De overstap naar Qargo was de meest soepele en professionele conversie die ik ooit heb meegemaakt en we hebben het vlak voor ons drukste seizoen gedaan.
— Jeffrey Jackman, Directeur van transport
Over Premier Refrigerated Transport (PRT)
Premier Refrigerated Transport (PRT) is de speciale privé-vloot van Monterey Mushrooms, de grootste champignonleverancier in de Verenigde Staten.
PRT is gevestigd in Houston, Texas, en exploiteert een temperatuurgecontroleerde vloot in de hele VS, met activiteiten in Texas, Californië en Tennessee, naast grensoverschrijdend vervoer van Mexico naar de VS.
In de koelketenlogistiek is er geen ruimte voor fouten. Champignons zijn uiterst tijd- en temperatuurgevoelig, waardoor tijdige levering, realtime zichtbaarheid en proactief uitzonderingsbeheer onontbeerlijk zijn.
“Tijd is van essentieel belang, meer dan welk ander goed dan ook”, aldus Jeffrey. “Het is cruciaal dat vrachtwagens, of ze nu van ons zijn of van externe vervoerders, op tijd rijden en nauwkeurig in realtime kunnen worden gevolgd.”
Naast de uitvoering speelt rapportage een centrale rol in de dagelijkse bedrijfsvoering.
“Gebruik, kilometerstand, rijtijden, chauffeurskosten, materiaalkosten: dat zijn zaken waar we voortdurend naar kijken”, voegt Pete Novembre, bedrijfsanalist bij PRT, toe. “We willen het systeem kunnen inzetten om dat automatisch te doen.”
Hoe ze Qargo hebben gevonden
De reis van PRT naar Qargo begon met een bredere systeemverandering.
Het bedrijf kreeg de opdracht om de belangrijkste financiële activiteiten over te hevelen naar JD Edwards (JDE), waardoor ook het dispatchplatform onmiddellijk gemoderniseerd moest worden. Het vorige systeem begon onhandig, verouderd en moeilijk te gebruiken te worden, vooral omdat de integratie-eisen toenamen. Voor een bedrijf waar stiptheid en realtime tracking van cruciaal belang zijn, werd al snel duidelijk dat het verouderde TMS niet langer voldeed.
“We waren sowieso van plan om het dispatchsysteem te veranderen”, legt Pete uit. “Het was niet gebruiksvriendelijk en het kon de ontwikkelingen niet bijhouden.”
Vanaf het begin was integratievermogen de belangrijkste vereiste. Het team begon met een praktische filter.
PRT gebruikt Samsara als elektronisch registratieapparaat (ELD) om de tijd en diensturen (HOS) van chauffeurs bij te houden en naleving van de voorschriften van de Federal Motor Carrier Safety Administration (FMCSA) te waarborgen. Elk nieuw dispatchplatform moest dus vanaf dag één hiermee kunnen worden geïntegreerd.
Vervolgens stelden ze een lange lijst van leveranciers op en voerden ze een gestructureerde evaluatie uit: essentiële vereisten, nice-to-haves en een uitgebreide technische checklist die alles omvatte, van routelogica tot documentverwerking en rapportage.
Er volgden meerdere demo’s, eerst met het management en IT, daarna met de dispatchers. Die laatste stap bleek doorslaggevend.
“De dispatchteams waren het meest enthousiast over Qargo”, aldus Jeffrey. “Ze konden zien hoe het systeem hen dagelijks zou helpen.”
De uitdaging
PRT verving niet alleen een transportbeheersysteem, maar moderniseerde ook de ruggengraat van een risicovolle koelketenoperatie.
Hun verouderde systeem had op een aantal belangrijke punten te kampen met problemen:
- Beperkte bruikbaarheid, vooral voor nieuwere coördinatoren.
- Slechte zichtbaarheid op stopniveau, waardoor proactieve afhandeling van uitzonderingen moeilijker werd.
- Toenemende integratiecomplexiteit, naarmate systemen overgingen op API-first-architecturen.
- En een cruciale vereiste: de beloning van chauffeurs.
Een module voor de betaling van chauffeurs was niet onderhandelbaar. Het vrachtvervoer in de VS werkt met betalingsmodellen voor chauffeurs die zijn gekoppeld aan cent per mijl, afleveringen, wachttijd, pechvergoeding en complexiteit van de rit. Dit is iets wat het vorige systeem van PRT afhandelde als een financieel registratiesysteem. PRT had een TMS nodig dat deze operationele realiteit aankon.
Ze moesten ook de dispatching en de financiën beter op elkaar afstemmen, aangezien JD Edwards het ‘moederschip’-systeem voor financiën werd. Integraties waren geen extraatje, maar een kernvereiste.
Bovendien was timing belangrijk. PRT had maar weinig tijd om over te stappen, en november en december zijn hun drukste maanden.
“Het zegt veel dat we ons comfortabel genoeg voelden om vlak voor het hoogseizoen live te gaan”, aldus Jeffrey.
De oplossing
PRT koos voor Qargo omdat het daarmee de dispatching kon moderniseren, de realtime zichtbaarheid kon verbeteren en de integratie met kernsystemen in één platform kon samenbrengen, zonder dat dit ten koste ging van de operationele details of het werk van de teams vertraagde.
Eén functie sprong meteen in het oog voor de dispatching: de Stops-weergave.
“Het is net als een aankomst- en vertrekbord op een luchthaven”, aldus Pete. “Je kunt zien wat eraan komt, wat er risico’s met zich meebrengt en wat aandacht nodig heeft en dat allemaal op één plek.”
Het maakt het veel gemakkelijker om te beheren wat er gaat komen, uitzonderingen op te sporen en proactief te blijven wanneer een lading in gevaar is.
De visuele interface was een andere belangrijke verandering. Met Qargo hoefden ze niet langer te vertrouwen op een Excel-achtig, moeilijk te lezen systeem. “De interface van Qargo is gemakkelijker te begrijpen, gemakkelijker om mee te werken en gemakkelijker om mee te werken.”
Een essentiële vereiste in de VS: chauffeursloon
Tegelijkertijd werkte het implementatieteam van Qargo nauw samen met PRT om aanvullende vereisten uit te werken, waaronder de beloningsstructuren voor chauffeurs. Dit is een functie die niet altijd standaard is in Europese implementaties, maar wel van fundamenteel belang is voor Amerikaanse wagenparken. Het implementatieteam van Qargo heeft zich volledig ingezet om dit te realiseren.
“Ik wil Qargo een groot compliment geven, ze hebben veel moeite gedaan om onze beloningsstructuur voor chauffeurs op te zetten. Tom Gardin, VP Customer Success bij Qargo, heeft die uitdaging echt omarmd. Dat heeft voor ons een enorm verschil gemaakt”, aldus Pete.
Integraties
Om de complexiteit te verminderen en de activiteiten verbonden te houden, richtte de implementatie van PRT zich op integraties die het belangrijkst zijn voor de dagelijkse uitvoering en zichtbaarheid:
- JD Edwards (ERP) via API: Orders stromen van JDE naar Qargo, met synchronisatie van masterdata als belangrijkste ruggengraat.
- Samsara: Lading naar Samsara verzenden en locatie- en statusupdates terug ontvangen in Qargo via geofencing en chauffeursactiviteit.
- Qlik (BI / Reportage): Gegevens uit Qargo gebruikt ter ondersteuning van het maken van dashboards en operationele rapportages.
Als onderdeel van het bredere stappenplan zijn aanvullende integratieworkflows gepland, waaronder bevestigingen terug naar JD Edwards, factureringsworkflows, mijlpaalupdates terug naar het ERP-systeem en een trailer- en temperatuurgerelateerde integratie met Thermo King.
Daarnaast test PRT actief de mobiele app Qargo Driver voor realtime tracking en documentatievastlegging, waarmee de basis wordt gelegd voor een betere zichtbaarheid van externe vervoerders.
Op langere termijn wordt gestreefd naar integratie van Emerge voor het bieden op ladingen en Penske voor voertuigonderhoud.
De onboarding ervaring
PRT ging op 1 november 2025 live, op een vaste kalenderdeadline, vlak voor hun drukste seizoen!
De aanpak was gestructureerd en operationeel gestuurd. Managers en supervisors volgden eerst een supergebruikerstraining en het team voerde intensieve tests uit, waaronder een periode van parallel draaien om ervoor te zorgen dat de dispatchers vertrouwd waren met Qargo voordat de overstap definitief werd.
Er waren kleine aanpassingen nodig na de livegang (zoals altijd), maar het team beschreef de uitrol als de snelste en meest professionele overgang die ze ooit hadden meegemaakt bij meerdere systeemmigraties.
Het onboarding proces omvatte:
- Ontdekkingssessies ter plaatse
- Supergebruikerstraining voor managers en supervisors
- Parallelle tests met het oude systeem gedurende meerdere weken
- Nauwe samenwerking tussen het onboardingteam van Qargo en de IT-, financiële en dispatchteams van PRT
“Ik heb in mijn carrière drie TMS-conversies gedaan”, aldus Jeffrey. “Dit was de snelste die ik ooit heb gedaan en de overgang van ons huidige TMS naar Qargo was de meest soepele en professionele overgang die ik ooit heb meegemaakt.”
Het team heeft ook gedeelde tools opgezet om de samenwerking te stroomlijnen, waaronder een live probleemlogboek, terminologieafstemming en feedback op basis van screenshots, waardoor problemen sneller konden worden opgelost en verwarring werd voorkomen.
“Lee stond het hele weekend dat het systeem live ging voor ons klaar. Problemen werden snel opgelost. We voelden ons de hele tijd ondersteund.”
De resultaten
Hoewel PRT nog bezig is met de uitrol van een aantal volgende-fase-mogelijkheden, heeft de verschuiving al geleid tot een betekenisvolle verandering in de manier waarop het team de dispatching uitvoert en de zichtbaarheid beheert:
✅ Een van de soepelste en meest professionele TMS-overgangen die het team ooit heeft meegemaakt.
✅ Verbeterde zichtbaarheid van stopniveaus voor verzending, met duidelijkere afhandeling van uitzonderingen
✅ Sterke integratiefundamenten voor dispatch, telematica, financiën en rapportage
✅ Een beloningsstructuur voor chauffeurs die aansluit bij de realiteit van de Amerikaanse markt
✅ Een moderne interface die gemakkelijker te gebruiken is en waarmee u dagelijks gemakkelijker kunt werken.
✅ Veel vertrouwen om vlak voor het hoogseizoen live te gaan
Het eindproduct is gebruiksvriendelijk. In vergelijking met eerdere systemen, waarover we grapten dat het ‘een rapport was waar alleen een ontwikkelaar blij mee kon zijn’, is dit anders. Uw klantenserviceteam begrijpt transport echt en luistert echt naar de mensen in het veld.
Waarom het belangrijk is
In het moderne transport, met name gekoeld transport, komt het verschil tussen ‘goed’ en ‘slecht’ vaak neer op zichtbaarheid en efficiëntie.
Maar efficiëntie gaat niet alleen over snelheid. Het gaat om voorspelbaarheid, zichtbaarheid en controle. Als u risico’s eerder kunt signaleren, kunt u sneller ingrijpen en zo zowel de klantervaring als de operationele prestaties beschermen.
Voor operators zoals PRT is het essentieel om een platform te hebben dat dispatch, telematica en financiën met elkaar verbindt en specifieke Amerikaanse workflows ondersteunt, zodat schaalvergroting mogelijk is zonder dat dit extra complexiteit met zich meebrengt.
Voor wagenparken die te maken hebben met strakke leveringstermijnen, complexe betalingsmodellen en geïntegreerde financiële vereisten, is het niet voldoende dat een TMS alleen maar opdrachten opslaat. Het moet systemen met elkaar verbinden, echte workflows ondersteunen en teams helpen proactief te blijven in plaats van reactief.
Wat volgt er nu?
PRT’s next phase is focused on unlocking even more value from the platform:
- Real-time tracking van externe vervoerders naast hun eigen wagenpark
- Documentregistratie in de cabine en via mobiele apparaten
- Uitgebreidere BI-dashboards voor gebruik en prestaties
- Uitgebreidere zichtbaarheid van de koelketen via Thermo King
“De grootste impact moet nog komen. Dan zal er voor ons echt iets veranderen in het dagelijks werk.”
Conclusie
De volgende focus van PRT is het verder uitbreiden van de zichtbaarheid en documentatieworkflows, met name rond externe vervoerders en realtime documentvastlegging, zodat hetzelfde niveau van toezicht en operationele controle zich ook buiten de eigen vloot uitstrekt.
Wilt u zien hoe Qargo uw dispatchactiviteiten kan transformeren? Boek een demo
De overgang naar Qargo was fenomenaal. De professionaliteit, het reactievermogen en het begrip van ons bedrijf spreken boekdelen. Iedereen zou baat hebben bij deze overstap.
-Jeffrey Jackman, directeur van transport