Waarom is een personaliseerbare TMS belangrijk?
Elk transportbedrijf is uniek, en je wilt een TMS die voldoende personaliseerbaar is om de nuances van jouw manier van werken te vatten, terwijl die toch eenvoudig te gebruiken blijft. Dat evenwicht is belangrijk, want het betekent dat je jouw workflows niet moet persen in enge, vooraf bepaalde mallen die simpelweg niet passen.
Je weet immers zelf al hoe je jouw bedrijf goed runt, dus je hebt een systeem nodig dat groei ondersteunt, niet een systeem dat groei in de weg staat.
Veel traditionele TMS-systemen zijn sterk out of the box voor een specifieke set functies, maar zijn beperkt als het gaat om personalisatie en configuraties op maat.
Bij Qargo hebben we een flexibele TMS gebouwd waarmee je kunt werken op de manier die bij jou past – we helpen je processen alleen nóg efficiënter te maken.
Qargo’s aanpak van personalisatie en configuratie
Personalisatie staat vanaf dag één centraal in onze filosofie en processen.
Tijdens de onboarding bekijkt je Onboarding Manager je bestaande manier van werken en bepaalt hoe die binnen Qargo kan worden nagebouwd en geoptimaliseerd. De eerste inrichting gebeurt tijdens de onboarding, maar de personalisatie stopt daar niet – je configuratie kan altijd worden aangepast wanneer je dat nodig hebt.
De meeste van onze klanten blijven hun workflows en taken verfijnen of opschalen naarmate hun bedrijf groeit – en Qargo maakt dat eenvoudig.
Hier zijn 6 belangrijke gebieden waarop je jouw inrichting kunt personaliseren, zodat het platform met je meegroeit en meebeweegt.
Velden en formulieren
Velden bij orders, facturen, resources en klanten kunnen actief of inactief worden gezet (toggle), en je kunt aangepaste velden toevoegen (tekst, getal, toggle, datum, dropdown, label, URL) naast de standaardset.
Je kunt je formulieren personaliseren om precies de gegevens te verzamelen die je nodig hebt (en niets meer), zodat je niet achter extra informatie moet aanlopen om een order te boeken of een factuur te versturen. Velden kunnen ook verplicht worden gemaakt, zodat een order bijvoorbeeld niet kan worden opgeslagen zonder klantreferentienummer.
Velden kunnen ook op het niveau van de vervoersdienst worden geconfigureerd, zodat er bijvoorbeeld andere velden worden getoond voor container dan voor algemeen wegtransport.
Voor validatie bij het invoeren van orders laat onze chat-gebaseerde AI-agent je de regel die je nodig hebt in gewone taal beschrijven – geen complexe logica die je zelf moet opbouwen – en zet die beschrijving om in een werkende validatieregel.
Taken en workflows
Taken zijn de bouwstenen die helpen om je workflow te automatiseren. Door ze in Qargo te configureren, verwijder je repetitieve manuele stappen, bespaar je tijd en vorm je jouw flow rond je bedrijf.
Er zijn verschillende taakcategorieën waarmee je kunt bepalen welke actie nodig is en zo een zo verfijnd mogelijke workflow kunt bouwen. Enkele belangrijke voorbeelden:
- Automatisch e-mails versturen naar een klant of derde partij
- Een chauffeur vragen om een POD te uploaden
- Stappen overslaan die niet relevant zijn voor een bepaald transporttype
- Een factuur naar een klant versturen zodra die is gegenereerd
- Taken labelen met gekleurde labels om aan te geven dat er iets aandacht nodig heeft
Documentsjablonen
Documentatie is de onopvallende, maar essentiële ruggengraat van de transportsector. Van Order bevestiging tot facturen: je hebt vaste ideeën over wat je in deze documenten wilt tonen – en je moet wijzigingen kunnen aanbrengen wanneer die vereisten veranderen, of wanneer een klant of onderaannemer iets net iets meer op maat nodig heeft.
Je kunt ook bepalen waar elk document wordt getoond. Is het enkel voor intern gebruik? Beperk het dan zodat het alleen zichtbaar is in je tenant. Wil je dat je klanten facturen en creditnota’s kunnen bekijken en downloaden? Voeg ze dan toe aan het klantenportaal.
Gebruikersrechten en -rollen
Gebruikersrechten en -rollen geven elke gebruiker het juiste toegangsniveau tot het platform, inclusief beperkte zichtbaarheid van specifieke menu-items of functies.
Elke rol heeft een vooraf bepaald toegangsniveau, en sommige rollen – zoals “Planning without finance” en “Order without finance” – bestaan specifiek om financiële informatie te verbergen voor gebruikers die deze niet nodig hebben. Er is een breed scala aan gebruikersniveaus, afgestemd op de verschillende manieren waarop je team het platform gebruikt, zoals:
- Admin
- Sales
- Operations
- Invoice + credit note
- Invoice only
- Fleet
- Planning
- Planning without finance
- Order
- Order without finance
- Warehouse operator
- Super admin
Super admin-rollen hebben uitgebreide rechten en zijn de enigen die toegang van andere gebruikers kunnen aanmaken en beheren. Het enige gedeelte van het platform waartoe ze geen toegang hebben, is het tabblad Integraties, dat enkel toegankelijk is voor Qargo admins.
We bouwen dit detailniveau in om alles veilig te houden en ervoor te zorgen dat elke gebruiker alleen ziet wat relevant is voor zijn of haar functie.
Integraties
Bij Qargo willen we niet enkel een TMS zijn – we willen de hub zijn die al je systemen verbindt. We bieden een breed aanbod aan integraties, die je FMS, WMS, ERP, intermodale boekingen en meer met elkaar verbinden.
Integraties worden op verschillende manieren geconfigureerd – via EDI, API, webhooks en aangepaste workflows, zodat je kunt aansluiten op een manier die bij jouw bedrijf past.
Weergaven, filters, dashboard
Met elke lijst in Qargo – orders, trips, facturen, planningsbord – kun je filteren, herschikken en je eigen weergave van de data opslaan. Filter op klant, status, datum, locatie of aangepast veld, schik de kolommen zoals dat voor je team het meest logisch is, en sla het dan op als een benoemde weergave waar je op elk moment naar kunt teruggaan.
Weergaven kunnen persoonlijk blijven of voor het hele team gelden. Iedereen kan zijn eigen privéweergave opslaan, maar enkel een Super Admin kan een weergave met de hele organisatie delen – zo wordt de weergave “onbetaalde facturen” of “verlieslatende orders” van een planner de weergave die iedereen in het team ziet, met dezelfde filters en kolommen, zonder dat er iets opnieuw geconfigureerd moet worden.
Het planningsbord gaat hier nog verder in met specifieke Timeline-, Blocks-, Table- en Traject-weergaven, die elk apart personaliseerbaar zijn – tot op het niveau van welke tripdetails op het scherm worden getoond en of resources worden gefilterd op beschikbaarheid of aangepaste velden. Het draait minder om één vast dashboard en meer om dat iedereen het deel van de operatie ziet dat voor zijn of haar functie relevant is.
Wat is er nieuw bij Qargo
Configuratie en personalisatie zijn geen eenmalige inrichting – we breiden ze voortdurend uit op basis van wat klanten vragen. Hier zijn enkele van de meest recente toevoegingen.
Aangepaste weergaven gelden nu ook voor resources en meer. Opgeslagen weergaven waren al beschikbaar in onze modules Orders en Facturen, waarmee je je filters en kolommen kunt opslaan en er meteen naar kunt teruggaan. We hebben dezelfde functionaliteit nu ook uitgerold naar de resource-lijsten (voertuigen, containers, chauffeurs, intermodale operatoren, onderaannemers en combinaties), en ook naar Bedrijven, Locaties, orderimports en Kostensjablonen. Fleetmanagers, containerplanners en dispatchers kunnen elk de lay-out opslaan die bij hun rol past, en Super Admins kunnen elk van deze weergaven delen met het bredere team.
Opgeslagen, deelbare weergaven voor het overzicht van mislukte taken. Mislukte taken opsporen wordt veel eenvoudiger wanneer je team niet door één lange, gedeelde wachtrij moet scrollen. Je kunt nu een gefilterde weergave van het overzicht van mislukte taken opslaan – bijvoorbeeld beperkt tot een specifiek foutentype – en die delen met enkel de mensen die ze nodig hebben. Dat werkt op dezelfde manier als overal elders in Qargo: deel met iedereen, houd het privé, of deel met specifieke collega’s.
Weergaven worden ook uitgerold naar de sjablonenlijst. Voor bedrijven met veel vestigingen of grote sjabloonbibliotheken kan het vinden van het juiste ordersjabloon betekenen dat je door honderden items moet scrollen. We brengen opgeslagen weergaven nu ook naar Orders → Sjablonen, zodat elke vestiging of elk team een weergave kan opslaan (en delen) die beperkt is tot enkel hun sjablonen – niet langer telkens de volledige lijst doorzoeken.
Kortom
Een TMS moet zich plooien naar jouw bedrijf, niet omgekeerd. Of het nu gaat om één aangepast veld, een taak-override voor één veeleisende klant, of een opgeslagen weergave waar je hele planningsteam elke ochtend op vertrouwt – deze zes configuratiegebieden zorgen ervoor dat Qargo mee-evolueert met je bedrijf, zonder dat je telkens een ontwikkelaar of supportticket nodig hebt wanneer er iets verandert.
Dat is de echte test voor een flexibel systeem: niet hoe het eruitziet op dag één, maar hoe makkelijk het kan bijblijven op dag vijfhonderd.
