Qargo en Alders Bulk Logistics: een razendsnelle implementatie
“Wat ons aantrok in Qargo, naast de technologie, was de intuïtieve, gebruiksvriendelijke werkwijze.”
Hoe groter je wagenpark, hoe uitdagender het is om een TMS te vinden die het eenvoudig maakt om het aantal vrachtwagens, trailers en chauffeurs te beheren. In 2024 besloot de Altrea Logistics Group op zoek te gaan naar een softwareoplossing die hierbij kon ondersteunen. IT-manager Thomas Havermans richtte zijn vizier op Qargo. Na Haesaerts Intermodal was Alders Bulk Logistics het tweede bedrijf binnen de groep dat overstapte naar Qargo, en deze implementatie verliep vlotter dan verwacht.
Alders Bulk Logistics, gespecialiseerd in het transport van primaire grondstoffen, afvalstoffen en gevaarlijke goederen, beschikt over meer dan 120 voertuigen met evenveel trailers en chauffeurs. Dat is een aanzienlijke vloot om te beheren, realiseerde de moedermaatschappij Altrea Logistics Group zich vorig jaar.
Samen met zijn team bekeek en vergeleek Thomas Havermans verschillende oplossingen op de markt, op zoek naar een TMS dat voldeed aan de behoeften van de groep en de diverse activiteiten van de verschillende entiteiten.
Uiteindelijk kozen ze voor Qargo, en minder dan twee maanden na die beslissing was de implementatie bij Alders Bulk Logistics afgerond. Dit overtuigde het management ervan dat ze de juiste keuze hadden gemaakt. De andere bedrijven binnen de groep volgden later dat jaar.
Thomas licht toe: “We zochten bewust naar een SaaS-oplossing die Alders en de andere bedrijven uit de groep kon ondersteunen. We waren op zoek naar moderne technologie, denk aan taakgestuurde workflows en AI die documenten leest, maar bovenal zochten we een partner die met ons meedenkt en voorop loopt in technologische vernieuwing.”
Een implementatie die sneller verloopt dan gepland? Zeldzaam.
Alders Bulk Logistics is het tweede bedrijf binnen de groep dat Qargo TMS gebruikt. De rest volgt binnenkort. “Wat ons aantrok in Qargo, naast de technologie, was de intuïtieve, gebruiksvriendelijke werkwijze. Het is makkelijk om mensen ermee te laten werken, en dat is voor ons cruciaal. We hebben weinig mensen beschikbaar voor implementatie, maar de tool is zo gebruiksvriendelijk dat de gemiddelde medewerker er na één dag training al mee aan de slag kan.” Voor de chauffeurs is het zelfs nóg eenvoudiger, zegt Thomas: “Zij zijn in tien minuten getraind.”
De voorbereiding van de implementatie gebeurde binnen Altrea zelf: “We hebben de belangrijkste klanten, tarieven en stamgegevens ingesteld – veel meer werk was er eigenlijk niet. We konden klanten, producten en prijzen koppelen en maakten een kleine simulatie, zodat medewerkers het bestaande systeem konden vergelijken met het nieuwe. Zo zagen ze dat het werk eenvoudiger zou worden, maar de resultaten gelijk bleven. Toen ze er klaar voor waren, zijn we van de ene op de andere dag overgestapt op Qargo.”
Het hele traject, van start tot livegang bij Alders Bulk Logistics, duurde slechts één maand. “Het ging heel snel”, zegt Thomas. “En onze medewerkers zijn tevreden. Ze vinden het systeem erg intuïtief, terwijl ze juist hadden verwacht dat het wennen veel langer zou duren.”
Doordat de implementatie zo vlot verliep, ligt de groep nu zelfs voor op schema. “We hebben Qargo inmiddels al bij twee bedrijven binnen de groep geïmplementeerd, terwijl we er eigenlijk maar één wilden doen. Dat gebeurt zelden. Meestal ben je nog met de eerste bezig terwijl je er drie wilde doen, nu is het net andersom,” lacht Thomas.
De complexiteit zit ’m in de hoeveelheid.
Het proces van order tot facturatie, dat nu volledig wordt beheerd via Qargo, bestaat voor Alders Bulk Logistics uit een aantal duidelijke stappen. “We ontvangen een order van een klant, elektronisch of via e-mail, en maken daar een transportopdracht van. Die opdracht plannen we vervolgens in bij de chauffeur die het meest geschikt is, en die krijgt alle details via de boordcomputer. De chauffeur rijdt naar de klant via de weegbrug, lost de lading en regelt de benodigde documenten. Daarna controleren we of alles goed verlopen is en kunnen we de factuur opstellen. Het proces zelf is vrij overzichtelijk, maar het zijn de uitzonderingen die het lastig maken. De complexiteit zit in de hoeveelheid: veel opdrachten, veel chauffeurs, veel klanten met eigen wensen en afspraken over service en tarieven, en vooral veel uitzonderingen die het proces kunnen verstoren.”
Het blijkt echter dat Qargo de perfecte partner is om deze complexiteit aan te pakken. “We hebben eindelijk een systeem gevonden waarvan we echt geloven dat het de hele groep kan ondersteunen—én een partner die bereid is om te luisteren en samen te werken. Van alle TMS’en op de markt geloven we dat dit het beste systeem is voor de komende tien jaar,” besluit hij.