Par nature, le fret intermodal comporte beaucoup de variables. Lorsque vous coordonnez plusieurs tronçons sur différents modes de transport, la complexité est inhérente au métier et si un tronçon prend du retard, tout ce qui suit en pâtit.
Mais au-delà de la complexité opérationnelle, il y a une autre couche qui ralentit les transporteurs : l’administration. Gérer les réservations de ferries sur plusieurs portails, naviguer dans les exigences douanières, rapprocher les factures. C’est chronophage, source d’erreurs, et en grande partie manuel.
Dans cet article, nous passons en revue quelques-uns des défis fondamentaux auxquels font face les opérateurs de transport maritime à courte distance et comment Qargo peut vous aider à automatiser une partie de ces processus.
Défi n°1 : Gérer les réservations de ferries sur plusieurs portails
Les transporteurs doivent souvent garder plusieurs portails de ferries ouverts simultanément, en basculant constamment de l’un à l’autre pour obtenir des mises à jour de commandes ou trouver les bonnes informations. Chaque portail nécessite son propre identifiant, a son propre flux de réservation et génère ses propres numéros de référence.
Mais le vrai problème ici, c’est la ressaisie manuelle.
En règle générale, chaque expédition doit être saisie dans le TMS, puis copiée manuellement dans le portail du ferry, et toute modification doit être effectuée dans les deux systèmes. Quand une perturbation survient, comme une tempête qui annule plusieurs traversées d’un coup, c’est une quantité considérable de ressaisies sous pression.
Non seulement cela peut facilement entraîner des erreurs de saisie, mais c’est une charge administrative pure, du temps qui pourrait être consacré à la gestion des exceptions, pas à la saisie de données.
La solution Qargo : réservation automatique et écran de réservation intermodale
Qargo se connecte directement aux opérateurs de ferries, éliminant le besoin de jongler entre les portails. Il vous suffit de saisir les détails de la commande une seule fois dans Qargo et de cliquer sur « Envoyer au portail ferry ». Qargo transmet tout automatiquement sans duplication.
De plus, toute modification effectuée dans Qargo est également transmise au portail ferry: plus de ressaisie, plus de risque de données incohérentes entre les systèmes.
Dans Qargo, vous pouvez désormais déplacer des commandes intermodales vers un autre départ en masse. Ainsi, en cas de perturbation due à une tempête, la mise à jour est beaucoup plus rapide et plus simple.
Les réservations sont effectuées et gérées depuis un écran intermodal dédié au sein de Qargo. Les références de réservation (PBN, GMR, référence de réservation) sont mises à jour directement depuis la vue liste et automatiquement copiées dans le dossier de commande.
La vue liste affiche également toutes les traversées et départs à venir dans un seul panneau. Vous disposez ainsi d’une source d’information unique pour suivre vos expéditions.
Défi n°2 : La conformité douanière sans la complexité
Pour les transporteurs qui acheminent des expéditions via le corridor de la mer d’Irlande ou sur les routes UE–Royaume-Uni, il y a une dimension douanière à prendre en compte. Gérer les MRN (Movement Reference Number), les références GMR, les numéros PBN, les types de déclaration et les données de pays d’origine sur plusieurs systèmes ajoute une autre couche d’effort manuel.
La solution Qargo : pré-notification douanière et synchronisation automatique PBN/GMR
Avec Qargo, vous disposez des données douanières requises (MRN, références PBN/GMR, type de déclaration, pays d’origine/destination) directement au sein de la commande. Fini les allers-retours entre votre TMS et plusieurs sites douaniers pour trouver les informations dont vous avez besoin.
Les codes PBN (Performance-Based Navigation) et GMR (Goods Movement Reference) se synchronisent automatiquement entre les réservations intermodales et douanières. Lorsqu’une réservation douanière est créée ou mise à jour, la réservation intermodale correspondante se met à jour également et vice versa.
Défi n°3 : Le rapprochement des factures de ferry et les litiges de facturation
En tant qu’opérateur à fort volume, vous recevez probablement des factures de ferry conséquentes qui doivent correspondre aux services réellement rendus. Les vérifier manuellement est chronophage et sujet aux litiges.
Et même une fois les écarts identifiés et le litige ouvert, il est difficile de prouver votre cas sans une piste d’audit claire.
La solution Qargo : rapprochement des factures de ferry
Qargo automatise le processus de rapprochement, du rapprochement des factures de ferry avec les expéditions réservées jusqu’au signalement des écarts. Cela signifie que les problèmes potentiels sont détectés en amont, et non découverts après réception de la facture, vous donnant les données nécessaires pour contester les erreurs rapidement et éviter les litiges de facturation.
Et si un litige venait à s’aggraver, Qargo conserve l’historique complet de chaque réservation intermodale (y compris les poids VGM et poids brut, les détails des sous-traitants et les numéros de référence), vous offrant ainsi une piste d’audit propre et complète à laquelle vous référer.
Conclusion
Les opérations intermodales sont complexes par nature. Mais une grande partie de l’administration qui pèse sur les transporteurs, les allers-retours entre portails, la ressaisie manuelle, les vérifications douanières, le rapprochement des factures — n’a pas à l’être.
Qargo regroupe tout cela en un seul endroit. Les réservations de ferries, les données douanières et la facturation sont gérées depuis un seul écran, avec la duplication et le risque d’erreur en moins. Résultat : moins de temps à gérer des données en urgence, et plus de temps consacré aux exceptions qui nécessitent vraiment votre attention.
Pour les opérateurs à fort volume, cela fait vite la différence : moins de litiges de facturation, une conformité plus propre, et la capacité à traiter davantage d’expéditions sans augmenter les effectifs.
Si vous gérez du fret intermodal et souhaitez voir comment Qargo pourrait fonctionner pour votre opération, demandez une démo gratuite.
