Deny Logistics

Het is erg intuïtief. Het leidt zonder nadenken naar de volgende stap.. — Gudrun, mede-eigenaar en Operations Manager, Deny Logistics BV

Over Deny Logistics

Deny Logistics BV is een Belgische 3PL- en expediteur die is gebaseerd op een eenvoudig maar belangrijk model: toegewijde service, ongeacht de grootte van de zending. Het bedrijf is een familiebedrijf onder leiding van Gudrun en haar man en biedt een volledig aanbod aan weg-, zee- en luchttransport, naast opslag- en douaneservices.

Wat Deny Logistics echt onderscheidt, is hun niche. Het bedrijf is gespecialiseerd in chemicaliën en gevaarlijke goederen en slaat een groot deel van de ADR-geclassificeerde producten op en coördineert de complexe transportstromen die daarbij komen kijken. Hun klanten, van wie er velen tussen de 1.000 en 5.000 pallets opslaan, kiezen voor Deny Logistics vanwege de flexibiliteit en de op maat gemaakte service die het bedrijf biedt.

Als pure 3PL organiseert en koopt Deny Logistics transport namens hun klanten, waardoor efficiëntie, zichtbaarheid en coördinatie tussen de verschillende zendingen van cruciaal belang zijn voor alles wat het bedrijf doet.

De uitdaging

Deny Logistics gebruikte al jaren een alternatief TMS. Dit systeem was gebouwd op een verouderd Windows-platform, beschikte niet over cloudfunctionaliteit, bood beperkte integratiemogelijkheden en zou een aanzienlijke investering hebben vereist, alleen al om het up-to-date te krijgen.

De tekortkomingen waren het meest voelbaar bij de teams voor container- en zeevracht. Deze teams werkten in tweetallen en beheerden complexe zendingdossiers grotendeels op papier. Ze hielden bij wat er was gedaan, wat er nog moest gebeuren en wat er op externe partijen wachtte, zonder een duidelijk digitaal overzicht. Als de ene persoon afwezig was, werd de werkdruk voor de andere onhoudbaar.

We waren op zoek naar iets moderners, cloudgebaseerd en in staat om met OCR en nieuwe technologie te werken. Het systeem zou je zonder al te veel nadenken door de volgende stappen moeten leiden.

De oplossing

Na het evalueren van de verschillende opties koos Deny Logistics voor Qargo vanwege de intuïtieve interface, de cloudgebaseerde architectuur en de flexibele configuratie. Het belangrijkste was dat de overstap niet betekende dat ze hun werkwijze volledig moesten veranderen. Ze hoefden alleen de onderdelen die hen vertraagden te digitaliseren en te automatiseren.

Een van de meest ingrijpende vroege successen was te danken aan Qargo Intelligence (Qi). Orders worden nu rechtstreeks in het systeem gescand via AI-ondersteunde documentherkenning, en inkomende leveranciersfacturen worden gescand en automatisch gekoppeld aan de bijbehorende ritten. Wat voorheen handmatige invoer in meerdere systemen vereiste, gebeurt nu op de achtergrond.

Het klantenportaal heeft ook de manier veranderd waarop het zeevrachtteam met klanten communiceert. Voorheen maakten ze handmatig Excel-spreadsheets aan en stuurden ze die op, zodat klanten inkomende zendingen konden volgen. Nu loggen klanten in en kunnen ze dit zelf controleren.

“Zodra je je schermen hebt ingesteld zoals je ze wilt, je workflows zoals je ze wilt en je taken zoals je ze wilt, is Qargo voor je team erg eenvoudig om mee te werken””, zegt Gudrun. “Het is erg intuïtief. Het leidt zonder denkwerk naar de volgende stap.”

Het team van Deny Logistics heeft gemerkt dat de ondersteuning van Qargo van onschatbare waarde is om hen te helpen zelfstandig met het platform te werken. Dankzij een AI-gestuurde chat en een uitgebreide Knowledge Hub vol praktische richtlijnen kunnen ze snel vinden wat ze nodig hebben om het meeste uit het product te halen. En wanneer ze het nodig hebben, staat ons vriendelijke supportteam altijd klaar voor een menselijk contactmoment.

Integraties

Om Qargo te verbinden met hun bredere technologiestack, heeft Deny Logistics de volgende systemen geïntegreerd:

• WMS: het magazijnbeheersysteem van Deny Logistics werd vóór de livegang geïntegreerd, zodat voorraad- en transportgegevens vanaf dag één op elkaar waren afgestemd
• Odoo: facturen die in Qargo worden opgesteld, worden gesynchroniseerd met hun ERP voor boekhoudkundig en financieel beheer
• Partnervervoerders: er wordt gewerkt aan op maat gemaakte integraties met de belangrijkste transportpartners, zodat orders niet langer handmatig in verschillende systemen hoeven te worden ingevoerd.

Het onboardingproces

Deny Logistics ging in minder dan een week live, waarbij eerst het wegtransport werd geïmplementeerd en de zeevrachtafdeling een paar dagen later volgde. In plaats van lopende orders over te zetten, kozen ze voor een schone start: lopende opdrachten werden in het oude systeem afgerond en alle nieuwe orders werden in Qargo aangemaakt.

Voor de rest van het team, van wie sommige mensen het oude systeem al meer dan tien jaar gebruikten, verliep de implementatie soepeler dan verwacht. Volgens Gudrun was de sleutel dat het onderliggende proces niet veranderde. Alleen de tool.

“De informatie was precies hetzelfde. Alleen moesten er andere velden worden ingevuld. En omdat het systeem zo intuïtief is, waren ze er binnen een paar weken aan gewend. Ik denk niet dat ze nu nog terug zouden willen.”

De resultaten

Sinds de livegang heeft Deny Logistics duidelijke verbeteringen geconstateerd op het gebied van de veerkracht van het team, de communicatie met klanten en de dagelijkse operationele efficiëntie.

✅ Grotere veerkracht van het team: de tweepersoonsteams voor container- en zeevracht kunnen nu zonder noemenswaardige overuren dagen alleen werken, wat voorheen niet altijd mogelijk was

✅ Meer tijd voor klanten: doordat planners minder tijd kwijt zijn aan operationele administratie, hebben ze meer capaciteit om zich te richten op communicatie met klanten en proactieve opvolging

✅ AI-ondersteund live scannen van documenten: orders en inkomende leveranciersfacturen worden via Qargo Intelligence automatisch gescand en gekoppeld aan ritten, waardoor de handmatige invoer op alle afdelingen afneemt

✅ Geen handmatige Excel-rapportage meer: dankzij het klantenportaal hoeft het zeevrachtteam niet langer handmatig spreadsheets met de status van zendingen op te stellen en naar klanten te sturen

✅ In minder dan een week live: de livegang werd voltooid zonder onderbreking van de lopende activiteiten, dankzij een ‘schone start’-migratieaanpak

Wat is de volgende stap?

Deny Logistics richt zich op het afsluiten van hun eerste jaar met Qargo en het leggen van een solide basis voordat ze verder uitbreiden. Tot de prioriteiten voor de nabije toekomst behoren het voltooien van de lopende, op maat gemaakte integraties met partnervervoerders en het verder uitbouwen van de Odoo-connectiviteit op het gebied van leveranciersfacturering.

Op de langere termijn staan eenvoudigere aangepaste rapportages en verdere automatisering op de agenda, naarmate het team van Deny meer gebruikmaakt van de functionaliteiten van Qargo.

Wil je ontdekken hoe Qargo je transportactiviteiten kan transformeren? Boek een demonstratie.