“Je moet het gewoon proberen. We zijn een kleine onderneming, maar wie niet waagt, die niet wint — dus we zijn er gewoon voor gegaan.” — Patrick Beukhof, B&M Transport Service
Over het bedrijf
B&M Transport Service begon met één kleine bestelwagen, een gunst, en een flinke dosis Hollandse koppigheid. Het bedrijf werd medio jaren ’90 opgericht door de ouders van Patrick, met zijn moeder die kleine lokale ritten reed vanuit Ede — en groeide, voertuig per voertuig, uit tot een oprit vol bedrijfswagens, tot ze in 2002 uiteindelijk verhuisden naar een speciaal daarvoor gebouwde site.
Dertig jaar later is B&M uitgegroeid tot ongeveer 50 medewerkers en een vloot van zo’n 40 voertuigen, maar het bedrijf is precies gebleven wat het altijd wilde zijn: een echt familiebedrijf. De oom en neef van Patrick werken er ook, samen met hem en zijn tweelingbroer Remco.
“Het is een bedrijf waar je niet te veel personeel hebt — je kent iedereen bij naam, en je bent nooit gewoon een nummer,” zegt Patrick.
B&M specialiseert zich niet in één niche. In plaats daarvan neemt het bedrijf bijna alles op zich wat wat extra zorg vraagt: farmaceutisch en medisch transport, bouwlogistiek met of zonder kooiaap, catering- en horecaleveringen, geconditioneerd transport, en algemeen transport — van een enkele doos tot een volledige vrachtwagenlading pallets. B&M beheert ook een magazijn voor palletopslag en verzorgt inkomende en uitgaande logistiek voor klanten die dat nodig hebben, en treedt indien nodig op als tussenpersoon voor internationaal vervoer.
Die veelzijdigheid, gecombineerd met een persoonlijke aanpak, is wat B&M onderscheidt. Klanten hebben steeds opnieuw te maken met dezelfde gezichten en dezelfde Nederlandstalige chauffeurs — en B&M is er trots op klanten actief te helpen slimmer te werken, in plaats van enkel hun vracht te verplaatsen. Voor één grote klant merkte B&M dat interne miscommunicatie zorgde voor dubbele boekingen die makkelijk konden worden samengevoegd tot één order — dus signaleerde het team dit en hielp het proces te verbeteren, wat de klant geld bespaarde en de relatie versterkte.
Hoe ze Qargo vonden
Patrick ontdekte Qargo bijna toevallig, op de vakbeurs IT & Logistiek in Utrecht. B&M had die dag al verschillende grotere, gevestigde TMS-aanbieders bezocht — en was daar niet van overtuigd geraakt.
“Het voelde allemaal gedateerd,” herinnert Patrick zich. “Eén van de grotere leveranciers draaide twee afzonderlijke systemen die met elkaar moesten communiceren, wat niet erg praktisch leek. Alles zag eruit als iets uit rond 2010. Het was gewoon niet flexibel genoeg voor ons — we bieden zoveel verschillende diensten aan dat we een systeem nodig hebben dat we makkelijk kunnen aanpassen.”
B&M was eerder die dag langs de stand van Qargo gelopen en was er bijna zonder terug te keren vertrokken. Met nog ongeveer een uur voor de beurs sloot, besloten ze toch een kijkje te nemen.
“We hadden een gesprek met iemand daar, kregen een korte preview, en we waren echt enthousiast. Het zag er modern uit, makkelijk aan te passen en duidelijk.” Ruben nam kort daarna contact op om alles verder in detail te overlopen.
De uitdaging
Voor Qargo werkte B&M met Excel voor de planning en handgeschreven triprapporten — terwijl facturatie via een heel ander, apart systeem verliep.
“Het was heel arbeidsintensief, foutgevoelig en helemaal niet flexibel,” zegt Patrick. Tripinformatie stond niet altijd waar chauffeurs die nodig hadden: ze kregen vaak simpelweg de originele e-mail van een klant geprint mee en werd verwacht dat ze zelf de juiste details vonden, waardoor er af en toe zaken werden gemist. Om een eerdere trip terug op te zoeken, moest je door Excel-bestanden en papieren dossiers spitten — tijdrovend, en iets wat je liever niet vaker deed dan nodig.
De aanleiding voor verandering was geen crisis — het was een generatiewissel. Toen Patrick en zijn tweelingbroer Remco voltijds bij het bedrijf kwamen, brachten ze een andere nieuwe kijk op de processen mee. “De oudere generatie — mijn ouders en de rest van het planningsteam — zag niet noodzakelijk de noodzaak om te veranderen; het had altijd zo gewerkt. Maar wij hadden de tijd, en wat meer voeling met IT, dus zijn we gaan kijken wat er nog meer mogelijk was.”
Terugkijkend op het oude proces schat Patrick dat het plannen van een enkele trip — van order tot een bruikbaar triprapport voor de chauffeur — nu ruwweg de helft van de tijd kost die het vroeger kostte.
De oplossing
Sinds de livegang heeft B&M de manier waarop orders, planning en facturatie door het bedrijf stromen, volledig herzien.
Het plannen van een trip betekende vroeger stops op een papieren wegenkaart schrijven, ze met de hand overnemen op een lijst, kentekens koppelen en alles uiteindelijk noteren in wat het team liefkozend “het grote Sinterklaasboek” noemde — het centrale tripdagboek. Nu is het: de stop selecteren, klikken, koppelen, klaar — en het staat meteen opgeslagen in het systeem.
Facturatie heeft een gelijkaardige transformatie doorgemaakt. Waar het team vroeger werkte met een gedeeld Excel-bestand (met af en toe een synchronisatiefout), facturen printte en scande enkel om het bedrijfslogo erop te krijgen, en elke factuur individueel verstuurde, worden facturen nu rechtstreeks vanuit Qargo aangemaakt, voorzien van huisstijl en verstuurd — vaak in één bulkactie. “Dat kostte ons administratieteam vroeger veel tijd, elke factuur apart versturen. Nu is het gewoon één bulkactie,” zegt Patrick.
Tolkosten, die vroeger handmatig werden berekend in een apart hulpmiddel, worden nu automatisch berekend zodra de route is ingevoerd — één manuele stap minder, en één plek minder waar fouten konden ontstaan.
B&M is ook begonnen met Qargo Intelligence te gebruiken, in het bijzonder de AI-gestuurde orderinvoer: een klantmail rechtstreeks in Qargo slepen en het systeem de order laten voorinvullen. Het team maakt ook gebruik van Qargo’s AI-chat voor dagdagelijkse productvragen. “Het is vooral goed voor de dingen die al gedocumenteerd zijn — hoe doe ik dit, hoe doe ik dat. Als het een bug is of iets minder standaard, herkent het dat behoorlijk snel en word je snel doorverbonden met een echte persoon,” zegt Patrick.
Één functie werd specifiek gebouwd rond de eigen manier van werken van B&M: een “flexibele planningsorder.” Sommige opdrachten van B&M — zoals het ophalen van apparatuur voor een ziekenhuis — hebben geen vaste leverdatum, enkel een tijdsvenster (bijvoorbeeld een week) waarin het moet gebeuren. Qargo voegde de mogelijkheid toe om een “laden vóór” of “lossen vóór” datum in te stellen in plaats van een vaste datum, zodat B&M kan filteren op orders die op een specifieke dag moeten gebeuren versus orders die eender welke dag in die week kunnen. “Dat is iets wat we nodig hadden voor hoe wij werken, en het helpt ons nu echt,” zegt Patrick.
B&M is ook begonnen met het toevoegen van voertuig- en chauffeurskosten aan individuele trips, waardoor het mogelijk wordt om te zien — tolkosten inbegrepen — of een specifieke trip effectief winstgevend is, of of er een ander voertuig of een prijsaanpassing nodig is. En met steeds meer klanten die per trip vragen naar emissiegegevens (sommige bouwklanten hebben die nodig voor duurzaamheidscertificering), heeft Qargo’s emissiegegevens per trip een berekening vervangen die B&M voordien helemaal niet makkelijk kon maken. “Als we Qargo niet hadden, zouden we eerlijk gezegd gewoon moeten gokken,” zegt Patrick.
Integraties
B&M integreert Qargo momenteel met:
- Samsara (telematica), met plannen om uit te breiden naar Qargo’s chauffeursapp (mobiele app) en mogelijk chauffeurstijdregistratie
- Snelstart (boekhouding), waarbij facturen automatisch worden doorgestuurd naar hun boekhouder
- E-mail/mailbox-integratie, waarbij klantorders rechtstreeks in Qargo terechtkomen
Patrick benadrukt de breedte van Qargo’s API-mogelijkheden als een echt onderscheidend element: “Andere TMS-systemen die we bekeken, konden maar met een handvol andere systemen verbinden. Bij Qargo was er bijna niets waarmee we geen verbinding konden maken.”
De onboardingervaring
B&M startte in een sandboxomgeving, waarbij ze dit naast hun bestaande Excel-gebaseerde proces lieten draaien — niet altijd het makkelijkste om te jongleren, maar een bewuste, laagrisico manier om te starten.
Ruben gaf een uitgebreide startpresentatie en hielp de nodige middelen op te zetten die B&M nodig had, waarna onboardingspecialist Michiel twee tot drie dagen ter plaatse doorbracht. “Hij was leuk gezelschap, maar hij stelde ook de juiste vragen, en wanneer we iets aankaartten, pikte hij dat snel op,” zegt Patrick. Binnen enkele weken was het team volledig overgeschakeld, met slechts kleine opstartproblemen — die nu allemaal zijn opgelost.
Adoptie vroeg in het begin een klein duwtje. “In het begin hadden ze wat aanmoediging nodig om de sandbox te gebruiken,” geeft Patrick toe, “maar uiteindelijk vonden ze het leuk — dingen uitproberen, kijken wat er op het scherm gebeurde.” Doorlopende ondersteuning verloopt verder via Qargo’s in-app chat en de accountmanager van het team, naast de directe lijn die het team had met Michiel tijdens de onboarding.
De resultaten
✅ Plantijd ruwweg gehalveerd, van orderinvoer tot een chauffeurs-klaar triprapport
✅ Facturatie vereenvoudigd: van manuele Excel-invoer, printen, scannen en individueel versturen, naar facturen met huisstijl die in bulk rechtstreeks vanuit Qargo worden verstuurd
✅ Tolkosten automatisch berekend, wat een manuele stap en een foutenbron wegneemt
✅ Snellere, betrouwbaardere tripopzoekingen: eerdere ritten zijn in enkele seconden terug te vinden in plaats van door papieren en spreadsheets te spitten
✅ Zicht op winstgevendheid en emissies per trip, wat prijsbeslissingen en duurzaamheidsvragen van klanten ondersteunt
✅ AI-gestuurde orderinvoer die manuele gegevensinvoer bij binnenkomende orders vermindert
“Nu is het gewoon selecteren, klikken, koppelen, en het is klaar — en het staat meteen in het systeem,” zegt Patrick. “Als bedrijf besparen we tijd, geld en ook heel wat papier.”
Waarom dit ertoe doet
Het verhaal van B&M is een herkenbaar verhaal in de transportsector: een bedrijf dat opgroeide met papier, spreadsheets en institutioneel geheugen, en het punt bereikte waarop die aanpak simpelweg niet verder kon groeien — niet omdat er iets stukliep, maar omdat een nieuwere generatie binnen het bedrijf een betere manier van werken zag.
Voor ondernemingen die met meerdere soorten transport jongleren, of klanten met steeds specifiekere vereisten (vaste versus flexibele levervensters, emissiegegevens per trip, winstgevendheid per opdracht), is flexibiliteit geen luxe — het is wat een bedrijf toelaat “ja” te blijven zeggen tegen verschillende soorten werk, zonder te verdrinken in administratie.
Wat is de volgende stap
B&M verkent momenteel intensiever gebruik van Qargo’s chauffeursapp (mobiele app) — iets waarmee ze wachtten tot die de flexibiliteit kon bieden die hun chauffeurs nodig hebben, zoals het onderweg aanpassen van het aantal pallets. Op langere termijn kijkt het team ook naar het gebruik van Samsara voor chauffeurstijdregistratie, samen met een bredere integratie.
“Een van de echte voordelen van Qargo is dat je geen hoop verschillende systemen aan elkaar hoeft te knopen die niet goed met elkaar communiceren. Het meeste wat we nodig hebben, is er gewoon,” zegt Patrick.
Tot slot
Gevraagd wat hij een andere operator zou vertellen die Qargo overweegt, twijfelt Patrick niet: “Vraag gewoon om een demo. Je eerste indruk is belangrijk — en voor ons klikte het vrij meteen, omdat het aansloot bij hoe wij écht werken, van order tot facturatie.”
“Elk bedrijf is anders, maar Qargo is flexibel genoeg om dat gesprek aan te gaan — om samen te zitten en te bekijken wat mogelijk is. Dat is de belangrijkste tip: bespreek het, en kijk wat mogelijk is.”
🚀 Wil je zien hoe Qargo jouw transportactiviteiten kan transformeren? Boek een demo