Intermodaal vrachtvervoer kent van nature veel bewegende delen. Wanneer je meerdere trajecten via verschillende vervoerswijzen moet coördineren, is complexiteit onvermijdelijk – en als één traject vertraging oploopt, heeft dat gevolgen voor alles wat daarna komt.
Maar naast de operationele complexiteit is er nog een ander aspect dat vervoerders vertraagt: de administratie. Het beheren van veerbootboekingen via meerdere portalen, het navigeren door douanevoorschriften, het afstemmen van facturen. Het is tijdrovend, foutgevoelig en grotendeels handmatig.
In deze blog bekijken we enkele van de belangrijkste uitdagingen waarmee shortsea-operators te maken hebben – en hoe Qargo je kan helpen om een aantal van deze processen te automatiseren.
Uitdaging 1: Het beheren van veerbootboekingen via meerdere portalen
Exploitanten moeten vaak meerdere veerbootportalen tegelijk open hebben staan en voortdurend tussen deze portalen schakelen om de laatste stand van zaken te bekijken of de juiste informatie te vinden. Elk portaal vereist een eigen login, heeft een andere boekingsprocedure en genereert zijn eigen referentienummers.
Maar het grootste probleem is het handmatig overtypen van gegevens.
Meestal moet elke zending in het TMS worden ingevoerd en vervolgens handmatig naar het veerbootportaal worden gekopieerd – waarbij eventuele wijzigingen in beide systemen moeten worden doorgevoerd. Wanneer er zich verstoringen voordoen, zoals een storm die meerdere afvaarten tegelijk onmogelijk maakt, betekent dat een enorme hoeveelheid herinvoer onder druk.
Dit kan niet alleen gemakkelijk tot invoerfouten leiden, maar het is ook pure administratieve overhead – tijd die besteed zou kunnen worden aan het afhandelen van uitzonderingssituaties, in plaats van aan gegevensinvoer.
De oplossing van Qargo: automatische boeking en het intermodale boekingsscherm
Exploitanten moeten vaak meerdere veerbootportalen tegelijk open hebben staan en voortdurend tussen deze portalen schakelen om de laatste stand van zaken te bekijken of de juiste informatie te vinden. Elk portaal vereist een eigen login, heeft een andere boekingsprocedure en genereert zijn eigen referentienummers.
Maar het grootste probleem is het handmatig overtypen van gegevens.
Meestal moet elke zending in het TMS worden ingevoerd en vervolgens handmatig naar het veerbootportaal worden gekopieerd – waarbij eventuele wijzigingen in beide systemen moeten worden doorgevoerd. Wanneer zich verstoringen voordoen, zoals een storm die meerdere afvaarten tegelijk onmogelijk maakt, betekent dat een enorme hoeveelheid herinvoer onder druk.
Dit kan niet alleen gemakkelijk tot invoerfouten leiden, maar het is ook pure administratieve overhead – tijd die besteed zou kunnen worden aan het afhandelen van uitzonderingssituaties, in plaats van aan gegevensinvoer.
Uitdaging twee: naleving van douanevoorschriften zonder de complexiteit
Voor vervoerders die zendingen vervoeren via de Ierse Zee-corridor of routes tussen de EU en het VK, speelt er een douanekwestie mee waarmee rekening moet worden gehouden. Het beheren van MRN’s, GMR-referenties, PBN-nummers, aangiftetypen en gegevens over het land van herkomst in meerdere systemen zorgt voor een extra laag handmatig werk.
De route tussen Groot-Brittannië en Noord-Ierland is bijzonder gevoelig voor fouten, omdat Noord-Ierland in sommige aangifte-contexten kan worden weergegeven met de landcode ‘GB’ – waardoor het op basis van de gegevens alleen niet altijd duidelijk is dat er specifieke vereisten voor Noord-Ierland van toepassing zijn.
De oplossing van Qargo: voorafgaande aangifte bij de douane en automatische synchronisatie van PBN/GMR
Met Qargo beschikt u direct binnen de order over de benodigde douanegegevens (MRN’s, PBN-/GMR-referenties, aangiftetype, land van herkomst/bestemming). U hoeft dus niet meer heen en weer te schakelen tussen uw TMS en diverse douanewebsites om de benodigde informatie te verkrijgen.
PBN- en GMR-codes worden automatisch gesynchroniseerd tussen intermodale boekingen en douaneboekingen. Wanneer een douaneboeking wordt aangemaakt of bijgewerkt, wordt de bijbehorende intermodale boeking ook bijgewerkt – en omgekeerd.
Ook is het risico kleiner dat overtochten van Groot-Brittannië naar Noord-Ierland over het hoofd worden gezien, aangezien deze automatisch worden gedetecteerd wanneer een postcode van Noord-Ierland wordt gebruikt – zodat douaneboekingen worden geactiveerd zonder enige handmatige configuratie.
Uitdaging 3: Afstemming van veerbootfacturen en geschillen over facturering
Als grootafnemer ontvangt u waarschijnlijk omvangrijke rekeningen van veerbootmaatschappijen, die moeten kloppen met de daadwerkelijk geleverde diensten. Het handmatig controleren van de juistheid hiervan is tijdrovend en leidt vaak tot geschillen.
Zelfs als u afwijkingen hebt vastgesteld en een geschil over de factuur hebt aangespannen, is het moeilijk om uw gelijk te bewijzen zonder een duidelijk controlespoor.
De oplossing van Qargo: afstemming van veerbootfacturen
Qargo automatiseert het afstemmingsproces – van het matchen van veerbootfacturen en geboekte zendingen tot het signaleren van eventuele afwijkingen. Dit betekent dat mogelijke problemen in een vroeg stadium aan het licht komen en niet pas worden ontdekt nadat de factuur is ontvangen. Zo beschikt u over de relevante gegevens om fouten tijdig aan te vechten en factureringsgeschillen te voorkomen.
En mocht een geschil toch escaleren, dan legt Qargo de volledige geschiedenis van elke intermodale boeking vast (inclusief gewichten (VGM, brutogewicht), gegevens van onderaannemers en referentienummers), zodat u beschikt over een overzichtelijk en compleet controlespoor om op terug te vallen.
Conclusie
Korteafstandsvervoer is van nature complex. Maar veel van de administratieve rompslomp die vervoerders parten speelt – het heen en weer schakelen tussen portalen, het handmatig opnieuw invoeren van gegevens, de douanecontroles, het afstemmen van facturen – hoeft niet zo te zijn.
Qargo brengt dit alles samen op één plek. Veerbootboekingen, douanegegevens en facturering worden vanaf één scherm beheerd, waardoor dubbel werk en het risico op fouten worden geëlimineerd. Dat betekent minder tijd kwijt aan het oplossen van gegevensproblemen en meer tijd voor de uitzonderingen die daadwerkelijk uw aandacht vereisen.
Voor vervoerders met grote volumes levert dat snel voordeel op: minder factureringsgeschillen, een betere naleving van regelgeving en de mogelijkheid om meer zendingen te verwerken zonder extra personeel in te zetten.
Als u intermodaal vrachtvervoer beheert en wilt zien hoe Qargo voor uw bedrijf kan werken, vraag dan vandaag nog een demo aan.
