Geen eigen vrachtwagens, toch een TMS: Expediteur Logibrex plant en factureert met Qargo
“Als flexibele expediteur organiseert Logibrex wegtransport voor grote klanten in de chemie-, auto- en voedingssector. Ondanks dat ze geen eigen vrachtwagens hebben, is Qargo voor hen erg handig bij de planning en facturatie van hun diensten,”
– Peter Willemen, transportspecialist bij Logibrex.
Een van de belangrijkste redenen om over te stappen van hun vorige TMS-pakket, dat ze alleen voor facturatie gebruikten, naar Qargo, was de mogelijkheid om in de cloud te werken. Zo kan de software overal worden geraadpleegd. Maar de doorslag kwam toen een klant via EDI wilde gaan werken. “Ik was daar niet zo happig op bij onze vorige leverancier, maar met Qargo is dat wél mogelijk,” legt Peter uit.
De beslissing was dan ook snel genomen en Qargo werd direct in gebruik genomen. “Omdat ik alle processen zelf beheer, van orderinvoer tot facturatie, verloopt de implementatie snel,” aldus Peter.
Gebruiksvriendelijk en flexibel
Omdat Logibrex een expediteur is en geen eigen wagenpark beheert, ziet het gebruik van het TMS er net iets anders uit dan bij traditionele transportbedrijven. Maar dankzij de flexibiliteit van Qargo is dat volgens Peter geen enkel probleem. “De software is erg gebruiksvriendelijk: je kunt alles aanpassen aan je eigen manier van werken. Functies verbergen of toevoegen is eenvoudig, en als iets nog niet mogelijk is, kun je het aanvragen. Als Qargo het interessant vindt en meerdere klanten er baat bij hebben, overwegen ze om het toe te voegen. Ook die feedback wordt gewaardeerd.”
Op dit moment helpt het TMS vooral om tijd te besparen en overzicht te houden. “Voor het verwerken van orders gebruik ik graag de ingebouwde AI. Die orders worden vervolgens ingepland of doorgestuurd naar onze partners, en we factureren één keer per maand.” Ook self-billing voor sommige klanten gaat snel en eenvoudig: “Zij sturen hun lijst, en op basis van de gegevens in Qargo kan ik makkelijk controleren en een factuur maken die aansluit op wat de klant wil.”
Facturen 50% sneller verwerken
De geïntegreerde AI bespaart Peter vooral veel tijd. “Het verwerken van inkomende facturen en bijbehorende vrachtbrieven van onderaannemers gaat nu eenvoudiger. Het matchen en controleren van die documenten gaat ongeveer 50% sneller dan voorheen, omdat het document deels wordt uitgelezen en het programma bijvoorbeeld alleen uitgevoerde transporten toont.”
“Ook aan de kant van Qargo zijn aanpassingen gedaan om het ons nóg makkelijker te maken. Zo kunnen we nu, op ons verzoek, ook factureren als een order nog niet als ‘voltooid’ is gemarkeerd. Bijvoorbeeld: als de laaddatum op de laatste dag van de maand valt, kunnen we de order alvast factureren, ook als het lossen pas in de nieuwe maand plaatsvindt.”
Directe communicatielijnen in plaats van tickets
Bij vragen of verzoeken kloppen de medewerkers van Logibrex direct aan via de chatbox. “De communicatielijn is kort. Je krijgt snel reactie, de medewerkers van Qargo staan open voor ideeën en reageren snel. In vergelijking met onze vorige leverancier, waarbij we eerst een ticket moesten aanmaken en vervolgens lang moesten wachten, is dit een enorme verbetering. Ook tijdens de implementatie konden we via de chat altijd rekenen op hulp van Tom. Hij was er meteen bij om antwoorden te geven, aanpassingen te doen en handige tips te delen.”
Dankzij de vlotte communicatie en Qargo’s bereidheid om snel te handelen, kan Peter nu zelfs de administratie voor klanten met iets complexere prijsstructuren volledig in Qargo verwerken. “Voor een bepaalde klant hangt het tarief af van het aantal laadmeter of het gewicht – afhankelijk van wat hoger is. Vroeger rekende ik dat zelf uit, maar nu gebeurt dat automatisch in Qargo. Tom heeft er zelfs voor gezorgd dat ik die iets ingewikkeldere prijslijsten voortaan zelf kan aanmaken.”
Papierloos werken
“Eigenlijk ben ik gewoon fan,” besluit Peter. “Het is eenvoudig, het voelt goed aan en ik werk graag in de cloud. Het bespaart me tijd, ook al heb ik nog niet eens alle functionaliteiten gebruikt. Waar we vroeger veel reactiever werkten, maak ik nu dossiers op voorhand aan en zie ik op elk moment wat er nog gepland moet worden. Sinds we met Qargo werken, werk ik eigenlijk bijna volledig papierloos.”