Wat vroeger de hele middag kostte, doe ik nu in een uur”
— Kristof Schiepers, CEO van Schiepers Transport
Sinds hij Qargo gebruikt, besteedt Kristof Schiepers veel minder tijd aan papierwerk
“Tien vrachtwagens, tien chauffeurs en niemand op kantoor. Ik handel alle administratieve taken zelf af en ik hoop dat dit zo blijft.” Zo vat Kristof Schiepers zijn bedrijf samen. Maar voor deze ondernemer, die lange dagen maakt, is kantoorwerk een van de grootste tijdverspillers. Daarom was hij de perfecte kandidaat om een van de eerste Qargo-gebruikers te worden. Zijn administratieve werk verschoof geleidelijk van een handmatige aanpak naar een digitaal platform, waardoor Kristof zijn zondagen terugkreeg en de investering meer dan de moeite waard was.
Tot voor kort voerde Schiepers Transport alle administratieve taken handmatig uit. Inkomende orders opvolgen, ze aan de juiste chauffeurs geven, alle ritten opvolgen, factureren… Het is een eindeloze reeks telefoontjes en e-mails, veel pen- en papierwerk en het ene na het andere Excel-werkblad. “Ik noteerde alles wat binnenkwam op een vel papier en tekende vervolgens pijlen naar de juiste chauffeurs”, legt Kristof uit. Daarna moest hij de gewerkte uren nog handmatig invoeren in het blad van de betreffende klant.
Een heel karwei, geeft hij toe. “Vijftien uur per dag is voor mij standaard, van maandag tot en met zaterdag. Op zondag werk ik maar een halve dag.” Want naast het papierwerk rijdt Kristof ook met zijn eigen vrachtwagen, onderhoudt hij zijn wagenpark en brengt hij de vrachtwagens naar de technische keuring. Daarom moeten alle administratieve taken wachten tot de avond en het weekend.
Qargo heeft me mijn zondagen teruggegeven, zondagen die vroeger gereserveerd waren voor de facturering.”
De tijden veranderen
De afgelopen vijftien jaar werkte deze handmatige aanpak prima voor Kristof, maar hij zegt dat de sector de afgelopen jaren is veranderd. “Vroeger waren er minder vrachtwagens en was het werk beter te voorspellen omdat we meer terugkerende opdrachten hadden. Tegenwoordig zijn er meer eenmalige opdrachten. Het werk is minder voorspelbaar geworden en daardoor veel moeilijker te plannen. Bovendien werken we steeds vaker op uurbasis in plaats van een standaard vrachtprijs te rekenen, wat het administratieve proces ingewikkelder maakt.”
Een sneller en nauwkeuriger administratief proces
In januari stapte Schiepers Transport over op Qargo voor de administratie. Voorlopig wordt de software voornamelijk gebruikt voor factureringsdoeleinden en dat alleen al bespaart Kristof veel tijd. “Afgelopen zondag heb ik in een uur tijd 25 facturen gemaakt, inclusief het versturen. Voorheen kostte me dat makkelijk een hele middag.” Hij voegt eraan toe dat de facturering nu ook nauwkeuriger is. “Er zijn geen rekenfouten meer, omdat we vaste prijslijsten per klant gebruiken.”
Daarnaast heeft Kristof ook een transparant overzicht van alle voltooide ritten. “Nu kan ik eenvoudig de omzet per vrachtwagen of per chauffeur zien. Met de huidige dieselprijzen is dat een absolute noodzaak.”
Een gezamenlijk proces
De overstap naar Qargo werd voorafgegaan door een uitgebreide proefperiode. “We zijn samen helemaal opnieuw begonnen en hebben onderweg aanpassingen doorgevoerd. Als ik vragen had, kreeg ik meteen antwoord, zelfs op de onchristelijke tijden die ik achter mijn bureau doorbreng (lacht).”
Zo werd de software geleidelijk afgestemd op de behoeften van de huidige sector. “Factureren per uur is met andere softwarepakketten vaak een zeer omslachtig proces, terwijl dit in ons bedrijf steeds meer de gewoonte wordt. Qargo speelde hierop in en ze hebben het factureren per uur eenvoudig gemaakt.”
Zelfs conservatieve bedrijven kunnen niet meer zonder TMS
Hoewel Qargo het eerste softwarepakket is dat Kristof heeft geprobeerd, was het geen onverwachte stap. “Transport is een grappige sector. Aan de ene kant zijn er grote spelers die de oude vertrouwde pakketten gebruiken en aan de andere kant zijn er bedrijven zoals het onze die nog steeds een conservatieve aanpak hanteren. Het is geen hightechsector, maar het was altijd mijn plan om op een gegeven moment in software te investeren, omdat je er binnenkort niet meer zonder kunt.”
Het nieuwe systeem heeft ook de deur geopend naar administratieve ondersteuning. “Nu zou ik het prima vinden als er iemand op kantoor zou werken. Tot voor kort wilde ik er niets van horen, omdat er vanuit financieel oogpunt achter een bureau veel meer mis kan gaan dan in de vrachtwagens zelf. Qargo heeft het voor mij veel gemakkelijker gemaakt om aspecten zoals facturering aan iemand anders te delegeren.”
We zijn geen hightechsector, maar een TMS zal binnenkort onmisbaar worden.”
Een digitale toekomst
Het digitaliseren van het factureringsproces bespaart Kristof misschien een halve zondag, maar hij is zich ervan bewust dat de software veel meer te bieden heeft. “Zodra we volledig vertrouwd zijn met het orderinvoerproces, kunnen we ook de mobiele applicatie gaan gebruiken, waardoor chauffeurs hun gewerkte uren automatisch kunnen registreren, want dat zou veel extra tijd besparen.”