisons en tenant compte des créneaux horaires, du poids, du volume, des mètres de chargement et de l’espace pour palettes. Moins de trajets à vide et un séquencement plus efficace signifient que vous pouvez absorber un volume accru avec le même nombre de chauffeurs et de véhicules.
De même, vous pouvez regrouper des commandes en identifiant les tournées à proximité. Cela permet de remplir davantage vos camions existants, et donc de transporter plus de marchandises sans ajouter d’effectifs pour absorber la même croissance de volume.
L’augmentation des commandes en haute saison met également sous pression votre équipe de planification, déjà bien occupée. Automatiser les tâches manuelles du processus, comme réoptimiser les tournées en un clic ou affecter automatiquement les ressources, évite d’avoir à ajouter des bras supplémentaires rien que pour la planification.
Roffes Transport a économisé environ 30 heures par semaine de planification depuis la mise en place de Qargo, malgré une croissance et une augmentation des commandes significatives. Et ils y sont parvenus sans recruter de personnel supplémentaire.
Réduisez la charge administrative
Les planificateurs et les chauffeurs ne sont pas les seuls à ressentir la pression de la haute saison, elle se répercute sur l’ensemble de votre activité de transport. Vos équipes administratives et financières risquent elles aussi de se retrouver submergées de paperasse.
Nous avons conçu Qargo Intelligence (Qi) pour réduire la saisie manuelle des données et automatiser les tâches répétitives. Qi lit les e-mails et les PDF de vos clients et renseigne automatiquement les détails des commandes dans votre TMS, sans que vous ayez à tout saisir manuellement. L’outil lit et valide également automatiquement les POD/CMR, en ne signalant que ce qui pose réellement problème. Votre équipe passe ainsi de la saisie à la simple vérification.
Laissez vos clients (et sous-traitants) s’autogérer
Votre équipe de support client subit elle aussi une pression considérable en haute saison. Le volume et les attentes liés aux périodes de fêtes se traduisent par davantage d’e-mails de relance et d’appels du type « où en est ma commande ? ». Traiter ces demandes et mises à jour s’ajoute à un emploi du temps déjà chargé.
Chez Qargo, notre Portail des clients donne à vos clients une visibilité sur le statut de leurs commandes grâce à des liens de suivi en direct. Ils peuvent également consulter et télécharger leurs factures directement depuis le portail, sans que vous ayez à les envoyer vous-même. Et si vous travaillez avec des sous-traitants, ceux-ci peuvent également consulter les mises à jour de statut en direct. De plus, les commandes, statuts et POD se synchronisent automatiquement entre les partenaires ayant accès au Qargo Network, sans qu’aucune ressaisie manuelle ne soit nécessaire.
Conclusion
La pénurie de chauffeurs n’est pas un phénomène passager qu’il suffit d’attendre, c’est un changement structurel dans la capacité réellement disponible à recruter, et il ne va pas disparaître d’ici la prochaine haute saison. La solution durable ne consiste donc pas à augmenter les effectifs, mais à mettre en place un système qui permette à l’équipe déjà en place d’absorber le pic d’activité.
Des tournées optimisées signifient qu’il faut moins de camions pour transporter le même volume. Une administration automatisée signifie que votre back-office se concentre sur les exceptions plutôt que de crouler sous la paperasse. Et des outils en libre-service signifient que clients et sous-traitants obtiennent la visibilité dont ils ont besoin sans ajouter le moindre appel à la charge de travail de votre équipe.
Construisez ce système une bonne fois pour toutes, et il ne vous fera pas seulement passer le cap du Black Friday, il fonctionnera pour la Golden Week, le Nouvel An chinois, et tous les autres pics du calendrier. C’est une position bien plus solide que d’espérer que les bras supplémentaires se présentent au moment où vous en avez le plus besoin.
