Over het bedrijf
Kekkilä-BVB Logistics is de transporttak van Kekkilä-BVB, een toonaangevende producent van substraten voor de tuinbouwsector. Of het nu gaat om zakken potgrond voor tuincentra, big bags voor kwekerijen of bulkleveringen rechtstreeks naar de silo’s van professionele telers — voor veel teelten vormt substraat de basis, en Kekkilä-BVB Logistics zorgt voor het transport.
De logistieke divisie, verantwoordelijk voor vijf Nederlandse productielocaties, verzorgt al het bulk- en pallettransport voor de gehele groep. Als transporttak van een productiebedrijf levert het team actief een bijdrage aan beslissingen in de toeleveringsketen, waarbij diepgaande productkennis wordt gecombineerd met een onwrikbare focus op tijdige levering. “Het draait om het juiste moment, de juiste plaats en het juiste voertuig,” zegt Rob Timmermans, Logistics Manager. Die combinatie van flexibiliteit, snelheid en betrouwbaarheid is wat Kekkilä-BVB Logistics onderscheidt.
Hoe ze Qargo vonden
Het begon niet met een TMS-zoektocht. Het begon met een veel grotere digitale transformatie. De IT-afdeling signaleerde het probleem als eerste: hun bestaande systeem had zijn langste tijd gehad, zowel functioneel als vanuit beveiligingsoogpunt. Er was een nieuw ERP nodig — en daarmee een nieuwe aanpak voor transport.
Kekkilä-BVB Logistics deed wat elk goed verbonden logistiek team zou doen: rondvragen. “We zijn in ons transportnetwerk gaan vragen welke TMS-systemen andere bedrijven gebruikten,” legt Rob uit. De naam Qargo bleef maar terugkomen. Wat begon als een mond-tot-mondreclame, is nu een partnerschap van drie jaar.
De uitdaging
Voor de implementatie van Qargo bestond Kekkilä-BVB uit verschillende productielocaties die door overnames waren samengebracht, maar waarvan de logistiek aanvankelijk niet centraal was georganiseerd. Elke locatie werkte met eigen processen, systemen en werkwijzen en opereerde grotendeels op zichzelf, ook digitaal. Kennis over planning zat vooral in de hoofden van medewerkers, waardoor het inwerken van een nieuwe planner veel tijd kostte en soms wel tot twee jaar kon duren.
De bestaande oplossing — een op maat gebouwde module bovenop een legacy-systeem — had zijn doel gediend voor één locatie. Maar het was nooit ontworpen voor wat het bedrijf was geworden: een gecentraliseerde transportoperatie die verantwoordelijk was voor het verplaatsen van goederen van- en tussen vijf fabrieken, met realtime zichtbaarheid als verwachting bij elke stap.
Statusupdates ontbraken grotendeels en er was weinig gestructureerd inzicht in de actuele voortgang van transporten. Routeplanning en -timing waren daardoor lastig te voorspellen en niet consistent vastgelegd. Toen het bedrijf besloot al het transport onder één dak te organiseren, werd het verschil tussen de mogelijkheden van het bestaande systeem en de behoeften van de operatie duidelijk zichtbaar.
“Vroeger leefde alles in de hoofden van onze planners. Nu krijgen we dat allemaal in het systeem.” — Rob Timmermans, Logistics Manager, Kekkilä-BVB Logistics
De oplossing
Met Qargo TMS als centrale basis van de logistieke operatie werden transportbewegingen vanuit alle vijf fabrieken samengebracht in één platform. Planners kregen hiermee een actueel en overzichtelijk beeld van de inzet van voertuigen, de voortgang van leveringen en de status van orders — een duidelijke stap vooruit ten opzichte van de eerder beperkte en gefragmenteerde informatievoorziening.
Maar de meest opvallende ontwikkeling? Automatische resource-toewijzing. Ontwikkeld in nauwe samenwerking met het Qargo-team en grotendeels aangestuurd door Rob en zijn collega’s, doet de functie precies wat de naam suggereert: zodra een order binnenkomt met een laadlocatie en een bestemming, wordt automatisch de juiste onderaannemer toegewezen. Geen handmatige toewijzing. Geen telefoontjes. Geen dubbel werk.
Drie van de vijf fabrieken draaien nu volledig op deze automatisering — en de resultaten spreken voor zich.
“In het begin was er twijfel of we al klaar waren voor de inzet van resource-toewijzing,” geeft Rob toe. “Maar door de hoge ordervolumes namen de risico’s op fouten toe. Daarom zijn we na twee à drie weken toch live gegaan. En je zag meteen het effect: week na week verbeterde de toewijzing van voertuigen en middelen.”
Ook de orderinvoer voor extern transport werd getransformeerd. Wat vroeger vijf à tien minuten per order kostte, duurt nu minder dan een minuut dankzij de AI-functies van Qargo Intelligence (Qi) — sneller, nauwkeuriger en met automatisch bijgevoegde documentatie.
“Door de centralisatie van transport en het samenbrengen van alle stromen in één systeem, is het totale ordervolume binnen de planning effectief verdubbeld. Toch voeren we het werk nog steeds uit met hetzelfde aantal planners.” — Rob Timmermans, Logistics Manager, Kekkilä-BVB Logistics
Integraties
Om de volledige logistieke keten te verbinden, heeft Kekkilä-BVB Logistics Qargo geïntegreerd met verschillende belangrijke systemen:
Microsoft Dynamics 365: De motor van het productiebedrijf. Orders stromen automatisch van D365 naar Qargo, worden verwerkt door het planningsteam en statusupdates vloeien automatisch terug — zodat de productiezijde continu zicht heeft op de vraag of een lading onderweg of afgeleverd is.
Trimble (telematica & afwezigheidsplanner): De integratie was in zo’n tien minuten opgezet. Wanneer een chauffeur een verlofaanvraag indient via de afwezigheidsplanner van Trimble, wordt hij automatisch als onbeschikbaar gemarkeerd in Qargo — waardoor het onmogelijk is voor een planner om hem per ongeluk in te plannen. Een kleine wijziging die een hardnekkige, foutgevoelige handmatige stap elimineerde.
Descartes (EDI-integratie): Voor de communicatie met grote haulage partners vergt de EDI-integratie meer tijd en geduld — veld voor veld de gegevens mappen om te zorgen dat informatie correct tussen systemen vertaald wordt. Het werk loopt nog, maar de geautomatiseerde statusupdates die het mogelijk maken, maken al een verschil.
De onboardingervaring
De go-live vond plaats op 1 september 2025. De integratieconfiguratie vergde de meeste inspanning: het veld voor veld doorwerken van de datamapping, met het integratieteam van Qargo en een externe ERP-consultant aan de zijde. “Het kostte veel energie en veel uren geduld,” erkent Rob. Maar de ondersteuning was er gedurende het hele traject.
Toen de go-live naderde, verliep de eerste week uiteindelijk soepeler dan verwacht. “De opstart binnen de logistieke afdeling verliep overwegend soepel en gecontroleerd. Zoals bij iedere implementatie van deze omvang kwamen we onderweg ook een aantal uitdagingen tegen, met name rondom processen en systeemintegraties. Dankzij de goede samenwerking en korte communicatielijnen kunnen we hier snel op inspelen en blijven verbeteren.” De begeleiding van het accountmanagementteam van Qargo — eerst Matthijs, daarna Frederik — maakte daarbij een wezenlijk verschil. “Je wordt stap voor stap begeleid, krijgt een gedegen training in Qargo, en past het vervolgens zelf toe. Onze accountmanager liet ons echt op een andere manier naar een TMS kijken, dat heeft veranderd hoe ik het systeem als key user benader.”
De resultaten
Het centralisatieproject dat zonder Qargo niet had kunnen plaatsvinden, levert nu echte, meetbare resultaten op voor de hele operatie:
✅ Dubbel volume, zelfde team: 200–300 orders per dag met vijf planners — dankzij centralisatie en een efficiënter proces.
✅90% van de orders in drie fabrieken wordt automatisch toegewezen via resource‑toewijzing.
✅ Orderaanmaak van >5 minuten naar minder dan 1 minuut voor extern transport via Qargo Intelligence (Qi)
✅ Realtime statuszichtbaarheid voor planners en het productiebedrijf via de D365-integratie
✅ Nederlandse kilometerheffing volledig geautomatiseerd: kilometertoeslag voor onderaannemers automatisch berekend en toegepast, zonder handmatige tussenkomst
✅ Snellere onboarding van planners: institutionele kennis leeft nu in het systeem, niet alleen in de hoofden van mensen
“Als we Qargo niet hadden gehad, was het centraliseren van al het transport in één afdeling nooit gelukt.” — Rob Timmermans, Logistics Manager, Kekkilä-BVB Logistics
Waarom het belangrijk is
In een markt waar marges onder druk staan en het aantrekken van personeel steeds lastiger wordt, is groeien zonder extra capaciteit essentieel. Kekkilä-BVB Logistics laat zien dat dit mogelijk is: door automatisering, centrale data en een TMS dat de operatie ondersteunt, verwerkt een team van vijf planners vandaag een volume dat vroeger met meer mensen en verdeeld over meerdere locaties werd afgehandeld.
“Als transportmanager moet je altijd openstaan voor de vraag: welke tools kunnen mijn organisatie helpen? Soms is het antwoord het aannemen van een extra medewerker — maar je kunt ook vragen welke software je naar het volgende niveau kan brengen.” Advies om serieus te nemen, van iemand met 23 jaar ervaring in de sector.
Wat volgt
De EDI-verbindingen met grote haulage partners worden nog verder uitgerold. Ook de D365-integratie verdiept zich, met als volgend doel automatische leveringsstatusupdates zodra een voertuig bij een fabriekspoort aankomt.
Vooruitkijkend heeft Rob zijn oog laten vallen op route-optimalisatiesoftware — standalone of ingebouwd in Qargo — die automatisch intelligente planningsvoorstellen kan genereren. “Dat zou de volgende stap zijn. ” Ons werk is vrij specifiek met gespecialiseerd materieel, maar het potentieel is er zeker.”
“De verbinding leggen tussen real-world operaties en de mogelijkheden van software — dat is wat Qargo voor ons doet.” — Rob Timmermans, Logistics Manager, Kekkilä-BVB Logistics
🚀 Wil je zien hoe Qargo uw transportoperaties kan transformeren? Boek een demo