Van Tiel Transport B.V. x Qargo x Platform Science

“Van TMS- en telematicaprovider veranderen is net als openhart- en hersenchirurgie op hetzelfde moment. Maar kijk, hier zijn we: we hebben het gehaald.” – Hjalmar van Tiel, Managing Director bij L. Van Tiel Transport B.V.

Over L. Van Tiel Transport B.V.

Van Tiel Transport B.V. is een familiebedrijf dat al bijna een eeuw actief is in de transportsector, gevestigd in Schiedam, vlak bij de haven van Rotterdam. Sinds de oprichting in 1928 is het bedrijf meegegroeid met de haven: van de eerste chemische logistiek tot de huidige mix van container- en tankcontainervervoer, port shunting en intermodale transportoplossingen.

Van Tiel exploiteert circa 45 tot 50 vrachtwagens. Het merendeel van de chauffeurs keert dagelijks naar huis terug, terwijl een kleinere groep ritten van een week uitvoert. Het team ondersteunt ook magazijnactiviteiten en frequente shunts tussen trein, terminal en schip. Timing, nauwkeurigheid en betrouwbare data bepalen daarbij succes of mislukking.

In de loop der jaren heeft Van Tiel bewust zijn klantenbestand gediversifieerd. Op dit moment zijn hun drie grootste klanten goed voor zo’n 60% van de omzet, aangevuld met een bredere mix van opdrachten en verschillende types klanten.

De situatie voorheen: twee grote belemmeringen die verdere groei in de weg stonden

Van Tiel was niet echt van plan om alles te vernieuwen. Eigenlijk waren ze nog niet zo lang geleden van TMS-systeem veranderd. Maar zowel het TMS als de interne systemen begonnen steeds meer aan te voelen alsof ze uit een ander tijdperk kwamen: statische workflows, tragere ondersteuning en een groeiende kloof tussen wat het bedrijf nodig had en wat de tools konden bieden.

1) De pijnpunten van hun vorige TMS-systeem waren duidelijk:

• Een complex, statisch systeem dat niet meebewoog met de dagelijkse praktijk, waardoor het team de software niet aan hun behoeften kon aanpassen.
• Trage ondersteuningsprocessen, met e-mailondersteuning via tickets die dagen kon duren: onwerkbaar als je met live transport werkt.
• Te veel handmatige invoer, wat niet alleen tijd kost, maar ook het risico op foutieve gegevens vergroot, met alle gevolgen van dien voor de planning en de financiën.

“Als je een ticket aanmaakt, wil je dat het snel wordt opgelost… de oude manier van werken paste niet bij onze processen.” – Arinda Beije, Quality Manager, L. Van Tiel Transport B.V.

2) De oude hardware aan boord was hier niet tegen opgewassen

Wat de voertuigen betreft, stond Van Tiel voor een realiteit waar veel transportbedrijven mee te maken hebben: de oudere hardware aan boord in een deel van het wagenpark moest hoe dan ook worden vervangen. Dit was het moment om even overzicht te creëren en te zeggen: als we toch moeten veranderen, laten we het dan gelijk goed doen.

“Als we willen veranderen, is dit het moment, want veranderen moeten we hoe dan ook.”

Hun doel was niet om het personeelsbestand in te krimpen. Het doel was om de betrouwbaarheid te vergroten, de kwaliteit te verbeteren en er zeker van te zijn dat ze klaar waren voor wat er nog komen ging.

Waarom Qargo + Platform Science samen?

Van Tiel besloot alles in één keer aan te pakken: de transportworkflow en de bijbehorende wagenparkmodule gelijktijdig upgraden en ervoor zorgen dat beide systemen naadloos met elkaar communiceren.

Een cruciaal deel bij die beslissing was de open ecosysteemaanpak van Platform Science. Dit betekent dat het platform zo is ontworpen dat het makkelijk kan worden gekoppeld aan andere systemen en applicaties. Het team wilde een flexibele oplossing waarmee ze hun eigen applicaties of die van derden konden integreren in de centrale workflow, zodat het systeem aanpasbaar blijft naarmate hun activiteiten zich verder ontwikkelen.

“We namen deze beslissing omdat we een hoger niveau van kwaliteit willen… en we willen klaar zijn voor de nabije toekomst.” – Hjalmar van Tiel, Managing Director

Maar ze noemden het geen gewone digitale transformatie. Ze omschreven het als volgt: het werk vergemakkelijken, data betrouwbaar maken en niet meer vechten tégen de systemen.

Implementatie: een snelle, gecoördineerde uitrol

De implementatie van een nieuw TMS was al een grote stap. Als je dat doet én er komen nieuwe boordtablets en workflows bij, kan het al eens makkelijk uitdraaien op chaos. Dat was ook precies wat Van Tiel had verwacht. Maar dat was niet het geval.

Qargo-onboarding: rustige, praktische ondersteuning die precies op het moment zelf dingen oplost

De onboardingaanpak van Qargo viel op door de snelheid en de praktische ondersteuning in de productieomgeving, niet alleen tijdens de tests. “Op de eerste dag was het zo relaxed op kantoor… alles ging zo’n beetje vanzelf.”

“Als er iets misging, pakte Guilian (onze onboarding-manager) zijn laptop en zei “ververs je pagina” en dan werkte het. Dat gaf echt een gevoel van rust.”

Al was er vooraf maar weinig getest met de planner, het team paste zich snel aan. Dat gold ook voor de meer ervaren gebruikers, die er meestal langer over doen om hun gewoontes te veranderen.

De uitrol van Platform Science: snel uitgevoerd, met zo min mogelijk downtime

Ze kozen ervoor om het in één keer goed aan te pakken, omdat er vaak frustratie ontstaat als je veranderingen over weken uitsmeert. De installatie aan boord was klaar in een paar dagen, niet weken. Cruciaal was dat het als een project werd aangepakt, niet langzaam en druppelsgewijs.

“De snelheid van implementatie was indrukwekkend. In maar drie dagen tijd waren er tablets geïnstalleerd in alle 45 vrachtwagens.”
— Hjalmar van Tiel, Managing Director

Van Tiels visie is simpel: je plant een korte dip in de productiviteit in en dan ben je klaar, in plaats van tien weken lang vast te hangen in een vage tussenzone van conversie.

Nadien: wat er in het dagelijkse werk is veranderd

In Qargo hadden twee dingen onmiddellijk impact:

Orders invoeren via drag-and-drop met Qargo Intelligence (Qi)

Het team van Van Tiel beschreef een bekend pijnpunt: het handmatig invoeren van orders kost tijd, en als de gegevens niet kloppen, is iedereen verderop in het proces daar de dupe van (planning, administratie, facturering, klantcommunicatie).

Met Qargo slepen ze orders naar binnen, laten ze Qi de belangrijkste velden lezen en invullen, en kunnen ze zich concentreren op het verifiëren in plaats van het typen.

“Dat was echt een wauw-moment. Je moet alleen maar even checken. Het bespaart tijd en zorgt ervoor dat er minder fouten in de gegevens zitten.”

Tegelijkertijd zorgde de AI-gestuurde documentscan van Platform Science ervoor dat de communicatie tussen chauffeurs en kantoor nog soepeler verliep. Chauffeurs kunnen rechtstreeks vanaf hun apparaten scans van hoge kwaliteit maken. Dit verbetert de nauwkeurigheid van de data uit het veld en zorgt ervoor dat de informatie die in Qargo terechtkomt al vanaf de bron correct is.

Arinda schat dat dit de tijd nodig voor het invoeren van orders nog eens met 30–50% heeft gereduceerd ten opzichte van eerdere verbeteringen. En er is nog meer ruimte voor verbetering naarmate het scannen nog consistenter wordt.

Planning die is afgestemd op de complexiteit van het havenleven

Van Tiel doet veel aan koppelen en ontkoppelen en aan port shunts. Dit zijn nu net workflows waarbij de zwakke plekken van rigide systemen snel aan het licht komen. Dankzij de flexibiliteit bij het plannen en de drag-and-drop-functionaliteit van Qargo konden we ons makkelijker aanpassen zonder dat we tijdelijke oplossingen hoefden te bedenken.

“Het was te mooi om waar te zijn… waarom wisten we dit niet eerder?”
– Arinda Beije, Quality Manager

Met Platform Science waren de voordelen meer betrouwbare wagenparkgegevens en minder administratieve rompslomp rond de rijtijden van chauffeurs. In het wagenpark zorgde het voor betrouwbaarheid en minder administratief werk, vooral op het gebied van het bijwerken van rijtijden en de consistentie van taken.

Vroeger was de planningsverantwoordelijke veel tijd kwijt aan het corrigeren en aanpassen van chauffeursopdrachten. Met het nieuwe systeem is dat werk drastisch afgenomen.

“Nu gaat het een stuk makkelijker, en de gegevens zijn veel betrouwbaarder… ze doet er nu misschien maar half zo lang over.”

Een van de redenen waarom dit zo goed werkt, is de flexibele workflow tussen Qargo en Platform Science. Wanneer een planner in Qargo een opdracht toewijst of bijwerkt, worden er direct specifieke workflows op het apparaat van de chauffeur geactiveerd. Zo verschijnen de juiste instructies, documenten en stappen op het juiste moment tijdens de rit van de chauffeur.

Het 1 + 1 = 3-effect: betrouwbare gegevensuitwisseling tussen kantoor en vrachtwagens

Van Tiel omschreef de toegevoegde waarde in praktische termen: dankzij de integratie verloopt de werking betrouwbaarder en worden er schonere gegevens tussen de systemen uitgewisseld. “We zijn erg blij dat we deze beslissing hebben genomen. We krijgen betrouwbare gegevens die we voorheen niet hadden.”

Ze wezen er ook op dat geïntegreerde processen nog meer te bieden hebben dan dagelijkse efficiëntie, zoals snellere export en rapportage voor kwaliteitsstandaarden zoals ISO/SQAS. En klaar zijn voor de toekomst naarmate havenprocessen zich verder ontwikkelen.

Waarom het ertoe doet

In de havenlogistiek is de druk constant: slots, terminals, last-minute wijzigingen, nalevingsvereisten en klanten die niet morgen maar nú antwoorden verwachten.

Het verhaal van Van Tiel wijst op een verschuiving die veel transportbedrijven momenteel doormaken: de overstap van ‘systemen die vastleggen wat er is gebeurd’ naar systemen die teams helpen de bedrijfsvoering in realtime te sturen, op basis van betrouwbare gegevens.

En misschien wel het best van al? Die grote, enge verandering bleek uiteindelijk geen groot, eng project te zijn.

“Laat het idee dat het te mooi is om waar te zijn maar los… Het kan écht.”
— Arinda Beije, Quality Manager

Duurzaamheid en rapportage: het volgende hoofdstuk

Van Tiel wil zich nu richten op het gebruik van gekoppelde data, niet alleen om het vervoer te regelen, maar ook om de prestaties aan te tonen.

Van Qargo willen ze het volgende:

• Meer financiële rapportages en wekelijkse prestatieoverzichten (omzet en kosten per vrachtwagen/chauffeur) zonder alles te moeten herbeginnen in Excel.
• Eenvoudigere installatie en gegevensverzameling voor emissierapportage ter ondersteuning van certificeringen.

Van Platform Science maken ze al gebruik van:

• Rapportage over brandstofverbruik om hiaten op te sporen en chauffeurs te begeleiden, met optionele prestatietools die je later kunt toevoegen zodra de basis goed is ingebed.

Tot slot

Als je Van Tiel vraagt wat de combinatie Platform Science/ Qargo te bieden heeft, gaat het antwoord verder dan alleen nieuwe tools. Het gaat om een rustiger bedrijfsproces, een betrouwbaardere gegevensbasis en een systeem waarvan ze denken dat ze ermee kunnen meegroeien.

‘Het was een soepele overgang naar een betrouwbaar en toekomstbestendig transportbeheersysteem.’

Nog een boodschap voor transportbedrijven die twijfelen? “Laat het idee maar los dat het te mooi is om waar te zijn… Geloof de hype.” Een snelle, soepele transitie: van statische systemen naar betrouwbare, geconnecteerde processen.

“Vroeger hadden we geen betrouwbare gegevens. Nu wel, en dat is een betere stap naar de toekomst.”
– Hjalmar Van Tiel, Managing Director, L. Van Tiel Transport B.V.

Volgende stappen

🚀 Wil je zien hoe een systeem met geïntegreerde TMS en telematica je haven- en containerworkflows kan transformeren? Boek een demo en we brengen je workflow van kantoor naar vrachtwagen van begin tot eind in kaart.