Deze samenwerking heeft niet alleen onze processen getransformeerd, maar ook een interne revolutie teweeggebracht in onze aanpak van transportmanagement.”
Pieter Engels, oprichter van PE Express
Bij PE Express zijn ze altijd op zoek naar manieren om hun diensten te verbeteren. Vanwege de toenemende vraag van hun klantenbeslag besloten ze in 2018 om hun opslagcapaciteit uit te breiden met een nieuwe faciliteit, waardoor ze hun activiteiten verder professionaliseerden.
Naast dagelijkse distributierondes en expresleveringen konden ze door deze uitbreiding klanten de mogelijkheid bieden om hun goederen op korte of (middellange) lange termijn op te slaan. In de daaropvolgende jaren kende het bedrijf een snelle groei, samen met een toename van de administratieve werklast.
Klantportaal
Om deze reden besloot Pieter Engels, de oprichter van PE Express, om Qargo uit te nodigen. “Op veel dagen werkte het team overuren vanwege een groeiend aantal taken die handmatig in het oude TMS moesten worden uitgevoerd”, legt Pieter uit. En ze zagen geen goede oplossing in het vooruitzicht. “De uitdaging was dat het voormalige TMS dat we gebruikten modulair was in zijn architectuur en kosten, dus als je iets extra’s wilde of een manier wilde vinden om het systeem relevant te maken voor onze workflow, werd het een moeilijk verhaal”, vervolgt Pieter.
Uit gesprekken met PE Express en een analyse van interne processen bleek dat, net als bij veel vervoerders, taken zoals orderinvoer nog vaak handmatig werden uitgevoerd, wat resulteerde in veel werk en mogelijke fouten. Het was daarom geen verrassing voor het Qargo-team dat ze wilden automatiseren. “Een van de belangrijkste voordelen van onze samenwerking met Qargo is de integratie van een gepersonaliseerd klantportaal binnen het TMS naast de AI-orderinvoerfunctie. Deze innovatieve functie geeft onze klanten de mogelijkheid om zelf orders in te voeren, realtime updates te bekijken en meer controle te krijgen over hun logistieke processen”, zegt Pieter.
Het klantenportaal van Qargo heeft onze klanttevredenheid verhoogd door transparantie en controle te bieden over elke zending.”
Afhankelijkheid
Samen met ICT-manager Bart Ooms, die naast zijn werk bij PE Express ook als ICT-coördinator werkt bij het Sancta Maria Instituut in Kasterlee, waren ze op zoek naar verdere efficiëntiewinsten. “Ik merkte dat ik vaak in ons vroegere TMS zocht om de facturering te optimaliseren of om na te denken over hoe ik de planners kon weghalen van de Excel-bestanden die nog steeds bestonden”, zegt Bart. En dat is een van de redenen waarom eigenaar Pieter Engels en zijn team de overstap hebben gemaakt.
“Deze samenwerking heeft niet alleen onze processen getransformeerd, maar ook een revolutie teweeggebracht in onze aanpak van transportmanagement, waar we nu controle over hebben”, zegt Pieter, waarop Bart eraan toevoegt: “De kern van onze samenwerking met Qargo ligt in de implementatie van hun geavanceerde TMS. Dit technologische wonder heeft onze interne processen vereenvoudigd en een reeks voordelen gebracht die onze verwachtingen hebben overtroffen.”
Route-optimalisatie
Een van de gebieden waar een voordeel is behaald, is routeoptimalisatie voor de distributieritten die PE Express dagelijks uitvoert in België en de omliggende gebieden. Pieter legt uit: “Met het TMS van Qargo hebben we een partner gevonden die onze operationele efficiëntie naar nieuwe hoogten tilt.” Hij vervolgt: “Dankzij het planningssysteem kunnen we onze routes nauwkeurig afstemmen en onze klanten sneller en efficiënter van dienst zijn. Het geeft me niet alleen ruimte om me te concentreren op prijsstrategieën en het vinden van mogelijkheiden voor expansie en groei, maar ook om marges te optimaliseren. We hebben ontdekt dat we met de routeoptimalisatie van Qargo meer nettowinst per retourtrip behalen, omdat het systeem rekening houdt met meer factoren op de weg dan wijzelf.”
We hebben ontdekt dat we met de routeoptimalisatie van Qargo meer nettowinst per retourtrip behalen.”
Bliksemsnelle facturering
Daarnaast was facturering een ander aspect waar het team veel tijd aan besteedde. “Het consolideren van facturen of het controleren van orders kostte ons veel tijd”, zegt Bart. Volgens het team was het een opluchting om te beginnen met factureren in Qargo.
“Een opvallend kenmerk van het Qargo TMS is het razendsnelle en foutloze factureringssysteem”, zegt Bart. Het resultaat? “De naadloze integratie van factureringsprocessen binnen het TMS heeft het aantal handmatige fouten drastisch verminderd en gezorgd voor een snelle en nauwkeurige factureringscyclus”, zegt Bart. Met functionaliteiten zoals deze kan het team taken binnen de werkuren voltooien en de cashflow waarborgen en optimaliseren. “Met het TMS van Qargo is facturering niet langer een kopzorg, maar een gestroomlijnd proces dat onze efficiëntie verhoogt”, zegt Bart.
Samen op weg
PE Express is heel enthousiast over wat de samenwerking zal brengen, maar ziet nu al dat het hun concurrentiepositie versterkt. “In het tijdperk van digitalisering heeft het TMS van Qargo ons een cruciaal voordeel gegeven. Door onze processen te stroomlijnen en te verbeteren, hebben we niet alleen onze efficiëntie verhoogd, maar ook onze positie als innovatieleider in de logistiek versterkt”, zegt Pieter.
Met het groeiende team van software-ingenieurs van Qargo is dit nog maar het begin. Er wordt veel geïnvesteerd in nieuwe ontwikkelingen en er wordt geluisterd naar feedback van klanten. Dit is ook te zien bij PE Express. “We zijn verheugd om onze reis met Qargo voort te zetten en samen nieuwe kansen voor groei, efficiëntie en klanttevredenheid te verkennen.”