“Ik realiseerde me meteen dat Qargo ons kon helpen complexe logistieke uitdagingen te visualiseren.”
— Nancy Salem, Business Transformation Manager, Kisjes
De sleutel tot het langetermijnsucces van het Nederlandse transportbedrijf Kisjes is het vermogen geweest om te voldoen aan de zeer gespecialiseerde en veranderende behoeften van zijn klanten, maar het voormalige TMS-platform had moeite om de flexibiliteit te leveren die het bedrijf steeds meer nodig had.
De hoofdactiviteit van het in Nederland gevestigde Kisjes is het leveren van unieke, logistiek uitdagende ladingen zoals elektrische transformatoren en festivalapparatuur. Om blijvend succes te garanderen, was het essentieel om een TMS-platform te gebruiken dat in staat was om aan de veranderende behoeften van de klanten van Kisjes te voldoen.
In 2023 beoordeelde de toen nieuwe business transformation manager van het bedrijf, Nancy Salem, de bestaande TMS-oplossing van Kisjes en concludeerde dat deze niet het juiste niveau van functionaliteit leverde. “Voor alle duidelijkheid: ons vorige TMS was een heel goed systeem”, zegt Nancy. “Maar voor onze behoeften was het gewoon niet flexibel genoeg.”
Kisjes levert bijvoorbeeld regelmatig aan locaties die geen fysieke adressen hebben en planners moeten de planning vaak opnieuw plannen gedurende de dag. “Uiteindelijk hadden we een TMS-systeem nodig dat dergelijke uitdagingen moeiteloos aankon”, legt Nancy uit.
1e contact
De behoefte aan een flexibelere oplossing leidde tot een zoektocht naar een geheel nieuw TMS-platform. Het aanbod van Qargo had de aandacht van Nancy al getrokken op een beurs in 2023: “Op de stand van Qargo waren dashboards te zien die duidelijk aantoonden dat het platform complexe gegevens in een eenvoudig formaat kon visualiseren.”
Daarom nodigde ze Qargo uit om later in het jaar een demo van het systeem te geven, samen met verschillende andere aanbieders. Nancy merkte opnieuw dat de visualisaties van Qargo de andere TMS-platformen oversteeg: “De systemen van de andere aanbieders boden visualisaties die niet overeen kwamen met die van Qargo. Om eerlijk te zijn, ik voelde het gewoon niet bij geen van hen.”
Testfases
Om zeker te zijn van de keuze, organiseerde Nancy een tweede demo, maar nu met alle afdelingshoofden van Kisjes aanwezig. Of het nu planners of beheerders waren, elke aanwezige was onder de indruk van de mogelijkhedenvan Qargo. Nancy wist echter dat een belangrijke verandering in de manier waarop de activiteiten van Kisjes werden uitgevoerd de bedrijfscontinuïteit in gevaar kon brengen met een mogelijke verstoring die de klantrelaties zou schaden.
Daarom vroeg ze om een proefperiode van een week, zodat Kisjes de mogelijkheden van Qargo grondig kon proberen. “Het Qargo-team creëerde een sandbox-omgeving waarin we konden testen”, herinnert Nancy zich. “We gebruikten het om dummy-bestellingen in aan te maken en het platform te testen om ervoor te zorgen dat het de unieke functionaliteit kon leveren die we nodig hadden.”
Nadat de proefperiode voorbij was, werd er onder alle belanghebbenden van Kisjes gestemd over de vraag of ze verder zouden gaan met Qargo. Het resultaat? Een unaniem ja.
De proefperiode heeft het vertrouwen in het aanbod van Qargo in ons hele bedrijf vergroot.”
Parallelschakeling
Nancy was echter niet bereid om onmiddellijk het systeem te veranderen dat de basis vormt voor de hele activiteiten van Kisjes. “Ik wilde niet op de eerste dag een schakelaar omzetten en zien wat er gebeurde”, legt ze uit. “In plaats daarvan moest de omschakeling onzichtbaar zijn voor onze klanten en ik geloofde dat de beste manier om dit te bereiken was om Qargo en ons bestaande platform in eerste instantie naast elkaar te laten draaien.”
Qargo fungeerde als de ‘schaduw’ van het oude systeem en werd vervolgens opgezet om de planning van echte taken dagelijks op de achtergrond te reproduceren naast het bestaande TMS-platform. Hierdoor konden Nancy en het Kisjes-team de prestaties van Qargo monitoren en meten ten opzichte van het oude systeem en eventuele problemen identificeren voordat ze volledig live gingen.
Live gaan
De proefperiode eindigde succesvol en Nancy en de rest van het Kisjes-team waren ervan overtuigd dat Qargo zijn potentieel kon waarmaken. Voor de ‘go live’-datum in februari van dit jaar werden Qargo-medewerkers naar de twee locaties van het bedrijf gestuurd om een soepele uitrol te garanderen. “De uitrol was succesvol en bijna alle klanten merkten de overgang niet eens op”, zegt Nancy.
Belangrijk is dat de introductie van Qargo al uitzonderlijke resultaten heeft opgeleverd op verschillende belangrijke gebieden. Deze variëren van het combineren van meerdere bestellingen van verschillende klanten in één rit tot het terugdringen van het handmatig invoeren en aanpassen van gegevens. Nancy benadrukt ook het gemak van het maken van een planning en het monitoren van laad- en lostijden.
De visualisaties die Nancy’s aandacht voor het platform trokken, blijven net zo belangrijk als altijd. “Je hebt de tekst die je nodig hebt om alle lopende leveringen te identificeren”, legt ze uit. “Cruciaal is dat je ook kleurcodering hebt waarmee je de voortgang van de reis in één oogopslag kunt volgen.”
Uitgebreide functies
Klanten van Kisjes profiteren ook van de uitgebreide functionaliteit van Qargo, bijvoorbeeld het vermogen om de chauffeurs van Kisjes foto’s van hun leveringen te laten uploaden. Vanwege de unieke locaties waar het bedrijf aan levert, zijn ontvangers niet altijd ter plaatse om de levering af te tekenen. Nancy legt uit: “Onze chauffeurs kunnen nu foto’s van het bewijs van levering maken en deze in een oogwenk uploaden, zodat de klant kan zien dat hun bestelling klaarstaat en op hen wacht.”
Een ander belangrijk kenmerk dat steeds belangrijker wordt voor Nederlandse bedrijven is het volgen van de CO2-uitstoot. “Met ons oude systeem konden we geen ‘groene’ gegevens vastleggen”, zegt Nancy. “Met Qargo kunnen we echter precies zien hoeveel kilometers we hebben afgelegd en kunnen we die cruciale gegevens rechtstreeks aan onze klanten leveren voor hun CO2-registratie.”
Toekomst verzekerd
Een dergelijke diepte en breedte van functionaliteit benadrukt waarom Nancy gelooft dat het aanbod van Qargo niet alleen de juiste keuze is voor de huidige activiteiten van Kisjes, maar ook voor de toekomst: “Door te werken met het platform en vooral het team, weet ik dat Qargo flexibel en wendbaar genoeg is.
“Dat is vooral belangrijk in Nederland, omdat het land een beetje achterloopt met data-analyse in de transportsector, maar het landschap verandert snel. Door Qargo te gebruiken, bevinden we ons nu in de best mogelijke positie om aan alle eisen voor nieuwe datasets en statistieken te voldoen en om onze klanten voortdurend geavanceerde diensten te leveren, ongeacht hoe onze sector zich in de toekomst ontwikkelt.”
Ik ben benieuwd wat Qargo nog meer gaat doen, want dit is nog maar het begin.”