FCE Transport B.V.

Het systeem moet je helpen groeien — niet tegenhouden. — Michel ten Hove, CFO bij FCE Transport.

Over FCE Transport

FCE Transport is een Nederlandse carrier met een scherpe focus op groupage en wegtransport door Oost-Europa. Hun vier kernmarkten,Tsjechië, Slowakije, Oostenrijk en Hongarije, kennen ze door en door, maar hun routes reiken tot aan Griekenland.

Het team rijdt stadsleveringen en onderhoudt vaste routes vanuit Nederland dwars door het continent. Van oktober tot april verzorgen ze ook vorstvrij transport voor temperatuurgevoelige lading zoals verf. De juiste condities behouden, van begin tot einde is belangrijk.

Een deel van het werk doen ze in opdracht van andere transportbedrijven die zelf niet in Oost-Europa rijden. “We kunnen leveringen doen in het hart van Boedapest,” zegt Michel ten Hove, CFO bij FCE Transport. “Andere transporteurs komen naar ons toe omdat wij de kennis en de partners ter plaatse hebben.”

Hoe ze Qargo vonden

FCE was al ver gevorderd in het evalueren van TMS-opties toen de mede-eigenaar een LinkedIn-bericht kreeg van het Qargo-team. De knoop was eigenlijk al bijna doorgehakt.

“We hadden bijna voor een ander bedrijf gekozen,” herinnert Michel zich. “Toen zei Qargo: ‘Geef ons de kans om te laten zien wat we doen.’ We zeiden — tuurlijk.”

Goede beslissing. “Vanaf de allereerste meeting waren we enthousiast.”

De uitdaging

FCE werkte met een TMS dat in de beginjaren prima had gefunctioneerd. Maar het bedrijf groeide — en het systeem evolueerde niet mee.

Geen chauffeursapp. orderinvoer die drie tot vier minuten duurde per job. En elke week hetzelfde knelpunt: wachten tot de trucks terugkeerden, CMR’s fotograferen, en vervolgens elke factuur regel voor regel handmatig nakijken in de boekhoudsoftware.

“Het systeem moet je helpen groeien en je niet op dezelfde plek houden,” zegt Jasper. “Het was goed toen we begonnen.” “Maar we hadden meer nodig.”

Integraties

FCE heeft Qargo gekoppeld aan de tools die er voor hen toe doen: boekhouding, klantenzichtbaarheid en planning.

Exact (boekhouding): Aankoop- en verkoopfacturen stromen automatisch door naar Exact. Geen manuele imports, geen regel-voor-regel controle meer. “In het oude systeem moest ik alles importeren en elke factuur één voor één nakijken,” zegt Michel. “Qargo stuurt het automatisch naar de juiste afdeling en boekt het automatisch.”

Klant-API-integraties: FCE test momenteel directe koppelingen tussen klantsystemen en Qargo via API. Wordt een trip aangemaakt of gewijzigd? Dan ziet de klant dat meteen in zijn eigen platform. “Wanneer we de losdatum aanpassen, zien zij dat direct in hun eigen systeem.” – Jasper Fix, mede-eigenaar van FCE Transport

Onboarding

FCE deed de onboarding op zijn eigen manier — grondig.

Vóór de livegang werd één teamlid twee tot drie maanden volledig vrijgesteld van zijn taken om zich uitsluitend op het platform te focussen. Hij trainde daarna de rest van het team intern. Tegen de tijd dat iemand van Qargo ter plaatse kwam, zat FCE al stevig in het zadel — orders en boekhoudstromen waren al getest in de sandboxomgeving.

“Één van onze mensen heeft het programma maandenlang bestudeerd — niets anders,” legt Jasper uit. “Daarna trainde hij iedereen vóór de livegang. Toen Qargo ter plaatse kwam, liep alles op rolletjes.”

De oplossing

Eenmaal live was de impact meteen voelbaar — in de planning, de administratie én de cashflow.

Orderinvoer ging van drie tot vier minuten naar ongeveer één minuut per job. AI-gestuurde PDF-scanning leest inkomende klantorders en vult de velden automatisch in.

Maar de echte doorbraak zat in de facturatie. Vroeger wachtte het team tot vrachtwagens terugkeerden — soms een week of meer — voor ze konden beginnen met factureren. Nu uploadt de chauffeur zijn documenten via de tablet op het moment dat de levering bevestigd wordt.

“Als de chauffeur de goederen heeft gelost, neemt hij een foto van de CMR en kunnen we de factuur versturen,” zegt Michel. “Dat versnelt ook onze betalingen.” Facturen gaan nu binnen één tot twee dagen de deur uit.

Met Exact gekoppeld loopt de boekhouding als een trein. Geen manuele imports, geen eindeloos nakijken. Het klantenportaal en de directe API-koppelingen houden klanten realtime op de hoogte — en het aantal inkomende telefoontjes en e-mails is merkbaar gedaald.

De zichtbaarheid is op alle fronten verbeterd. Grotere visibiliteit op de planning, overzichtelijke dashboards en makkelijk toegankelijke historische gegevens zorgen dat het team altijd weet wat er speelt — en wat er al gedaan is.

“Wat we vorige week deden, wat we vorige maand voor een klant deden — het staat allemaal helder in het systeem,” zegt Jasper. “Gegevens zijn cruciaal.”

De tijd die vrijkomt op administratie, gaat rechtstreeks terug naar het bedrijf. De omzet van FCE groeide de afgelopen zes maanden met zo’n €1,5 miljoen.

De resultaten

Sinds de overstap naar Qargo boekt FCE Transport concrete resultaten — in operations, de cashflow en de capaciteit van het team.

✅ ~50% minder administratietijd over het hele bedrijf

✅ Orderinvoer ~50% sneller — van 3–4 minuten naar ongeveer een minuut per job, dankzij AI

✅ Facturen de deur uit binnen 1–2 dagen -gedaan met weken wachten op terugkerende trucks 

✅ Automatische factuurverwerking via Exact — geen manuele controle meer 

✅ Minder inkomende calls en e-mails dankzij realtime zichtbaarheid via portaal en API-koppelingen 

✅ Scherper financieel inzicht — dashboards geven management direct zicht op omzet, kosten en jobgeschiedenis 

Wat staat er nog op de planning?

Jasper ziet veel potentieel in AI voor planning — en hij is niet de enige die enthousiast is.

FCE groeit uit tot een informele showcase voor Qargo binnen hun netwerk. Twee bedrijven zijn al live gegaan na een bezoek aan het FCE-kantoor, een derde volgt binnenkort.

“Elke maand bellen bedrijven ons om te vragen hoe het met Qargo gaat,” zegt Jasper. “Sommigen komen langs en zien het met eigen ogen. Hoe meer bedrijven het gebruiken, hoe makkelijker de samenwerking wordt — zeker met de API-koppelingen.”

Tot slot

“Qargo helpt ons met alles waar we geen tijd aan hoeven te besteden — zodat we ons kunnen focussen op wat we nu doen én op wat we in de toekomst willen bereiken.” — Jasper Fix, COO, FCE Transport B.V.