Pourquoi un TMS personnalisable est-il important ?
Chaque entreprise de transport est unique, et vous avez besoin d’un TMS suffisamment personnalisable pour capturer les nuances de votre façon de travailler, tout en restant simple à utiliser. Cet équilibre est essentiel, car il vous évite de forcer vos processus dans des moules étroits et prédéfinis qui ne vous conviennent tout simplement pas.
Après tout, vous savez déjà comment bien gérer votre activité : vous avez donc besoin d’un système qui accompagne votre croissance, et non qui la freine.
De nombreux TMS traditionnels sont performants dès le départ pour un ensemble de fonctions spécifiques, mais restent limités dès qu’il s’agit de personnalisation et de configurations sur mesure.
Chez Qargo, nous avons conçu un TMS flexible qui vous permet de travailler comme vous l’entendez, tout en rendant vos processus encore plus efficaces.
L’approche de Qargo en matière de personnalisation et de configuration
La personnalisation est au cœur de notre philosophie et de nos processus, dès le premier jour.
Pendant l’intégration, votre gestionnaire d’intégration passe en revue vos méthodes de travail actuelles et détermine comment les reproduire et les optimiser dans Qargo. La configuration initiale se fait pendant l’intégration, mais la personnalisation ne s’arrête pas là : votre configuration peut être mise à jour à tout moment selon vos besoins.
La plupart de nos clients continuent d’affiner ou de faire évoluer leurs flux de travail et leurs tâches à mesure que leur activité se développe, et Qargo facilite grandement cette démarche.
Voici 6 domaines clés dans lesquels vous pouvez personnaliser votre configuration, afin que la plateforme évolue et s’adapte avec vous.
Champs et formulaires
Les champs des commandes, factures, ressources et clients peuvent être activés ou désactivés, et vous pouvez ajouter des champs personnalisés (texte, nombre, bascule, date, liste déroulante, tag, URL) en plus de l’ensemble standard.
Vous pouvez personnaliser vos formulaires pour capturer exactement les données dont vous avez besoin (et rien de plus), afin de ne pas avoir à courir après des informations supplémentaires pour enregistrer une commande ou envoyer une facture. Les champs peuvent également être rendus obligatoires, de sorte qu’une commande ne puisse pas être enregistrée sans, par exemple, un numéro de référence client.
Les champs peuvent aussi être configurés au niveau du service de transport, afin que des champs différents s’affichent pour le transport par conteneurs que pour le transport routier classique.
Pour la validation à la saisie des commandes, notre agent IA conversationnel vous permet de décrire la règle dont vous avez besoin en langage courant, sans logique complexe à construire manuellement, et la transforme en une règle de validation fonctionnelle.
Tâches et flux de travail
Les tâches sont les éléments de base qui permettent d’automatiser votre flux de travail. Leur configuration dans Qargo supprime les étapes manuelles répétitives, vous faisant gagner du temps tout en façonnant votre flux selon les besoins de votre entreprise.
Plusieurs catégories de tâches vous permettent de déterminer l’action requise et de construire un flux de travail aussi précis que possible. Quelques exemples clés :
- Envoyer automatiquement des e-mails à un client ou à un tiers
- Inviter un chauffeur à télécharger un CMR
- Ignorer les étapes non pertinentes pour un type de transport donné
- Envoyer une facture à un client dès qu’elle est générée
- Marquer des tâches avec des étiquettes colorées pour signaler qu’un point nécessite de l’attention
Modèles de documents
La documentation est le pilier peu glamour, mais essentiel, du secteur du transport. De la confirmation de commande aux factures, vous avez des idées précises sur ce que ces documents doivent présenter, et vous devez pouvoir apporter des modifications dès que ces exigences évoluent, ou qu’un client ou sous-traitant a besoin de quelque chose de plus personnalisé.
Vous pouvez également contrôler où chaque document est affiché. Sont-ils uniquement destinés à un usage interne ? Limitez-les à votre tenant. Vous souhaitez que vos clients puissent consulter et télécharger leurs factures et notes de crédit ? Ajoutez-les au portail des clients.
Rôles et permissions
Les rôles et permissions vous permettent d’attribuer à chaque utilisateur le niveau d’accès approprié à la plateforme, y compris une visibilité restreinte sur certains éléments de menu ou fonctionnalités.
Chaque rôle dispose d’un niveau d’accès prédéterminé, et certains, comme « Planification sans finance » et « Commande sans finance », existent spécifiquement pour masquer les informations financières aux utilisateurs qui n’en ont pas besoin. Il existe une large gamme de niveaux d’utilisateur adaptés aux différentes façons dont votre équipe utilise la plateforme, notamment :
- Admin
- Sales
- Opérations
- Facture + note de crédit
- Facture uniquement
- Flotte
- Planification
- Planification sans finance
- Commande
- Commande sans finance
- Opérateur d’entrepôt
- Super admin
Les rôles Super admin disposent de permissions étendues et sont les seuls à pouvoir créer et gérer l’accès des autres utilisateurs. Le seul domaine de la plateforme auquel ils n’ont pas accès est l’onglet Intégrations, réservé aux admins Qargo.
Nous avons intégré ce niveau de granularité pour garantir la sécurité et veiller à ce que chaque utilisateur ne voie que ce qui est pertinent pour son travail.
Intégrations
Chez Qargo, nous ne voulons pas être seulement un TMS, mais le hub qui connecte tous vos systèmes. Nous proposons une large gamme d’intégrations, reliant votre FMS, WMS, ERP, réservations intermodales, et bien plus encore.
Les intégrations se configurent de plusieurs façons, via EDI, API, Webhooks et flux de travail personnalisés, afin que vous puissiez vous connecter de la manière qui convient le mieux à votre entreprise.
Vues, filtres, tableau de bord
Chaque liste dans Qargo, commandes, tournées, factures, tableau de planification, vous permet de filtrer, réorganiser et enregistrer votre propre vue des données. Filtrez par client, statut, date, site ou champ personnalisé, organisez les colonnes selon les besoins de votre équipe, puis enregistrez-la sous forme de vue nommée à laquelle revenir à tout moment.
Les vues peuvent rester personnelles ou être partagées à l’échelle de l’équipe. N’importe qui peut enregistrer sa propre vue privée, mais seul un Super admin peut en partager une pour toute l’organisation, si bien que la vue « factures impayées » ou « commandes déficitaires » d’un planificateur devient la vue que toute l’équipe voit, avec les mêmes filtres et colonnes, sans reconfiguration nécessaire.
Le tableau de planification va encore plus loin avec des vues dédiées Timeline, Blocks, Table et Legs, chacune personnalisable indépendamment, jusqu’au choix des détails de tournée affichés à l’écran et à la façon dont les ressources sont filtrées par disponibilité ou champ personnalisé. Il ne s’agit pas d’un tableau de bord rigide unique, mais plutôt de permettre à chacun de voir la partie de l’opération qui concerne son travail.
Les nouveautés chez Qargo
La configuration et la personnalisation ne sont pas figées une fois pour toutes : nous les enrichissons en continu en fonction des demandes de nos clients. Voici quelques-unes des dernières nouveautés.
Les vues personnalisées couvrent désormais les ressources et bien plus encore. Les vues enregistrées étaient déjà disponibles sur nos modules Commandes et Factures, vous permettant de stocker vos filtres et colonnes et d’y revenir instantanément. Nous avons désormais déployé la même fonctionnalité pour les listes de ressources (véhicules, conteneurs, chauffeurs, opérateurs intermodaux, sous-traitants et combinaisons), ainsi que pour les Sociétés, Sites, Importations de commandes et Modèles de frais. Les responsables de flotte, planificateurs de conteneurs et répartiteurs peuvent chacun enregistrer la disposition correspondant à leur rôle, et les Super admins peuvent partager n’importe laquelle de ces vues avec l’ensemble de l’équipe.
Vues enregistrées et partageables pour la vue d’ensemble des tâches en échec. Suivre les tâches en échec est bien plus simple lorsque votre équipe ne fait pas défiler une seule et même file d’attente partagée. Vous pouvez désormais enregistrer une vue filtrée de la vue d’ensemble des tâches en échec, par exemple, ciblée sur un type d’erreur spécifique, et la partager uniquement avec les personnes concernées. Cela fonctionne comme partout ailleurs dans Qargo : partagez avec tout le monde, gardez-la privée, ou partagez-la avec des collègues spécifiques.
Les vues arrivent sur la liste des Modèles. Pour les entreprises gérant de nombreux sites ou de vastes bibliothèques de modèles, trouver le bon modèle de commande peut signifier faire défiler des centaines d’entrées. Nous déployons désormais les vues enregistrées sur Commandes → Modèles également, afin que chaque site ou équipe puisse enregistrer (et partager) une vue limitée à ses propres modèles, sans avoir à parcourir la liste complète à chaque fois.
En résumé
Un TMS doit s’adapter à votre entreprise, et non l’inverse. Qu’il s’agisse d’un simple champ personnalisé, d’une dérogation de tâche pour un client exigeant, ou d’une vue enregistrée sur laquelle toute votre équipe de planification s’appuie chaque matin, ces six domaines de configuration sont ce qui permet à Qargo de suivre le rythme à mesure que votre activité évolue, sans avoir besoin d’un développeur ou d’un ticket d’assistance à chaque changement.
C’est le véritable test d’un système flexible : non pas son apparence le premier jour, mais sa capacité à suivre le rythme le cinq-centième jour.
