Dankzij Qargo houden we nu én in de toekomst zelf de regie in handen.”
Het in 1992 opgerichte transportbedrijf uit Nederland heeft veel succes geboekt door zich te concentreren op het leveren van uitzonderlijke klantenservice in combinatie met het streven naar zelfredzaamheid.
Dit heeft ertoe geleid dat het familiebedrijf de afgelopen drie decennia enorm is gegroeid, wat heeft geresulteerd in zes magazijnen, een distributiecentrum en een vloot van meer dan 20 voertuigen die actief zijn in de Benelux en de rest van Europa. Ondanks dit succes werd het voor Roosenboom echter steeds moeilijker om zelfredzaam te blijven vanwege de toenemende logistieke uitdagingen.
Het hoofdprobleem was dat ze vertrouwden op Excel om alle ritten te plannen voordat de resulterende gegevens in een speciaal transport administratiesysteem werden ingevoerd. Het was te verwachten dat deze tweeledige aanpak een team van medewerkers meerdere uren per dag kostte om alle ritten soepel te laten verlopen.
Groeipijnen
Roosenboom wist dat het proces volledig opnieuw moest worden opgezet. Ironisch genoeg was het bedrijf al een jaar eerder benaderd door Qargo. Hoewel Roosenboom onder de indruk was van het systeem, waren er vragen over de levensduur van Qargo, aangezien het bedrijf nog een start-up was.
Pas toen Armin Geense, de nieuwe projectmanager van Roosenboom, het jaar daarop aankwam, begon de zoektocht naar een effectievere oplossing serieus. “Ik ben aan het project gaan werken en heb vele uren onderzoek gedaan”, legt Armin uit. “Uiteindelijk heb ik 12 leveranciers uitgenodigd om hun TMS-systemen te demonstreren, waaronder Qargo, omdat het belangrijk was om veel verschillende systemen te zien en te beoordelen.”
Uitblinken
Ondanks de concurrentie viel Qargo nog steeds op, omdat “veel van de andere systemen eruit zagen alsof ze in 1996 waren blijven steken”, legt Armin uit. “We wilden echter een systeem dat snel en toegankelijk was én er modern uitzag. Dat was Qargo.”
Hij was tevens onder de indruk van de pdf-reader in Qargo die orders en inkoopfacturen inleest. “Ze worden allemaal automatisch ingevoerd”, zegt Amin. “Dit zou onze administratieve medewerkers de vrijheid geven om zich op andere taken te concentreren, omdat een hele laag handmatig werk zou kunnen worden verwijderd. En net zo belangrijk, de marge voor invoerfouten zou enorm worden verkleind.”
Het aanbod van Qargo had zich ook snel ontwikkeld sinds Roosenboom het voor het laatst had gezien. “Je kon zien dat het platform zelf steeds beter werd”, herinnerd Armin zich. “En cruciaal, het bedrijf Qargo groeide snel, dus alle vragen over de levensduur werden automatisch beantwoord: ze waren duidelijk hier om te blijven.”
De omgeving van Qargo was zeer toegankelijk voor onze medewerkers, zowel qua uiterlijk als gebruiksvriendelijkheid.”
Testfases
Nu het vertrouwen in de toekomst van Qargo was gevestigd, besloot Roosenboom een samenwerking aan te gaan en kon het onboardingsproces beginnen. “Het proces duurde vijf maanden en we hadden onze eigen toegewijde onboarding manager die erg behulpzaam en persoonlijk was”, herinnert Armin zich. “Ik had ook toegang tot de sandbox modus van Qargo, zodat ik het nieuwe systeem goed kon testen en leren kennen, en ervoor kon zorgen dat alle instellingen waren geoptimaliseerd voor de activiteiten van Roosenboom.”
Toen het systeem klaar was om live te gaan, kwamen Qargo-medewerkers ter plaatse om een soepele uitrol te garanderen en eventuele problemen op te lossen. “Bij de introductie van een nieuw systeem komen er altijd wat problemen voor”, zegt Armin. “Het mooie was toen – en dat is nu nog steeds zo – dat als er een probleem, bug of fout optrad die moest worden opgelost, Qargo altijd binnen 10 minuten reageerde en snel een oplossing ontwikkelde.”
Het ondersteuningsniveau dat Qargo biedt is uitstekend.”
Op automatische piloot
Roosenboom geniet niet alleen van de voorbeeldige ondersteuning van Qargo, maar maakt ook gebruik van het platform om bestaande workflows te verfijnen en zelfs geheel nieuwe processen te creëren, zowel in-house als onafhankelijk. Roosenboom controleert bijvoorbeeld proactief zijn onderaannemers, zodat het bedrijf altijd op de hoogte is van de status van elk individu gedurende de dag, zodat het bedrijf snel kan handelen als er problemen zijn.
Het probleem? “Voorheen betekende dit dat we soms meerdere keren per dag een e-mail naar elke onderaannemer moesten sturen”, legt Armin uit. “Binnen Qargo kunnen we opdrachten echter automatisch in bulk verzenden. Dit betekent dat een proces dat voorheen een halve dag duurde, nu is teruggebracht tot 30 minuten.”De mogelijkheid om dergelijke krachtige functionaliteit in eigen beheer te creëren, in combinatie met de functies die momenteel bij Qargo worden ontwikkeld, is wat Armin het meest enthousiast maakt over de toekomst. “We hebben een aantal nieuwe functies op maat die door Qargo worden ontwikkeld”, zegt Armin. “Dit gegeven en het vermogen van het Qargo-team om snel te reageren op onze verzoeken maakt ons zeer over de toekomst. We kunnen niet wachten om te zien waar we over 12 maanden staan!”
Qargo gaat elke dag vooruit en biedt ons altijd iets nieuws.”