Wim Buytaert Transport bv

“We wilden een papierloos kantoor dat altijd en overal toegankelijk is. In de cloud, veilig en toekomstbestendig.”
— Kris Buytaert, Externe Consultant (Digitale Transformatie)

Over Wim Buytaert Transport bv

Wim Buytaert Transport bv is actief in het internationale transport van industriële gassen. Het is een klein, zeer gespecialiseerd bedrijf dat is opgezet met het oog op flexibiliteit: leveringen de volgende dag, oplossingen op maat en de technische expertise waarop producenten en handelaren van industriële gassen vertrouwen wanneer de vraag urgent is en de volumes kleiner.

Met meer dan 25 jaar ervaring in cryogeen transport heeft het team van tien chauffeurs een niche gecreëerd in het verwerken van tankcontainers die vaak moeten worden gereconditioneerd voordat ze klaar zijn voor hun volgende transport. Het is geen eenvoudige taak, en dat is precies het punt. Apparatuur kan vanuit het buitenland aankomen met problemen (druk, temperatuur, beschadigde onderdelen), en chauffeurs moeten het technische zelfvertrouwen hebben om die problemen op te lossen.

“Niet iedereen kan dit. Het vereist technische kennis en doorzettingsvermogen, want soms kan er iets misgaan ter plaatse bij de klant.”

Het bedrijf is in de loop van 25 jaar uitgegroeid dankzij de reputatie van de eigenaar in de sector. “Mijn broer is een geboren chauffeur. Daardoor begrijpt hij als geen ander de uitdagingen waarmee chauffeurs te maken hebben, en mensen vertrouwen hem.“

Kris ondersteunt het bedrijf als extern adviseur en focust op digitale transformatie en bedrijfsprocessen.

Hoe ze Qargo hebben gevonden

Kris ontdekte Qargo in de zomer van 2022 via een artikel in Bloovi en zag meteen dat dit het soort bedrijf was die dezelfde waarden uitdragen: een moderne mentaliteit, sterke oprichters en een oprechte intentie om iets beters voor de transportsector op te bouwen. Qargo stond toen nog in de kinderschoenen. De beslissing werd genomen door het vertrouwen in de capaciteiten van de mensen bij Qargo en hun focus op de opgezette samenwerking.

 “Je gelooft in de mensen en hun kennis en vastberadenheid om een nieuw systeem vanaf de grond op te bouwen. In het begin kwam dat gevoel van vertrouwen vooral uit de ondersteuning die we kregen.”

De uitdaging

Vóór Qargo had het bedrijf geen traditioneel TMS. De administratie draaide op een combinatie van papieren documenten en een zelfgebouwd systeem dat Kris had opgezet met behulp van Google Sheets, een mobiele app, Zapier-automatiseringen en afzonderlijke factureringstools. Stuk voor stuk zijn dat goede systemen, maar ze waren niet met elkaar geïntegreerd.

Dat werkte, tot een bepaald punt.

Naarmate de vraag diverser werd, werd het systeem te complex om te onderhouden en bleef de administratieve last toenemen. “We realiseerden ons dat het zelfgebouwde systeem niet langer geschikt was voor onze doelstellingen.”

Operationeel gezien waren de grootste problemen:

• Het was lastig om documenten terug te vinden nadat ritten waren uitgevoerd (vaak moest er fysiek worden gezocht).
• Controles en het bewaken van de kwaliteit waren moeilijk.
• Het inplannen van chauffeurs gebeurde op het laatste moment en nam te veel tijd in beslag.
• De administratie liep tot laat in de avond door om de bestellingen, het papierwerk en de facturering bij te houden.
• Het was moeilijker om het kantoorteam uit te breiden zonder een consistent systeem.

Om de achterstand in de administratie weg te werken, moesten ze vooral tot laat in de avond doorwerken. Ze hebben ook andere opties bekeken, maar de meeste waren gebaseerd op zware frameworks (zoals Dynamics-achtige systemen), met hoge licentiekosten en dure professionele ondersteuning die al nodig was om iets aan de basis aan te passen. “De alternatieven waren dure licenties, plus hoge kosten voor professionele ondersteuning om het systeem aan te passen.”

De oplossing

Qargo bood het bedrijf de moderne basis waarnaar ze op zoek waren: papierloos, cloudgebaseerd, veilig en toekomstbestendig, met de mogelijkheid om de volledige workflow tot en met de facturering te ondersteunen.

Net zo belangrijk was dat het Wim de mogelijkheid bood om op afstand ondersteuning te krijgen – overal toegang tot het systeem, zonder infrastructuur bij hen op kantoor. “Geen servers of IT-infrastructuur bij ons ter plaatse en ik wou vanaf elke plek ter wereld toegang kunnen hebben.”

Ze wouden ook flexibiliteit: de mogelijkheid om zelf kleine aanpassingen te doen, zonder dure professionele diensten of ingewikkelde infrastructuur op locatie.

Qargo gaf hen die structuur en consistentie. Het maakte het makkelijker om mensen in te werken en het bracht orde in processen die vroeger verspreid waren over papierwerk, administratie tot laat in de avond en losstaande tools. “We wilden een papierloos kantoor; toegankelijk op elk moment en elke plek.”

Het maakte ook een einde aan de late telefoontjes en last-minute opdrachten. “Tegenwoordig worden opdrachten de hele dag door naar de chauffeurs gestuurd. We hoeven ze niet langer ‘s avonds te storen, ’s ochtends zien ze hun opdrachten en kunnen ze aan de slag.”

Voor gespecialiseerd transport waar nauwkeurigheid van belang is, verbeterde Qargo ook de controle over documentatie en de mogelijkheden tot audits, vooral in combinatie met het volgen van het wagenpark. “We hebben de mogelijkheid gekregen om fouten te controleren en aan te pakken; die transparantie is erg belangrijk.”

Integraties

Om hun werkprocessen te ondersteunen, heeft het team Qargo geïntegreerd met belangrijke systemen – met wisselende resultaten, afhankelijk van de tool.

Het bedrijf integreert Qargo momenteel met:

• Trimble FMS (fleet management / tracking)
• Peppol (e-facturatie)

Trimble werd geïntroduceerd met onduidelijke vereisten (en het team ondervond de typische frictie die bij ‘early adopters’ hoort), maar Peppol was het tegenovergestelde: snel, soepel en goed ondersteund. “Peppol werkte fantastisch. Frederik wist ons heel goed te helpen bij het opzetten ervan.”

Voor de toekomst zijn ze van plan om verdere integraties op te zetten, waaronder met WhatsApp, Outlook en toekomstige koppelingen met havenoperators en Britse douaneworkflows naarmate hun internationale activiteiten zich verder ontwikkelen.

De onboarding ervaring

Als early adopters in 2022 beschreef Kris de onboarding als een proces van vallen en opstaan, vergeleken met hoe gestructureerd de onboarding bij Qargo tegenwoordig verloopt, maar de ondersteuning was gedurende het hele traject consistent.

Binnen twee maanden waren ze volledig operationeel, en als klein team pasten ze zich snel aan, waarbij de chauffeurs de belangrijkste groep waren om voor zich te winnen.

“Voelden we ons ondersteund door het Qargo team tijdens de onboarding? 100%.”

De resultaten

Qargo heeft het bedrijf geholpen om af te stappen van reactief, papierintensief werk en over te stappen op een meer gestructureerde, schaalbare manier van transportbeheer.

✅ Minder handmatige documentverwerking en snellere toegang tot documentatie
✅ Betere controleerbaarheid van uitgevoerde taken, vooral in combinatie met fleet tracking
✅ Snellere, overzichtelijkere dispatching zonder last-minute administratie en late telefoontjes
✅ Een schaalbaarder proces, waardoor het eenvoudiger is om medewerkers te betrekken in een consistente workflow
✅ Minder druk in de avonduren, omdat de administratie zich niet meer op dezelfde manier opstapelt

Waarom dit belangrijk is

In het gespecialiseerde transport worden marges niet behaald door langer door te werken, maar door efficiënter te werken. Bij het digitaliseren van de backoffice gaat het er niet om de menselijke kant van het werk weg te nemen, het gaat erom deskundige teams de middelen te geven om sneller te werken, de kwaliteit goed te bewaken en op te schalen zonder uitgeput te raken.

Wanneer het werk te maken heeft met cryogene gassen en tijdkritische vraag, is operationele duidelijkheid geen luxe, maar de basis voor een betrouwbaar en winstgevend bedrijf. Transporteurs hebben één systeem nodig dat de workflow zichtbaar en onder controle houdt, zonder dat dit extra administratieve lasten met zich meebrengt naarmate het bedrijf groeit. “Automatisering en kwaliteitscontrole zijn belangrijk, omdat klanten details zullen vragen.”

De volgende stappen

Nu Qargo is geïmplementeerd, richt Kris zich erop ervoor te zorgen dat het bedrijf het maximale uit het platform haalt door nieuwe functies om te zetten in duidelijke meerwaarde voor het bedrijf, en niet alleen in technische updates.

Ze zijn van plan om meer integraties door te voeren en blijven elk kwartaal met hun accountmanager overleggen om te bepalen welke stappen ze vervolgens gaan zetten.