Toen we Qargo zagen, zeiden we: “Dit is het. We hebben de andere opties niet eens verder overwogen.” – Andreu Vercher, IT- en Project Manager, Portex Logistics
Over Portex Logistics
Portex Logistics is een in Nederland gevestigde multimodale transporteur die vanaf de vestiging nabij Rotterdam weg-, zee-, lucht- en spoortransport afhandelt. Hun wegtransportafdeling zet wekelijks ongeveer 60 vrachtwagens in, in beide richtingen tussen Nederland, België, Spanje en Portugal, een route die ze zich eigen hebben gemaakt. Op het gebied van zeetransport beheren ze importzendingen van over de hele wereld, ondersteund door een sterk netwerk van internationale partners.
Wat Portex onderscheidt, is een combinatie van een breed dienstenaanbod en oprechte persoonlijke aandacht. Patrick, de oprichter, heeft het bedrijf opgebouwd volgens het principe dat klanten altijd snel een echt persoon kunnen spreken.
“Als je met een groot bedrijf werkt, is alles geautomatiseerd en is het moeilijk om een echte persoon te spreken”, zegt Paula Aviñó. “We zorgen op een persoonlijkere manier voor onze klanten.”
Die toewijding is terug te vinden in het hele team, een mix van Nederlands- en Spaanssprekenden werknemers die een grote toegevoegde waarde zijn op routes waar Engels minder vaak wordt gesproken.
Hoe ze Qargo gevonden hebben
Portex was al midden in de zoektocht naar een nieuw TMS toen het bedrijf Qargo ontdekte. Destijds was het team ook bezig met het evalueren van WMS-oplossingen voor hun nieuwe magazijn, wat betekende dat de lat voor elk nieuw systeem hoog lag. Het moest geschikt zijn voor de volledige omvang van de activiteiten van Portex.
Vóór de introductie hadden ze verschillende opties bekeken. Geen van deze opties maakte de beslissing gemakkelijk. Qargo deed dat wel.
“Elke optie die we bekeken, had zijn voor- en nadelen. Toen we Qargo zagen, waren er eigenlijk geen nadelen. We zeiden: Oké, dit is het. En daarmee was de kous af.” – Andreu Vercher
De uitdaging
Naarmate Portex groeide, nam ook de complexiteit van hun activiteiten toe. Omdat het bedrijf gebruikmaakte van vier vervoerswijzen en actief was in meerdere regio’s, gingen de noden verder dan waar hun bestaande TMS voor was ontworpen. De ontwikkelingstermijnen maakten het bovendien moeilijk om gelijke tred te houden met de benodigde veranderingen.
De integratie met hun boekhoudsysteem zette hen ertoe aan op zoek te gaan naar een nieuwe oplossing. Om hun TMS te koppelen aan Exact, hun boekhoudsoftware, was een handmatig proces nodig: elke week moest iemand een bestand downloaden om die daarna regel per regel te controleren om het uiteindelijk handmatig in te voeren. Dit was zeer tijdrovend, en door handmatig zaken over te nemen, konden fouten onopgemerkt blijven.
“Dat kostte me elke vrijdag vijf uur. Dat was ontzettend veel tijd.” – Andreu Vercher
Portex gebruikte bovendien drie of vier afzonderlijke tools naast elkaar: een OCR-systeem voor de facturering, Exact voor de boekhouding, een TMS voor wegtransport en een afzonderlijk TMS voor zeetransport. Het boekhoudteam moest voortdurend tussen verschillende systemen schakelen, en cruciale gegevens waren verspreid over meerdere platformen.
De orderinvoer zorgde voor nog meer frustratie. Orders van klanten kwamen binnen via e-mail en werden verwerkt met een zelfontwikkelde scantool die voortdurend opnieuw moest worden getraind en regelmatig fouten opleverde. Een verkeerd gelezen komma kon leiden tot een factuur met een totaal verkeerd bedrag. Een over het hoofd geziene prijs kon als nul worden gelezen, zonder dat er een foutmelding was om dit op te merken.
De oplossing
De meest directe verandering na de overstap naar Qargo was op het gebied van de boekhouding. De Exact-integratie verloopt nu via een directe API-verbinding: facturen die naar klanten worden verzonden, worden automatisch in Exact geboekt, fouten worden gemeld met duidelijke uitleg, en de vijf uur durende vrijdagse beproeving is volledig verdwenen.
“Nu maakt het systeem gewoon verbinding. Als er een fout is, verschijnt er een melding die aangeeft wat de fout is. Je lost het op en de factuur gaat door.” – Andreu Vercher
Ook het orderinvoerproces werd grondig verbeterd. Qargo’s AI-aangedreven documentleesfunctie haalt gegevens rechtstreeks uit inkomende pdf’s, vult automatisch de ordervelden in en koppelt relevante documenten aan de order, volledig automatisch. Wat vroeger ongeveer drie minuten per order kostte (handmatige documentverwerking, e-mailreacties, scannen, foutcontrole), duurt nu nog geen anderhalve minuut, en er komen veel minder fouten in het transportproces terecht.
“We hebben de tijd per orderinvoer ongeveer gehalveerd en tegelijkertijd het aantal fouten verminderd.” — Paula Aviñó
Naast snelheid heeft Qargo ook de manier veranderd waarop informatie binnen het bedrijf wordt gedeeld. Documenten, e-mails en ritgegevens die voorheen in afzonderlijke inboxen stonden, bevinden zich nu binnen één platform. Planners en klantenserviceteams, die voorheen parallel werkten met beperkte onderlinge inzage, zijn nu volledig met elkaar verbonden wat betreft ophalingen, leveringen en de status van opdrachten.
Ook het taakbeheer van Qargo sprong eruit. Dankzij de flexibiliteit om taken handmatig of geautomatiseerd in te stellen, met aangepaste triggers, heeft het team meer controle gekregen die hun vorige systeem niet kon bieden.
Het team heeft ook gemerkt dat de supportchatbot van Qargo handig is voor de dagelijkse werkzaamheden. “De chatbot geeft je screenshots van wat je moet doen. Hij geeft je alles, en als je geen oplossing kunt vinden, is er altijd een persoon aan de andere kant van de lijn.” – Andreu Vercher
De onboardingervaring
Het onboardingteam van Qargo was gedurende het hele proces betrokken. Ze hebben Portex twee keer ter plaatse bezocht, waaronder een tweedaagse go-live-sessie, waarbij ze intensief samen met het team hebben gewerkt om het systeem klaar te maken voor de lancering.
“Ik kan niets slechts zeggen over de onboarding. De jongens hadden alles volledig onder controle. Elke keer dat we hulp nodig hadden, was die er.” – Andreu Vercher
“Zodra het systeem live was, paste de rest van het team zich snel aan.”“Het kostte me letterlijk 20 minuten om van het ene programma naar het andere over te stappen”, zegt Paula. Het boekhoudteam had een lastigere eerste week, omdat de Exact-veldtoewijzing werd verfijnd, maar de belangrijkste problemen waren binnen twee dagen opgelost. Hun reactie daarna is de duidelijkste maatstaf voor het succes geweest.
De resultaten
Sinds de implementatie van Qargo heeft Portex meetbare verbeteringen opgemerkt op het gebied van boekhouding, bedrijfsvoering en samenwerking tussen afdelingen.
✅ 10 uur per week bespaard op de afdelingen boekhouding en bedrijfsvoering, voornamelijk dankzij de Exact-integratie, waardoor de handmatige factuurverwerking is verdwenen
✅ 50% snellere orderinvoer: van ongeveer 3 minuten naar minder dan 1,5 minuut per order, en er komen minder fouten in het transportproces terecht
✅ Elke vrijdag 5 uur teruggewonnen: het handmatige XML-controleproces dat de wekelijkse facturering vertraagde, is volledig geautomatiseerd
✅ 4 systemen samengevoegd tot 1: de workflows voor het OCR-systeem voor de facturering, Exact, het TMS voor wegtransport en het TMS voor zeetransport worden ondergebracht in Qargo
✅ Minder factureringsfouten: dankzij AI-ondersteunde orderinvoer is het risico dat prijsfouten onopgemerkt blijven aanzienlijk verminderd
✅ Betere inzage tussen afdelingen: planners en klantenserviceteams werken nu op basis van gedeelde, realtime opdrachtgegevens
Wat is de volgende stap?
Er wordt gewerkt aan een verdere integratie met Clarus, en het team onderzoekt actief de AI-planningsfuncties van Qargo voor hun complexe internationale last-mile-routes.
Er worden op korte termijn verdere verbeteringen in de boekhoudproces verwacht, waarbij er aan oplossingen wordt gewerkt die nog meer tijd zullen besparen.
“We kijken echt uit naar de AI-planning. Onze situatie is vrij specifiek: veel internationale last-mile-activiteiten en gecombineerde ladingen. We zijn benieuwd wat Qargo hiermee kan doen.” – Andreu Vercher, IT- en Project Manager
Wil je ontdekken hoe Qargo je transport kan transformeren? Boek een demo