FCE Transport B.V.

« Le système doit vous aider à grandir, pas vous maintenir sur place. » — Michel ten Hove, CFO chez FCE Transport.

A proposal de FCE Transport

FCE Transport est un transporteur basé aux Pays-Bas, spécialisé dans le groupage et le transport général à travers l’Europe de l’Est. L’entreprise possède une expertise approfondie sur quatre marchés clés — la Tchéquie, la Slovaquie, l’Autriche et la Hongrie — mais ses routes s’étendent jusqu’en Grèce.

L’équipe assure des livraisons en centre-ville et exploite des lignes régulières depuis les Pays-Bas vers le reste du continent. D’octobre à avril, elle propose également un transport hors-gel pour les marchandises sensibles aux températures (comme la peinture) en maintenant des conditions constantes tout au long du transit.

Une partie du travail de FCE est réalisée pour le compte d’autres entreprises de transport qui n’opèrent pas elles-mêmes en Europe de l’Est. « Nous pouvons effectuer des livraisons en plein cœur de Budapest », explique Michel ten Hove, CFO chez FCE Transport. « D’autres opérateurs font appel à nous parce que nous avons les connaissances et les partenaires sur place. »

Comment ils ont découvert Qargo

L’équipe était déjà bien avancée dans l’évaluation de plusieurs options de système de gestion des transports (TMS) lorsque le co-propriétaire a reçu un message LinkedIn de l’équipe Qargo. 

« Nous avions failli opter pour une autre société », se souvient Michel. « Puis Qargo a dit : « Donnez-nous l’occasion de vous montrer ce que nous faisons. » Nous avons dit — bien sûr. »

C’était la bonne décision. « Dès la toute première réunion, nous avons été enthousiasmés. »

Le défi

FCE utilisait un autre TMS qui avait bien fonctionné dans les premières années. Mais à mesure que l’activité se développait, il leur fallait un système capable d’évoluer avec eux.

L’ancien système ne disposait pas d’application pour les chauffeurs, et la saisie des commandes était lente et manuelle — environ trois à quatre minutes par job. La facturation était également un goulet d’étranglement hebdomadaire : l’équipe devait attendre le retour physique des camions pour photographier les CMR, puis vérifier manuellement chaque facture dans leur logiciel de comptabilité, ligne par ligne.

« Le système doit vous aider à grandir et non vous maintenir sur place », dit Jasper. « C’était bien quand nous avons commencé. Mais nous avions besoin de plus d’options — et d’une équipe capable de construire ce que nous demandions. »

Intégrations

FCE a connecté Qargo aux outils essentiels couvrant la comptabilité, la visibilité client et la planification.

Exact (comptabilité): Les factures d’achat et de vente transitent désormais automatiquement vers Exact, sans imports manuels ni vérification ligne par ligne. « Dans l’ancien système, je devais tout importer et vérifier chaque facture une par une », explique Michel. « Qargo l’envoie automatiquement au bon service et le comptabilise automatiquement. »

Intégrations API clients: FCE teste actuellement la connexion directe des systèmes de ses clients à Qargo via API, de sorte que lorsqu’une tournée est créée ou modifiée, le changement est immédiatement visible dans la plateforme du client. « Quand nous modifions la date de déchargement, ils la voient aussitôt dans leur propre système. » – Jasper Fix, co-propriétaire de FCE Transport

Onboarding

L’approche de FCE en matière d’onboarding a été particulièrement rigoureuse.

Avant le démarrage, un membre de l’équipe a été entièrement retiré des opérations pendant deux à trois mois pour se consacrer exclusivement à l’apprentissage de la plateforme. Il a ensuite formé le reste de l’équipe en interne. Lorsque Qargo est venu sur site pendant trois à quatre jours, FCE maîtrisait déjà très bien le système — et avait testé les commandes et les flux comptables dans l’environnement sandbox avant le démarrage officiel.

« L’un de nos collaborateurs a étudié le programme pendant des mois — rien d’autre », explique Jasper. « Ensuite, il a formé tout le monde avant notre mise en production. Quand l’équipe Qargo est venue sur site, tout s’est très bien passé. »

La solution

Une fois opérationnel, l’impact s’est fait sentir immédiatement — sur la planification, l’administration et la trésorerie.

La saisie des commandes, auparavant un processus de trois à quatre minutes par job, prend désormais environ une minute. La lecture automatique de PDF par IA analyse les commandes clients entrantes et remplit automatiquement les champs pertinents.

La vraie révolution est venue de la facturation. Avant Qargo, l’équipe attendait le retour physique des camions avant de pouvoir photographier les CMR et commencer à facturer — parfois une semaine ou plus. Désormais, les chauffeurs téléchargent les documents depuis leur tablette dès qu’une livraison est confirmée.

« Si le chauffeur a déchargé les marchandises, il prend une photo du CMR et nous pouvons envoyer la facture », dit Michel. « Cela accélère aussi nos paiements. » Les factures partent maintenant en un à deux jours.

Avec Exact connecté, la comptabilité tourne beaucoup plus efficacement. Pas d’imports manuels, pas de vérification ligne par ligne. Et grâce au portail des clients et aux connexions API directes qui tiennent les clients informés en temps réel, le volume d’appels et d’e-mails entrants a nettement diminué.

La visibilité s’est améliorée sur tous les fronts. Des écrans de planification plus grands, des tableaux de bord plus clairs et des données historiques facilement accessibles permettent à l’équipe de voir ce qui se passe maintenant — et de consulter ce qui a été fait auparavant.

« Ce que nous avons fait la semaine dernière, ce que nous avons fait le mois dernier pour ce client — tout est clair dans le système », dit Jasper. « Les données, c’est essentiel. »

Le temps économisé sur l’administration est directement réinvesti dans l’entreprise. Et FCE a vu son chiffre d’affaires augmenter d’environ 1,5 million d’euros au cours des six derniers mois.

Les résultats

Depuis le passage à Qargo, FCE Transport a constaté des améliorations concrètes sur ses opérations, sa trésorerie et la capacité de son équipe.

✅ ~50% de réduction du temps administratif dans l’ensemble de l’entreprise 

✅ Saisie des commandes ~50% plus rapide — de 3 à 4 minutes à environ une minute par job, grâce à l’IA

✅ Factures envoyées en 1 à 2 jours au lieu d’attendre jusqu’à une semaine le retour des camions 

✅ Rapprochement automatique des factures via Exact — plus de vérification manuelle ligne par ligne 

✅ Moins d’appels et d’e-mails clients grâce à la visibilité en temps réel via le portail et les connexions API directes

✅ Données financières plus claires — les tableaux de bord donnent au management une visibilité sur le chiffre d’affaires, les coûts et l’historique des jobs

Et ensuite ?

Jasper voit un fort potentiel dans l’IA appliquée à la planification.

FCE devient également une vitrine informelle pour Qargo au sein de son réseau. Deux entreprises ont déjà démarré après avoir visité les bureaux de FCE et vu la plateforme en action, une troisième démarrage étant imminent.

« Chaque mois, des entreprises nous appellent pour savoir comment Qargo se passe », dit Jasper. « Certaines viennent ici au bureau et voient par elles-mêmes. Et plus il y a d’entreprises qui l’utilisent, plus la collaboration devient facile — surtout grâce aux connexions API. »

Conclusion

« Qargo nous aide avec tout ce sur quoi nous n’avons pas besoin de passer du temps — pour que nous puissions nous concentrer sur ce que nous faisons aujourd’hui et sur ce que nous voulons accomplir demain. » — Jasper Fix, COO, FCE Transport B.V.