À propos de l’entreprise
Kekkilä-BVB Logistics est la division transport de Kekkilä-BVB, un producteur de premier plan de substrats pour le secteur horticole. Qu’il s’agisse de sacs de terreau pour les jardineries, de big bags pour les pépinières ou de livraisons en vrac directement vers les silos des producteurs professionnels — pour de nombreuses cultures, le substrat constitue la base, et Kekkilä-BVB Logistics assure le transport.
La division logistique, responsable de cinq sites de production aux Pays-Bas, gère l’ensemble du transport en vrac et par palettes pour tout le groupe. En tant que branche transport d’une entreprise de fabrication, l’équipe contribue activement aux décisions de la chaîne d’approvisionnement, en combinant une connaissance approfondie des produits avec une attention constante à la livraison dans les délais. « Tout est une question de bon moment, de bon endroit et du bon véhicule », explique Rob Timmermans, Logistics Manager. Cette combinaison de flexibilité, de rapidité et de fiabilité est ce qui distingue Kekkilä-BVB Logistics.
Comment ils ont découvert Qargo
Tout n’a pas commencé par une recherche de TMS. Cela a commencé par une transformation numérique bien plus large. Le service informatique a été le premier à identifier le problème : leur système existant avait fait son temps, tant sur le plan fonctionnel que sécuritaire. Un nouvel ERP était nécessaire — et avec lui, une nouvelle approche du transport. Kekkilä-BVB Logistics a fait ce que ferait toute équipe logistique bien connectée : se renseigner autour d’elle. « Nous avons commencé à demander dans notre réseau transport quels systèmes TMS les autres entreprises utilisaient », explique Rob. Le nom de Qargo revenait sans cesse. Ce qui a commencé par du bouche-à-oreille est aujourd’hui un partenariat de trois ans.
Le défi
Avant la mise en place de Qargo, Kekkilä-BVB était composé de plusieurs sites de production réunis à la suite d’acquisitions, mais dont la logistique n’était pas initialement organisée de manière centralisée. Chaque site fonctionnait avec ses propres processus, systèmes et méthodes de travail, opérant largement de manière autonome — y compris sur le plan numérique. La connaissance en matière de planification résidait surtout dans la tête des collaborateurs, ce qui rendait l’intégration d’un nouveau planificateur longue, pouvant parfois prendre jusqu’à deux ans.
La solution existante — un module sur mesure construit au-dessus d’un système hérité — avait rempli son rôle pour un seul site. Mais elle n’avait jamais été conçue pour ce que l’entreprise était devenue : une opération de transport centralisée responsable du déplacement des marchandises depuis et entre cinq usines, avec une visibilité en temps réel attendue à chaque étape. Les mises à jour de statut faisaient largement défaut, et il y avait peu de visibilité structurée sur l’avancement réel des transports. La planification des itinéraires et des délais était donc difficile à prévoir et n’était pas enregistrée de manière cohérente. Lorsque l’entreprise a décidé de regrouper tout le transport sous un même toit, l’écart entre les capacités du système existant et les besoins de l’opération est devenu clairement visible.
« Avant, tout vivait dans la tête de nos planificateurs. Aujourd’hui, tout cela est intégré dans le système. » — Rob Timmermans, Logistics Manager, Kekkilä-BVB Logistics
La solution
Avec Qargo TMS comme socle central de l’opération logistique, les mouvements de transport des cinq usines ont été rassemblés au sein d’une seule plateforme. Les planificateurs disposent ainsi d’une vue claire et actualisée du déploiement des véhicules, de l’avancement des livraisons et du statut des commandes — une avancée nette par rapport à l’information auparavant limitée et fragmentée.
Mais le développement le plus marquant ? L’attribution automatique des ressources. Développée en étroite collaboration avec l’équipe Qargo et largement pilotée par Rob et ses collègues, cette fonctionnalité fait exactement ce que son nom suggère : dès qu’une commande arrive avec un lieu de chargement et une destination, le bon sous-traitant est automatiquement attribué. Aucune attribution manuelle. Aucun appel téléphonique. Aucun travail en double. Trois des cinq usines fonctionnent désormais entièrement grâce à cette automatisation — et les résultats parlent d’eux-mêmes. « Au départ, on se demandait si nous étions vraiment prêts à déployer l’attribution automatique des ressources », admet Rob. « Mais avec la hausse des volumes de commandes, les risques d’erreurs augmentaient aussi. C’est pourquoi nous sommes finalement passés en production après deux à trois semaines. Et l’effet s’est fait sentir immédiatement : semaine après semaine, l’attribution des véhicules et des ressources s’est améliorée. » La saisie des commandes pour le transport externe a elle aussi été transformée. Ce qui prenait auparavant cinq à dix minutes par commande ne prend désormais pas plus d’une minute, grâce aux fonctionnalités d’IA de Qargo Intelligence (Qi) — plus rapide, plus précis, avec une documentation jointe automatiquement.
« En centralisant le transport et en rassemblant tous les flux dans un seul système, le volume total de commandes traité dans la planification a effectivement doublé. Et pourtant, nous réalisons ce travail avec le même nombre de planificateurs. » — Rob Timmermans, Logistics Manager, Kekkilä-BVB Logistics
Intégrations
Pour relier l’ensemble de la chaîne logistique, Kekkilä-BVB Logistics a intégré Qargo à plusieurs systèmes clés :
Microsoft Dynamics 365 : Le moteur de l’entreprise de fabrication. Les commandes circulent automatiquement de D365 vers Qargo, sont traitées par l’équipe de planification, et les mises à jour de statut remontent automatiquement — permettant au service production de savoir en permanence si un chargement est en cours de route ou livré.
Trimble (télématique et planificateur d’absences) : L’intégration a été mise en place en une dizaine de minutes seulement. Lorsqu’un chauffeur soumet une demande de congé via le planificateur d’absences de Trimble, il est automatiquement marqué comme indisponible dans Qargo — rendant impossible pour un planificateur de le programmer par erreur. Un petit changement qui a éliminé une étape manuelle récurrente et source d’erreurs.
Descartes (intégration EDI) : La communication avec les grands partenaires de transport routier demande davantage de temps et de patience pour l’intégration EDI — il faut cartographier les données champ par champ pour garantir une traduction correcte des informations entre les systèmes. Le travail est toujours en cours, mais les mises à jour de statut automatisées qu’il permet font déjà la différence.
L’expérience d’onboarding
La mise en production a eu lieu le 1er septembre 2025. La configuration de l’intégration a demandé le plus d’efforts : parcourir la cartographie des données champ par champ, aux côtés de l’équipe d’intégration de Qargo et d’un consultant ERP externe. « Cela a demandé beaucoup d’énergie et de nombreuses heures de patience », reconnaît Rob. Mais le soutien était présent tout au long du processus. À l’approche de la mise en production, la première semaine s’est finalement déroulée plus facilement que prévu. « Le démarrage au sein du service logistique s’est déroulé de manière largement fluide et maîtrisée. Comme pour toute mise en œuvre de cette envergure, nous avons rencontré quelques défis en cours de route, notamment autour des processus et des intégrations de systèmes. Grâce à une bonne collaboration et à des lignes de communication courtes, nous pouvons réagir rapidement et continuer à nous améliorer. » L’accompagnement de l’équipe account management de Qargo — d’abord Matthijs, puis Frederik — a fait une réelle différence. « On est accompagné étape par étape, on reçoit une formation solide sur Qargo, puis on l’applique soi-même. Notre account manager nous a vraiment fait voir un TMS sous un autre angle, ce qui a changé ma façon d’aborder le système en tant qu’utilisateur clé. »
Les résultats
Le projet de centralisation — qui n’aurait pas pu voir le jour sans Qargo — produit désormais des résultats réels et mesurables pour l’ensemble de l’opération :
✅ Volume doublé, équipe inchangée : 200 à 300 commandes par jour avec cinq planificateurs — grâce à la centralisation et à un processus plus efficace.
✅ 90 % des commandes de trois usines sont attribuées automatiquement grâce à l’attribution automatique des ressources.
✅ Création de commande : de plus de 5 minutes à moins d’une minute pour le transport externe grâce à Qargo Intelligence (Qi).
✅ Visibilité du statut en temps réel pour les planificateurs et l’entreprise de fabrication grâce à l’intégration D365.
✅ Redevance kilométrique néerlandaise entièrement automatisée : le supplément kilométrique pour les sous-traitants est calculé et appliqué automatiquement, sans intervention manuelle.
✅ Intégration plus rapide des planificateurs : le savoir institutionnel réside désormais dans le système, et non plus uniquement dans la tête des collaborateurs.
« Sans Qargo, nous n’aurions jamais réussi à centraliser tout le transport au sein d’un seul service. » — Rob Timmermans, Logistics Manager, Kekkilä-BVB Logistics
Pourquoi c’est important
Sur un marché où les marges sont sous pression et où le recrutement devient de plus en plus difficile, croître sans capacité supplémentaire est essentiel. Kekkilä-BVB Logistics démontre que c’est possible : grâce à l’automatisation, à des données centralisées et à un TMS qui soutient l’opération, une équipe de cinq planificateurs traite aujourd’hui un volume qui exigeait autrefois davantage de personnel réparti sur plusieurs sites.
« En tant que responsable transport, il faut toujours rester ouvert à la question : quels outils peuvent aider mon organisation ? Parfois, la réponse est d’embaucher un collaborateur supplémentaire — mais on peut aussi se demander quel logiciel peut nous faire passer au niveau supérieur. » Un conseil à prendre au sérieux, venant de quelqu’un qui compte 23 ans d’expérience dans le secteur.
Et ensuite
Les connexions EDI avec les grands partenaires de transport routier continuent d’être déployées. L’intégration D365 s’approfondit également, avec pour prochain objectif des mises à jour automatiques du statut de livraison dès qu’un véhicule arrive à la porte d’une usine. En regardant vers l’avenir, Rob s’intéresse à des logiciels d’optimisation d’itinéraires — autonomes ou intégrés à Qargo — capables de générer automatiquement des propositions de planification intelligentes. « Ce serait la prochaine étape. Notre travail est assez spécifique, avec du matériel spécialisé, mais le potentiel est certainement là. »
« Faire le lien entre les opérations réelles et les possibilités offertes par le logiciel — c’est ce que Qargo fait pour nous. » — Rob Timmermans, Logistics Manager, Kekkilä-BVB Logistics
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