« Il faut juste essayer. Nous sommes une petite entreprise, mais qui ne risque rien n’a rien, alors on s’est lancé. » — Patrick Beukhof, B&M Transport Service
À propos de l’entreprise
B&M Transport Service a commencé avec une petite camionnette de livraison, un service rendu, et une bonne dose de ténacité hollandaise. L’entreprise a été fondée au milieu des années 90 par les parents de Patrick, sa mère effectuant de petits trajets locaux au départ d’Ede et a grandi, véhicule après véhicule, jusqu’à occuper une allée entière de camionnettes d’entreprise, avant de finalement déménager en 2002 vers un site construit spécialement à cet effet.
Trente ans plus tard, B&M compte environ 50 collaborateurs et une flotte d’une quarantaine de véhicules, mais l’entreprise est restée exactement ce qu’elle a toujours voulu être : une véritable entreprise familiale. L’oncle et le cousin de Patrick y travaillent également, aux côtés de lui-même et de son frère jumeau Remco.
« C’est une entreprise où on n’a pas trop de personnel, on connaît tout le monde par son prénom, et on n’est jamais juste un numéro », dit Patrick.
B&M ne se spécialise pas dans un seul créneau. L’entreprise prend en charge presque tout ce qui demande un peu plus d’attention : transport pharmaceutique et médical, logistique de chantier avec ou sans grue auxiliaire, livraisons pour l’horeca et la restauration collective, transport sous température dirigée, et transport général — d’un simple colis à un camion complet de palettes. B&M gère également un entrepôt de stockage de palettes et assure la logistique entrante et sortante pour les clients qui en ont besoin, tout en agissant comme intermédiaire pour le transport international lorsque nécessaire.
Cette polyvalence, combinée à une approche personnalisée, est ce qui distingue B&M. Les clients ont toujours affaire aux mêmes visages et aux mêmes chauffeurs néerlandophones et B&M est fière d’aider activement ses clients à travailler plus intelligemment, plutôt que de simplement transporter leur marchandise. Pour un grand client, B&M a remarqué que des problèmes de communication interne entraînaient des réservations en double qui pouvaient facilement être fusionnées en une seule commande, l’équipe a donc signalé le problème et aidé à améliorer le processus, ce qui a fait économiser de l’argent au client et renforcé la relation.
Comment ils ont trouvé Qargo
Patrick a découvert Qargo presque par hasard, au salon IT & Logistiek à Utrecht. Ce jour-là, B&M avait déjà visité plusieurs fournisseurs de TMS plus importants et établis, sans être convaincu.
« Tout paraissait dépassé », se souvient Patrick. « L’un des plus grands fournisseurs faisait fonctionner deux systèmes distincts qui devaient communiquer entre eux, ce qui ne semblait pas très pratique. Tout avait l’air de dater d’environ 2010. Ce n’était tout simplement pas assez flexible pour nous — nous proposons tellement de services différents que nous avons besoin d’un système facilement adaptable. »
B&M était déjà passé devant le stand de Qargo plus tôt dans la journée, et avait failli repartir sans y revenir. Avec environ une heure restante avant la fermeture du salon, ils ont finalement décidé d’y jeter un œil.
« Nous avons eu une conversation avec quelqu’un sur place, on nous a montré un bref aperçu, et nous étions vraiment enthousiastes. Ça avait l’air moderne, facile à adapter, et clair. » Ruben les a recontactés peu après pour tout passer en revue plus en détail.
Le défi
Avant Qargo, B&M travaillait avec Excel pour la planification et des rapports de trajet manuscrits, tandis que la facturation passait par un système totalement distinct.
« C’était très chronophage, source d’erreurs, et pas flexible du tout », dit Patrick. Les informations de trajet ne se trouvaient pas toujours là où les chauffeurs en avaient besoin : ils recevaient souvent simplement l’e-mail original du client imprimé, et devaient trouver eux-mêmes les bons détails, ce qui faisait qu’on passait parfois à côté de certaines choses. Pour retrouver un trajet antérieur, il fallait fouiller dans des fichiers Excel et des dossiers papier — chronophage, et quelque chose qu’on préférait ne pas faire plus souvent que nécessaire.
Le déclencheur du changement n’a pas été une crise mais un changement de génération. Lorsque Patrick et son frère jumeau Remco ont rejoint l’entreprise à temps plein, ils ont apporté un regard neuf sur les processus. « L’ancienne génération, mes parents et le reste de l’équipe de planification, ne voyait pas nécessairement la nécessité de changer ; ça avait toujours fonctionné comme ça. Mais nous avions le temps, et un peu plus d’affinité avec l’informatique, donc nous avons commencé à regarder ce qui était possible. »
En repensant à l’ancien processus, Patrick estime que la planification d’un seul trajet — de la commande jusqu’à un rapport de trajet utilisable pour le chauffeur — prend aujourd’hui environ moitié moins de temps qu’auparavant.
La solution
Depuis la mise en service, B&M a entièrement revu la façon dont les commandes, la planification et la facturation circulent au sein de l’entreprise.
Planifier un trajet signifiait autrefois noter les arrêts sur une carte routière papier, les recopier à la main sur une liste, associer les plaques d’immatriculation, et finalement tout consigner dans ce que l’équipe appelait affectueusement « le grand livre de Saint-Nicolas » — le journal central des trajets. Aujourd’hui : sélectionner l’arrêt, cliquer, lier, terminé — et c’est immédiatement enregistré dans le système.
La facturation a connu une transformation similaire. Alors que l’équipe travaillait auparavant avec un fichier Excel partagé (avec de temps en temps une erreur de synchronisation), imprimait et scannait les factures juste pour y apposer le logo de l’entreprise, et envoyait chaque facture individuellement, les factures sont désormais créées directement dans Qargo, aux couleurs de l’entreprise, et envoyées — souvent en une seule action groupée. « Cela prenait autrefois beaucoup de temps à notre équipe administrative, d’envoyer chaque facture séparément. Maintenant, c’est juste une action groupée », dit Patrick.
Les frais de péage, autrefois calculés manuellement dans un outil séparé, sont désormais calculés automatiquement dès que l’itinéraire est saisi, une étape manuelle en moins, et une source d’erreurs en moins.
B&M a également commencé à utiliser Qargo Intelligence, en particulier la saisie de commandes assistée par IA : glisser un e-mail client directement dans Qargo et laisser le système pré-remplir la commande. L’équipe utilise aussi le chat IA de Qargo pour les questions produit du quotidien. « C’est surtout efficace pour les choses déjà documentées — comment faire ceci, comment faire cela. Si c’est un bug ou quelque chose de moins standard, ça le reconnaît assez rapidement et on est vite mis en relation avec une vraie personne », dit Patrick.
Une fonctionnalité a été construite spécifiquement autour de la façon de travailler propre à B&M : une « commande de planification flexible ». Certaines missions de B&M — comme la récupération d’équipement pour un hôpital — n’ont pas de date de livraison fixe, seulement une fenêtre temporelle (par exemple une semaine) durant laquelle cela doit se faire. Qargo a ajouté la possibilité de définir une date « à charger avant » ou « à décharger avant » plutôt qu’une date fixe, afin que B&M puisse filtrer les commandes devant se faire un jour précis par rapport à celles pouvant se faire n’importe quel jour de cette semaine. « C’est quelque chose dont nous avions besoin pour notre façon de travailler, et ça nous aide vraiment maintenant », dit Patrick.
B&M a également commencé à ajouter les coûts de véhicule et de chauffeur à chaque trajet, ce qui permet de voir — péages compris — si un trajet donné est réellement rentable, ou s’il faut un autre véhicule ou un ajustement de prix. Et comme de plus en plus de clients demandent des données d’émissions par trajet (certains clients du secteur de la construction en ont besoin pour la certification en durabilité), les données d’émissions par trajet de Qargo ont remplacé un calcul que B&M ne pouvait auparavant pas faire facilement. « Si nous n’avions pas Qargo, il faudrait honnêtement qu’on devine », dit Patrick.
Intégrations
B&M intègre actuellement Qargo avec :
- Samsara (télématique), avec des projets d’extension vers l’application chauffeur de Qargo (application mobile) et éventuellement l’enregistrement du temps de travail des chauffeurs
- Snelstart (comptabilité), les factures étant automatiquement transmises à leur comptable
- Intégration Outlook: e-mail/boîte de réception, les commandes clients arrivant directement dans Qargo
Patrick souligne l’étendue des capacités d’API de Qargo comme un véritable élément différenciant : « Les autres systèmes TMS que nous avons examinés ne pouvaient se connecter qu’à une poignée d’autres systèmes. Avec Qargo, il n’y avait presque rien à quoi nous ne pouvions pas nous connecter. »
L’expérience d’onboarding
B&M a démarré dans un environnement sandbox, en le faisant fonctionner en parallèle de leur processus existant basé sur Excel, pas toujours facile à jongler, mais une façon délibérée et à faible risque de commencer.
Ruben a donné une présentation de lancement complète et a aidé à mettre en place les ressources dont B&M avait besoin, après quoi le spécialiste de l’onboarding Michiel a passé deux à trois jours sur place. « Il était de bonne compagnie, mais il posait aussi les bonnes questions, et dès qu’on soulevait un point, il le captait rapidement », dit Patrick. En quelques semaines, l’équipe était entièrement passée au nouveau système, avec seulement quelques petits problèmes de démarrage, tous résolus aujourd’hui.
L’adoption a nécessité un petit coup de pouce au départ. « Au début, ils avaient besoin d’un peu d’encouragement pour utiliser le sandbox », admet Patrick, « mais finalement ils ont apprécié — essayer des choses, voir ce qui se passait à l’écran. » Le support continu passe désormais par le chat intégré de Qargo et le gestionnaire de compte de l’équipe, en plus de la ligne directe que l’équipe avait avec Michiel pendant l’onboarding.
Les résultats
✅ Temps de planification réduit d’environ moitié, de la saisie de la commande jusqu’à un rapport de trajet prêt pour le chauffeur
✅ Facturation simplifiée : de la saisie manuelle dans Excel, de l’impression, du scan et de l’envoi individuel, à des factures aux couleurs de l’entreprise envoyées en masse directement depuis Qargo
✅ Frais de péage calculés automatiquement, supprimant une étape manuelle et une source d’erreurs
✅ Recherches de trajets plus rapides et plus fiables : les trajets passés se retrouvent en quelques secondes au lieu de fouiller dans du papier et des tableurs
✅ Visibilité sur la rentabilité et les émissions par trajet, appuyant les décisions tarifaires et les demandes de durabilité des clients
✅ Saisie de commandes assistée par IA, réduisant la saisie manuelle des données pour les commandes entrantes
« Maintenant, c’est juste sélectionner, cliquer, lier, et c’est fait — et c’est enregistré immédiatement dans le système », dit Patrick. « En tant qu’entreprise, nous gagnons du temps, de l’argent, et pas mal de papier aussi. »
Pourquoi c’est important
L’histoire de B&M est une histoire familière dans le secteur du transport : une entreprise qui a grandi avec du papier, des tableurs et une mémoire institutionnelle, et qui a atteint le point où cette approche ne pouvait tout simplement plus permettre de croître — non pas parce que quelque chose s’était cassé, mais parce qu’une nouvelle génération au sein de l’entreprise a vu une meilleure façon de travailler.
Pour les entreprises qui jonglent avec plusieurs types de transport, ou des clients aux exigences de plus en plus spécifiques (fenêtres de livraison fixes ou flexibles, données d’émissions par trajet, rentabilité par mission), la flexibilité n’est pas un luxe — c’est ce qui permet à une entreprise de continuer à dire « oui » à différents types de travail sans se noyer dans l’administratif.
Et ensuite
B&M explore actuellement une utilisation plus intensive de l’application chauffeur de Qargo (application mobile) — quelque chose qu’ils ont attendu de pouvoir déployer jusqu’à ce qu’elle offre la flexibilité dont leurs chauffeurs ont besoin, comme ajuster le nombre de palettes en cours de route. À plus long terme, l’équipe envisage également d’utiliser Samsara pour l’enregistrement du temps de travail des chauffeurs, ainsi qu’une intégration plus large.
« L’un des vrais avantages de Qargo, c’est qu’on n’a pas besoin de bricoler ensemble un tas de systèmes différents qui ne communiquent pas bien entre eux. La plupart de ce dont nous avons besoin est simplement déjà là », dit Patrick.
Pour conclure
Interrogé sur ce qu’il dirait à un autre transporteur envisageant Qargo, Patrick n’hésite pas : « Demandez simplement une démo. La première impression compte — et pour nous, ça a tout de suite fonctionné, parce que ça correspondait à notre façon réelle de travailler, de la commande à la facturation. »
« Chaque entreprise est différente, mais Qargo est suffisamment flexible pour avoir cette conversation — s’asseoir ensemble et regarder ce qui est possible. C’est le conseil principal : parlez-en, et voyez ce qui est possible. »
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