Qargo is zo overzichtelijk, zo verfrissend, zo intuïtief. Het is gewoon ontzettend eenvoudig in gebruikt.
— Chris Welch, Commercieel en Operationeel Directeur, Welch’s Transport
Met 165 medewerkers, 100.000 vierkante meter magazijnruimte en een vloot van 70 voertuigen is Welch’s Transport een gerespecteerde transporteur met een rijke 80-jarige geschiedenis. Om zich voor te bereiden op de toekomst wilde het familiebedrijf een gecentraliseerd cloud-gebaseerd platform gebruiken dat uitzonderlijke TMS-mogelijkheden bood en volledig zou integreren met bestaande systemen op locatie.
Daarom was Chris Welch, commercieel en operationeel directeur bij Welch’s Transport, geïntrigeerd toen een collega hem eind 2022 vertelde over een cold call die ze hadden ontvangen van Qargo om hun TMS-oplossing te promoten. Deze discussie leidde tot demo’s en al snel was Chris verkocht van de aanpasbare functiesets, gebruikersinterface en het potentieel voor uitzonderlijke productiviteitswinsten van het systeem. En hoewel het in België gevestigde Qargo destijds een relatief nieuw bedrijf in het VK was, bleef Chris overtuigd en meldde Welch’s Transport zich in de zomer van 2023 aan.
Qargo is zo strak, zo verfrissend, zo intuïtief. Het is gewoon zo gemakkelijk te gebruiken.”
Gefaseerde aanpak
Na een paar drukke maanden onboarding was Qargo in oktober klaar voor de uitrol. Om ervoor te zorgen dat eventuele kinderziektes geen invloed zouden hebben op de operatie, koos Chris voor een gefaseerde aanpak en implementeerde hij Qargo aanvankelijk op een kleinere afdeling. “De afdeling Specialist Movements heeft slechts 50 opdrachten per maand, dus het was perfect om een goede basis te krijgen voordat het volledige bedrijf live ging”, zegt Chris.
De proef was succesvol, dus Chris gaf op 2 januari groen licht voor Qargo voor de twee belangrijkste depots van Welch’s Transport, die samen 10.000 opdrachten per maand verwerkten. Om een succesvolle uitrol op zo’n grote schaal te realiseren, was Qargo tussen Kerstmis en Nieuwjaar ter plaatse om een soepele implementatie te garanderen”, herinnert Chris zich. Daarna bleven ze nog een week bij ons om onze medewerkers te trainen, zodat ze het systeem volledig begrepen.
Het Qargo-team in België via live chat was net zo geweldig als het personeel ter plaatse.”
Makkelijk te leren
Deze combinatie van persoonlijke en digitale ondersteuning bleek effectief, want na slechts twee dagen training waren de medewerkers van Welch’s Transport zelfverzekerd genoeg om aan hun lot overgelaten te worden. Dat vertrouwen is gegrond, want Qargo is al begonnen met het leveren van de belangrijkste voordelen die Chris wilde en verwachtte.
Het eerste voordeel is de mogelijkheid om elke zending te volgen. “Het is TMS dat opnieuw is uitgevonden”, zegt Chris. “Qargo maakt het eenvoudiger om elke rit te volgen, te onderzoeken en er iets aan toe te voegen. Alles wat onze operationele teams dagelijks doen, is nu gewoon eenvoudiger. En dat betekent ook dat het allemaal sneller gaat.”
Operaties optimaliseren
Operationele activiteiten profiteren nu van een tijdsbesparing van 10% per dag, met plannen om dat te verhogen tot 30% zodra Qargo volledig is geïntegreerd. “Elke chauffeur en hun reisschema voor de dag kunnen in het moment worden gecontroleerd”, legt Chris uit. “Dus als we 25 voertuigen hebben die leveren, kunnen we bijvoorbeeld de laad- en lostijden voor elke chauffeur tijdens het rijden optimaliseren.”
Dat kan betekenen dat je bijvoorbeeld slechts twee minuten per lading bespaart, maar dat loopt in de loop van een maand snel op. Cruciaal is dat belangrijke onderdelen van het leveringsproces: van het aanbieden van toegang tot Google Maps aan chauffeurs voor eenvoudige navigatie tot het maken van een snelle foto van de levering plus eventueel papierwerk, allemaal in-PDA kunnen worden gedaan. Alle gegevens en afbeeldingen worden vervolgens automatisch geüpload naar het Qargo-platform voor directe monitoring en analyse.
Problemen met chauffeurs en ritten komen steeds minder vaak voor omdat het systeem zo eenvoudig is. Je kunt elk probleem zien voordat het zich voordoet!”
Kosten berekenen
Een ander belangrijk verkoopargument voor Chris was het vermogen van Qargo om de kosten en inkomsten van elke klus in meerdere depots te berekenen en deze samen te brengen in één gecentraliseerd platform, “een mogelijkheid die niet wordt aangeboden door andere TMS-oplossingen”, legt Chris uit. Welch’s Transport en Qargo werken momenteel aan het creëren van een op maat gemaakte aanpak, waarbij ze overstappen van een op voertuigen gebaseerd kostenmodel naar een cent-per-kilometer-model.
“Qargo laat bij elke geplande levering direct zien wat de potentiële winst is”, legt Chris uit. “Je hoeft niet te wachten tot de levering voltooid is of tot het einde van de maand. Het staat allemaal op het live dashboard, waardoor we de autonomie en flexibiliteit hebben die we nodig hebben om onze eigen variabelen, parameters en unieke aanpak te creëren, niet die van het platform.”
Slimmer ondernemen
De krachtige traceerfunctionaliteiten en kostenmogelijkheden leiden tot het derde voordeel: de mogelijkheid om echte inzichten te vergaren uit het hele bedrijf. “Ik kan direct op mijn desktop zien hoeveel inkomsten er worden gegenereerd”, legt Chris uit, “in plaats van tijd te verspillen aan langdurige exportprocessen. Ik kan ook op tabbladen klikken met betrekking tot operaties, afstanden, facturen, ophalingen en meer, allemaal vanuit het dashboard.”
Deze inzichten zorgen op hun beurt voor essentiële bedrijfsinformatie. Chris en zijn team kunnen nu veel sneller strategische beslissingen nemen op alle gebieden van het bedrijf. “Ik krijg in een oogwenk inzicht in de bedrijfsintelligentie, wat betekent dat we op elk moment echte zakelijke duidelijkheid hebben, in plaats van van maand tot maand.
Vroeger kostte het me wel twee uur om inzichten voor te bereiden voor een vergadering. Met Qargo kost het nu minder dan 10 minuten.”
Krachtige API’s
Deze diensten worden ondersteund door de integratiemogelijkheden van Qargo, die een reeks krachtige API’s bieden. Er zijn echter beperkingen, maar niet die veroorzaakt worden door het platform. “Qargo heeft het glazen plafond bereikt van elke integratie die we willen doen”, zegt Chris. “Dus bijvoorbeeld met het PalletLine-systeem (zie hieronder) is het nu aan ons om die API’s opnieuw op te bouwen, zodat we kunnen genieten van een volledige integratie – en daar zijn we al mee bezig.”
Er zijn ook onvoorziene voordelen geweest die Chris hebben verrast. De eenvoud van het uploaden van foto’s en papierwerk heeft bijvoorbeeld de klantervaringen enorm verbeterd: “Het biedt zo’n geweldige ervaring dat klanten ons zelfs bedanken”, zegt Chris.
Maar wat was de grootste verrassing voor Chris? Een TMS-provider die daadwerkelijk heeft geleverd wat hij heeft beloofd: “In de TMS-markt is het een verrassing wanneer een bedrijf iets binnen de tijdlijnen uitbrengt die het heeft beloofd – en de software doet wat het moet doen bij de release”, zegt Chris.
“Ja, er zijn momenten geweest waarop het wat minder soepel verliep, bijvoorbeeld als een update niet werkte. Qargo zet ons dan gewoon terug naar de vorige versie en lost het probleem op voordat ze ons een nieuwe update geven wanneer die klaar is. We hoeven zelf niets te doen.”
De mogelijkheid om elk probleem vrijwel direct op te lossen is een belangrijk voordeel van Qargo omdat het cloudgebaseerd is.”
Belangenbehartiging is belangrijk
Chris was zo onder de indruk van Qargo dat hij een voorstander van het platform is geworden. Zes andere lokale vervoerders hebben zich op basis van zijn aanbeveling aangemeld. Cruciaal is dat Welch’s Transport een partner is in Palletline, het palletverdeelnetwerk. De TMS-oplossing van Palletline liep ten einde en dankzij de aanbeveling van Chris hebben 12 van de 32 leden zich tot nu toe aangemeld voor Qargo. De grootste concurrent heeft er drie overgenomen.
“Het gaat echter niet om de erkenning van mijn collega’s in de branche”, legt Chris uit. “Het gaat erom dat iedereen nu kan zien wat ik al maanden geleden zag: dat Qargo echt werkt. Mensen hebben de kracht van het systeem erkend en stappen nu over.”
Ultieme goedkeuring
Het belangrijkste is dat de succesvolle overgang naar Qargo over familie gaat, het hart van Welch’s Transport. Jim Welch, de vader van Chris en algemeen directeur van het bedrijf, was onzeker over Qargo toen hij er voor het eerst over hoorde: “Om eerlijk te zijn, vertelde hij me dat ik gek was om te besluiten om naar Qargo over te stappen voordat iemand anders dat deed”, herinnert Chris zich.
“Maar hij waardeert nu dat het een sterke zet was, omdat alle vervoerders van zoveel generaties nu ook naar Qargo overstappen. Het heeft mijn beslissing gevalideerd, wat betekent dat ik nu ‘s nachts beter kan slapen!”
De volgende spannende stap op de Qargo-roadmap is de CO2-geaccrediteerde calculator, die een enorm voordeel zal zijn voor ons en onze klanten – en onze reis naar Net Zero.”